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Comment envoyer des factures électroniques à l'Administration Publique en France?

23/09/2016

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Les fournisseurs de l'Administration Publique en France s'approchent quotidiennement de la date limite de passage à la facture électronique. À partir du mois de janvier, ce système sera obligatoire pour les grandes entreprises et pour les organismes publics régionaux et nationaux. La transition se poursuivra progressivement jusqu'à 2020 avec l'incorporation des petites et moyennes entreprises. Au total, la mesure devrait concerner plusieurs milliers de contribuables qui devront émettre des factures électroniques aux services publics pour être en conformité avec l'Ordonnance N°2014-697.

Sachant que l'obligation concerne des organisations au profil assez différent, de la petite entreprise à la multinationale, le cadre juridique propose diverses alternatives pour envoyer les factures dans un format électronique. Il est possible de distinguer ces possibilités en deux grandes typologies : les solutions automatisées et les solutions manuelles. Nous allons vous présenter comment ces deux types de solutions fonctionnent.

Solutions manuelles

Il s'agit de l'option parfaite pour les fournisseurs de l'Administration qui émettent un nombre restreint de factures et disposent d'une capacité technologique limitée. Ces solutions ne nécessitent aucune installation technologique complexe pour permettre la dématérialisation fiscale des factures.

Il existe trois possibilités pour émettre des factures électroniques de manière manuelle :

  • Saisie sur portail Web

Les contribuables qui choisissent cette option doivent saisir deux fois les factures : dans leur propre comptabilité et une seconde fois sur le Portail Chorus. Pour autant, il s'agit d'une procédure qui nécessite du temps et peut générer des erreurs. Pour ces raisons, l'utilisation du portail web est recommandée uniquement pour les entreprises qui émettent moins de 100 factures par an.

  • Importation dans le portail Chorus

Cette possibilité est similaire à la première option, mais dans ce cas, le contribuable peut importer la facture directement depuis son système, au lieu de saisir manuellement les informations. Pour cela, il doit générer en premier lieu un document PDF signé. De cette manière, la procédure est plus rapide mais la sécurité est moindre car il s'agit d'un format non structuré. Ainsi, cette solution est recommandée uniquement pour les entreprises qui émettent entre 100 et 1.000 factures par an.

Solutions automatisées

Ce type de solutions est destiné aux entreprises multinationales ou aux organisations qui émettent plus de 1.000 factures par an et souhaitent dématérialiser complètement la procédure de facturation.

Dans ce cas, l'AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat) permet l'utilisation de deux types de formats XML. D'une part, le format INVOICE UBL V2, et d'autre part le format UN/CEFACT CII (CCTS/NDR v3.0). Les deux sont des formats structurés qui offrent d'importantes garanties en termes de sécurité et permettent l'automatisation de la création et de l'envoi des factures aux services publics. De plus, ils permettent l'intégration entre systèmes et applications.

La transmission se fait via EDI, grâce à des protocoles de communication directs et sécurisés. Avec l'automatisation de la procédure, on obtient une optimisation du temps de travail pour répondre à l'obligation fiscale, une diminution des erreurs, une hausse de la productivité et en conséquence, une réduction des coûts.

EDICOM a développé des solutions EDI adaptées aussi bien aux entreprises qui utilisent déjà cette technologie et souhaitent s'adapter aux exigences actuelles, qu'aux entreprises qui ne sont pas encore équipées. Dans les deux cas, la dématérialisation des factures se fait en suivant les 5 étapes suivantes :

  • Tout d'abord, la plateforme récupère automatiquement les données présentes dans l'ERP de l'entreprise
  • Deuxièmement, l'information est transformée au format XML
  • L'étape suivante consiste à valider les données pour vérifier que le document comporte l'ensemble des informations exigées par l'AIFE et l'Administration réceptrice.
  • Ensuite, EDICOM se connecte avec le Portail Chorus en passant par un HUB Administrations Publiques, afin de transmettre les factures de manière automatique
  • Enfin, la connectivité avec Chorus garantit la traçabilité des factures électroniques. Les entreprises peuvent ainsi consulter en temps réel l'état de transmission des documents directement depuis leur ERP.

L'expansion de la facture électronique entre le secteur public et les fournisseurs va entrainer une importante réduction des coûts économiques par rapport à la procédure traditionnelle. Au total, on attend une économie de 710 millions d'euros par an. Pour en savoir plus sur ce système, vous pouvez télécharger le livre blanc de la facture électronique avec l'Administration Publique en France (disponible en français et en anglais).

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