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EDI Academy – L’avis d’expédition

02/01/2017

EDI Academy – Despatch Advice

L’utilisation de l’EDI (Échange de Données Informatisé) pour les transactions commerciales a entraîné la création progressive d’une multitude de messages. Aujourd’hui, nous consacrons cet article de l’EDI Academy à un des messages les plus utilisés, aussi bien par les fournisseurs que par les distributeurs : l’avis d’expédition.

 

Qu’est-ce que le 856 ASN ?

La dénomination 856 ASN est le nom donné au message EDI correspondant à l’avis d’expédition dans le standard X12, qui est le standard le plus utilisé sur le marché américain.  Les sigles ASN font référence aux mots Advance Ship Notice. Néanmoins, il ne s’agit pas de l’unique terminologie pour définir l’avis d’expédition. En standard EDIFACT, très utilisé en Europe, le message utilisé s’appelle DESADV ou Dispatch Advice.

Dans chaque cas, ces dénominations répondent à un même concept. Le message EDI d’avis d’expédition est utilisé pour vérifier que la marchandise reçue par le client correspond bien à la commande. Le message 856 ASN présente le contenu du colis et certaines informations liées à son envoi. Les informations concernent le contenu de la commande, la description des produits, leurs caractéristiques, le type d’emballage, les marques, l’information du transporteur et l’organisation des biens à l’intérieur des équipements de transport.

Une spécificité de l’avis d’expédition est qu’il peut être simple et explicite dans le cas de certaines opérations commerciales. Par exemple, une version simple permet à l’émetteur d’informer le destinataire de la marchandise, des informations de livraison, des produits envoyés avec le détail ligne par ligne comportant une identification des codes articles (EAN, GTIN ou SKU) ainsi que la quantité de chacun.

Cependant, il est également possible d’émettre un ASN ou DESADV plus complet, comportant des informations additionnelles comme par exemple la liste des produits sur chaque palette, le numéro de lot, les dates de péremption correspondantes et les numéros d’emballage. Ce type de message complet est de plus en plus utilisé par les entreprises, car il fournit une meilleure traçabilité.

Comment fonctionne l’avis d’expédition ?

Pour mieux comprendre comment fonctionne le message 856 ASN ou DESADV, nous allons voir étape par étape, quels sont les flux d’information qui suivent ce message EDI :

  1. Le fournisseur transmet à son client (distributeur) un avis d’expédition lorsque la marchandise est prête pour l’envoi.
  2. La solution EDI d’EDICOM intègre le message automatiquement dans l’ERP du distributeur pour que ce dernier puisse accéder à l’information.
  3. D’un coup d’œil, le client peut comparer l’avis d’expédition avec la commande initiale afin de vérifier qu’il n’y a pas de différences. D’ailleurs, cette confirmation peut être faite automatiquement par la plateforme.
  4. Si tout est correct, le client émet un avis de confirmation au fournisseur.
  5. Les entrepôts reçoivent l’information des nouveaux produits qui vont arriver, ce qui permet d’anticiper la livraison et le stockage.

Quels sont les avantages d’utiliser l’avis d’expédition ?

L’utilisation du message 856 ASN suppose de nombreux avantages pour les fournisseurs et leurs distributeurs. D’une part, la transaction électronique permet d’améliorer la procédure de gestion des livraisons de produits. Avec ce message, il est possible d’informer préalablement le client de l’envoi de marchandise, et de faciliter la vérification des biens livrés.

D’autre part, les distributeurs peuvent réaliser un contrôle plus efficace des stocks grâce à une procédure d’entrée des commandes mieux gérée. Ceci s’explique par une traçabilité complète de la procédure, qui permet de savoir à quel moment est envoyée la marchandise, sa date d’arrivée et tous les détails associés à cette dernière.

À ces avantages s’ajoutent les améliorations générales obtenues grâce à l’utilisation de l’EDI, en termes d’automatisation et de réduction des coûts.

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