Applications EDI
La technologie électronique d'échange de données EDI permet d'optimiser les opérations de tous les départements d'une entreprise. Cela se traduit par son application dans tout type de document échangé entre les parties dans le cadre d'une relation commerciale (commandes, factures, bons de livraison, etc.).
Quelles sont les principales applications de l'EDI ?
L'EDI permet des opérations plus agiles et efficaces dans les départements commerciaux, d'achat et d'administration et de finance des entreprises.
En tant que système opérationnel, l'"échange électronique de données" est conçu pour automatiser l'intégration de vos documents commerciaux dans l'ERP ou le système de gestion interne. Plus vous maximisez le nombre de partenaires commerciaux (clients, fournisseurs, opérateurs logistiques, etc.) et de messages EDI échangés, plus les avantages sont importants.
Ces avantages se traduisent par des réductions de coûts importantes qui, selon le niveau de mise en œuvre, peuvent atteindre jusqu'à 90 % par rapport au même processus réalisé avec des documents gérés par courrier, fax ou courrier.
Nous passons en revue ci-dessous quelques-unes des principales applications de l'EDI et les avantages qu'elles apportent aux entreprises qui intègrent l'EDI dans leurs activités quotidiennes.
Intégration des commandes avec EDI (ORDERS)
Les services des achats doivent gérer des ressources importantes pour la génération, l'envoi et le contrôle des bons de commande aux fournisseurs. Pour les fournisseurs, l'interprétation et l'enregistrement de ces commandes dans leurs systèmes impliquent un volume de travail important à réaliser par le personnel commercial ou administratif.
Dans tous les cas, il s'agit d'opérations critiques pour les acheteurs et les fournisseurs. En définitive, la fourniture d'un service efficace et de qualité aux clients finaux des deux parties en dépend.
Comment votre solution EDI intègre-t-elle les commandes ?
Si vous émettez des bons de commande
- Vous enregistrez votre commande auprès du fournisseur une seule fois dans votre ERP.
- Les données de cette commande sont transformées dans le format standard dans lequel le fournisseur s'attend à recevoir la commande.
- Une application EDI efficace reconnaît le destinataire dans la structure du document électronique et l'envoie automatiquement au fournisseur via des canaux sécurisés.
- Vous recevez un avis vous informant que votre commande a été reçue et traitée à destination.
- S'il y a un problème, ou si le traitement de votre ordre de livraison prend plus de temps que prévu, vous recevez des alertes et des avertissements vous en informant.
Si vous êtes un fournisseur
- Vous recevez les commandes de vos clients à votre solution EDI.
- Celles-ci sont automatiquement transformées en une structure de données que votre ERP peut importer.
- Les données de votre commande sont intégrées dans le système de gestion et sont prêtes à être traitées.
- Votre client est automatiquement informé que vous avez reçu la commande et que vous êtes en train de la traiter.
Intégration des bons de livraison avec l'EDI (DESADV)
Le bon de livraison est un document qui accompagne les marchandises en transit vers le client. Il s'agit d'une opération commerciale essentielle qui permet de vérifier que les marchandises reçues coïncident effectivement avec le bon de commande.
La possibilité d'effectuer ces contrôles, en tant qu'étape préalable à l'émission de la facture, permet d'ajuster la facture en cas de différences par rapport à la commande initiale.
Comment votre solution EDI intègre-t-elle les avis d'expédition ?
Si vous êtes un destinataire de marchandises
- Votre fournisseur émettra un avis d'expédition lorsque les marchandises seront prêtes à être expédiées.
- Vous recevrez cet avis qui sera automatiquement intégré dans votre système de gestion ou ERP.
- Le document reçu doit être tracé avec le bon de commande initial. Cela vous permet de détecter les éventuelles différences avant de recevoir les marchandises.
- Vous émettez un avis de confirmation à votre fournisseur si tout est correct.
- Vos entrepôts seront informés à l'avance de l'arrivée de nouveaux produits. Cela leur permettra de planifier à l'avance, ce qui se traduira par des processus de déchargement et de stockage plus efficaces.
