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EDI Academy - Comment fonctionne la technologie EDI ?

01/09/2016

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Dans ce nouveau volet de la série EDI Academy, nous allons découvrir plus en détails le fonctionnement de cette technologie pour la transmission de données électroniques. C'est à dire, ce qu'il se passe entre la création du message EDI et son arrivée chez le destinataire. Bien que le procédé puisse sembler complexe, sa réalisation se fait pratiquement en temps réel, en distinguant tout de même trois principales étapes.

Extraction de données

Avant tout, l'émetteur doit construire le document qu'il souhaite envoyer, qu'il s'agisse d'une facture, d'une commande ou encore d'un bon de livraison, etc. Généralement, les données nécessaires pour la construction des documents sont disponibles dans le système informatique de l'émetteur. Ces dernières devront donc être transmises à la solution EDI dans un format de fichier déterminé au préalable entre l'émetteur et le prestataire EDI.

Une fois l'information prête à être envoyée, l'ERP ou système de gestion interne de l'entreprise va communiquer automatiquement avec la solution EDI en transmettant les données au format défini (généralement un document TXT ou tout autre format propriétaire).

Création du message standard

L'étape suivante consiste à transformer le document dans un format standard, interprétable par le récepteur. Comme nous l'avons expliqué dans les précédents articles de l'EDI Academy, la diversité de formats et systèmes de communication peut compliquer la communication entre deux partenaires.

Cependant, la solution EDI développée par EDICOM est capable de réaliser l'ensemble de la procédure de manière automatique et transparente. Le schéma suivant illustre cette étape.

La solution EDI identifie le type de transaction qui doit être réalisée et le destinataire concerné. Le module de mapping est alors activé pour transformer les données dans un format standard et les transmet grâce au système de communication convenu (web services, AS2, OFTP2, etc.). Cette tâche se produit en quelques secondes, sans aucune intervention humaine.

Ensuite, le document est généralement archivé en ligne, de manière sécurisée afin que l'utilisateur puisse le consulter à tout moment grâce à une simple recherche d'archives. Cette procédure d'archivage est recommandable, surtout s'il s'agit de documents sensibles comme par exemple les factures électroniques qui sont sujettes à une obligation légale de stockage du document dans son format original, durant une période déterminée. L'archivage en ligne est également valable pour les autres documents (bons de commande, avis d'expédition, etc.) mais les conditions et la durée de stockage sont plus flexibles et dépendent de la volonté du donneur d'ordre.

Intégration du document

De l'autre côté, on trouve le partenaire récepteur de la transmission EDI. Lorsque le partenaire reçoit la communication, sa solution EDI identifie automatiquement l'émetteur et le type de transaction. Ensuite, le message est transformé en document au format propriétaire accepté par l'ERP (SAP, MICROSOFT DYNAMICS, SAGE, etc.). Lorsque les deux partenaires utilisent des solutions EDI intégrées, chaque utilisateur peut consulter l'état de transmission des documents, directement depuis son système de gestion interne.

Vous souhaitez en savoir plus sur cette technologie ? Consultez tous les articles de la série EDI Academy.

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