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Le calendrier de dématérialisation des factures avec l'administration publique en France

20/07/2016

Schedule for dematerialization with the Public Administration in France

Le projet de dématérialisation des factures avec l'administration publique française approche. Comme il a été mentionné dans l'Ordonnance N° 2014-697, toutes les entités publiques (centrales ou régionales) ainsi que leurs fournisseurs devront obligatoirement utiliser la facture électronique dans le cadre de leurs relations commerciales. Il s'agit d'une initiative de grande ampleur concernant plusieurs milliers d'entreprises. Pour cela, le gouvernement a décidé de réaliser une migration progressive vers cette technologie.

 

Les changements commenceront dans 6 mois et s'étendront jusqu'à 2020. Au mois de janvier prochain, ce sont les entités publiques et les grandes entreprises de plus de 5.000 employés qui seront concernées. Un an plus tard, en janvier 2018, ce seront les entreprises de taille intermédiaire (entre 250 et 5.000 employés) qui devront envoyer des factures au format électronique.

 

Au delà d'établir les dates limites de la migration, l'ordonnance signale également les différents systèmes recommandés pour transmettre des factures électroniques, en prenant en considération les capacités technologiques de chaque profil d'entreprise. Dans le cas des grandes entreprises et des entreprises de taille intermédiaire, l'option évoquée pour faciliter une gestion efficace et un contrôle de l'état des transactions est la transmission des documents via un système EDI. Ce mode de transmission implique l'utilisation d'une solution permettant la création de documents structurés au format XML, et disposant d'une connectivité avec le portail Chorus. D'autres possibilités de transmission existent également pour les entreprises ayant un faible nombre de factures à transmettre. Néanmoins, ces autres solutions ne permettent pas d'automatiser et d'intégrer automatiquement les transactions électroniques avec les systèmes comptables des entreprises.

 

La phase suivante de la migration vers une dématérialisation des factures se fera en janvier 2019 et concernera les PME (entre 10 et 250 employés). Enfin, en janvier 2020, la facture électronique deviendra également obligatoire pour les micro-entreprises (moins de 10 employés).

 

Pour ces deux derniers groupes, dont les capacités technologiques sont parfois limitées, l'ordonnance évoque d'autres modes de transmission des factures qui ne nécessitent aucun investissement technologique mais impliquent un travail manuel. Par exemple, l'utilisation d'un portail web, l'envoi d'un PDF signé ou encore l'import manuel des documents par le biais du portail Chorus. Ces alternatives ne sont pas automatisées et donc restent envisageables uniquement pour gérer un faible volume de factures (inférieur à 100 documents).

 

            Profil d'entreprise

Date d'application

Système recommandé

Entités publiques et grandes entreprises (plus de 5.000 employés)

 

1er janvier 2017

 

Via EDI (+ de 1.000 factures)

Création du document au format XML et envoi automatique vers Chorus

Entreprises de taille intermédiaire (250-5.000 employés)

 

1er janvier 2018

Via EDI (+ de 1.000 factures)

Création du document au format XML et envoi automatique vers Chorus

PME (10-250 employés)

 

1er janvier 2019

Via un portail web (entre 10 et 1.000 factures)

PDF signé

Import manuel sur le Portail Chorus

Micro-entreprises (moins de 10 employés)

 

 

1er janvier 2020

Via un portail web (moins de 100 factures)

PDF signé

Import manuel sur le Portail Chorus

 

Tout savoir sur la dématérialisation 

Pour en savoir plus sur ce projet de dématérialisation, vous pouvez télécharger gratuitement le guide réalisé par EDICOM sur la facture électronique avec le secteur public en France (disponible en français et en anglais). Dans ce livre blanc sont évoqués les aspects juridiques, les caractéristiques techniques et les étapes à suivre par les entreprises pour s'adapter au nouveau système.

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