- Si le bon de livraison électronique est accompagné de codes permettant l'identification des unités logistiques, la vérification des unités logistiques à destination est simplifiée par la simple lecture des codes barres de chaque colis.
Si vous êtes un fournisseur
- A partir de la commande reçue, vous établissez un bon de livraison dans votre ERP en sélectionnant le nombre d'unités effectives de chaque référence demandée à expédier.
- Votre solution EDI reprend les données de votre bon de livraison et les livre automatiquement à leur destinataire dans le format que votre client s'attend à recevoir sous la forme d'un avis d'expédition de marchandises.
- Votre client compare l'avis d'expédition à la commande initiale. Ce processus est généralement entièrement automatique car tous les documents commerciaux générés par l'EDI (commande, bon de livraison, facture, etc.) sont tracés.
- Vous recevez un avis, indiquant que les vérifications sont correctes.
- Cette procédure vous permet d'accélérer le processus de livraison et de déchargement, car votre client connaît à l'avance les marchandises qu'il recevra. Cela permet de réduire les délais de traitement de vos commandes à destination.
Intégration des factures avec EDI (INVOICE)
L'automatisation des processus de facturation est un élément stratégique qui peut permettre de réaliser des économies allant jusqu'à 90 % par rapport à la gestion manuelle de ces documents.
Le volume des factures souvent gérées par les services de comptabilité fournisseurs nécessite l'adoption de mesures visant à optimiser les opérations liées à leur examen, leur validation, leur enregistrement et leur paiement au fournisseur. De même, les émetteurs de factures sont contraints de consacrer des ressources coûteuses à des tâches essentielles. Parmi ces tâches essentielles figure la facturation périodique des clients, qui implique également l'impression, la mise sous pli, l'affranchissement et l'envoi. En outre, vous devez effectuer des contrôles réguliers pour vérifier la réception et le statut de la facture dans le service des comptes fournisseurs.
L'intégration des factures électroniques permet d'automatiser la quasi-totalité de ces étapes. Elle offre de grands avantages concurrentiels aux émetteurs et aux récepteurs qui se traduisent par de meilleurs ratios d'efficacité de gestion et, par conséquent, par d'importantes économies de coûts.
Comment votre solution EDI intègre-t-elle les factures ?
Si vous êtes un destinataire de factures EDI
- Votre solution EDI reçoit la facture émise par votre fournisseur.
- Elle est soumise à un processus de mappage qui génère un fichier de données à intégrer dans votre ERP.
- Les données circulent en toute sécurité sur votre réseau local et la facture est enregistrée dans votre système de gestion.
- L'enregistrement automatique du document dans votre ERP simplifie les processus de rapprochement et de validation avec d'autres documents déjà enregistrés, tels que les commandes ou les bons de livraison.
- Si le processus de validation est réussi, votre système indiquera que la facture est prête à être créditée, et vous pourrez envoyer automatiquement un message de confirmation à la solution EDI de votre fournisseur.
- En plus des factures qui vous sont envoyées par vos fournisseurs compatibles EDI, vous pouvez également intégrer les factures qui vous sont envoyées par des fournisseurs non-EDI. Découvrez nos solutions de portail web EDI.
Si vous êtes un émetteur de factures EDI
- Vous générez des factures dans l'ERP.
- Votre solution EDI prend les données de ces documents et les soumet à un processus de mappage pour les adapter à la structure que votre client s'attend à recevoir.
- Votre logiciel EDI reconnaît le destinataire sur la facture, et envoie automatiquement la facture par les canaux de communication établis.
- Votre client reçoit la facture.
- Vous recevez un avis indiquant que le document a été traité. Si, en revanche, des erreurs se produisent, ou si le délai prévu est dépassé, vous recevez en temps utile des alarmes vous en informant.
- Si vous disposez d'une solution EDI, vous pouvez émettre 100 % de vos factures par voie électronique. Vous pouvez également les envoyer par voie électronique aux clients qui ne disposent pas de la technologie EDI. Voir notre solution pour la publication de factures EDI.
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