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Comment choisir un prestataire pour envoyer des factures électroniques en France?

09/05/2017

prestataire de facturation électronique

La France se trouve actuellement en pleine phase de passage à la Facture Démat B2G. La prochaine échéance pour le passage obligatoire à ce système sera le 1er janvier 2018 et concernera plus de 4700 entreprises. Il reste donc 8 mois pour être en conformité, ce qui amène les entreprises à devoir choisir rapidement un prestataire pour l’envoi de factures électroniques au portail Chorus Pro.

Il faut prendre en compte le fait que cette échéance de début 2018 concerne les sociétés qui comportent entre 250 et 1000 employés. Pour autant, il s’agit d’entreprises qui transmettent un nombre important de factures à l’Administration Publique. Pour cette raison, il est préconisé d’utiliser une solution EDI intégrée avec l’ERP afin d’automatiser la procédure. Ce fonctionnement nécessite quelques adaptations au niveau des systèmes informatiques internes de l’entreprise. Il est donc important d’aborder le saut technologique avec une marge de temps suffisante.

7 critères pour bien choisir un prestataire de facturation électronique

La question que se posent les milliers d’entreprises obligées de passer à la facture électronique en France concerne le choix d’un prestataire technologique et d’une solution adaptée. La dématérialisation est une tendance nouvelle pour laquelle la majorité des entreprises n’ont pas d’expérience.

Si c’est votre cas, voici 7 critères à prendre en compte pour garantir la réussite de votre projet :

  • Expérience

Il est important de s’assurer que le prestataire dispose d’une expérience dans le développement et la mise en place de solutions de facturation électronique dans le domaine du B2G. Le plus recommandé est de choisir un prestataire ayant déjà des clients en France et que ce dernier soit en mesure de vous présenter un cas pratique. Ainsi, vous aurez une garantie que le prestataire respecte les exigences techniques et légales pour se connecter au portail Chorus Pro.

  • Évolutivité

Les administrations fiscales du monde entier rendent progressivement obligatoire le passage à la facture électronique pour les activités B2G, et ces obligations s’étendent aux activités B2B dans certains pays. Il est donc intéressant de disposer d’une solution évolutive, même si vous êtes pour le moment uniquement concerné par la facturation électronique avec le secteur public. En effet, lorsqu’on observe les avantages que procurent la facture électronique en termes de réduction des coûts et hausse de la productivité, on se rend compte qu’il peut être intéressant d’étendre l’utilisation de ce système au-delà de l’obligation légale.

  • Actualisation

Les exigences liées à la facture électronique changent au cours des années. D’ailleurs, le portail Chorus Factures créé en 2012 a lui même évolué pour devenir Chorus Pro. Il est donc important que le prestataire technologique retenu soit en mesure d’assurer une actualisation permanente de la solution afin que cette dernière soit toujours adaptée aux exigences techniques et légales en vigueur.

  • Sécurité

Les informations échangées au sein des factures électroniques sont particulièrement sensibles. Il faut donc s’assurer que la confidentialité et intégrité des documents soient respectées. Pour cela, assurez-vous que la solution utilise des protocoles de communication sécurisés et dispose de certifications telles que les normes ISO 27001, ISAE 3402 ou TIER II.

  • Infrastructure technologique

Pour s’assurer de la capacité technologique du prestataire technologique et de sa solution, vous pouvez demander son SLA. Il est important que ce document garantisse contractuellement une haute disponibilité du service et des pénalités en cas de non respect de cet engagement. De plus, il est primordial que l’infrastructure soit testée et certifiée par l’AIFE (Agence Financière pour l'Informatique de l'Etat).

  • Support

En cas d’erreur lors de l’envoi d’une facture, il est important d’avoir une réponse rapide. Pour cela, il est recommandé que le prestataire soit en mesure de fournir un service support 24/24h et 7/7j, 365 jours par an, dans toutes les langues nécessaires.

  • Service de stockage certifié (coffre-fort électronique)

Dans le cadre de la dématérialisation des factures, au-delà de l’envoi et la réception des documents, il est également important de pouvoir gérer l’archivage électronique. Pensez à choisir un prestataire capable d’assurer un stockage électronique des factures pendant la durée légale applicable dans le pays concerné et en conformité avec le règlement européen eIDAS, afin de donner aux factures une valeur légale.

La solution d’EDICOM

EDICOM est un prestataire international de services pour l’EDI et la facture électronique, avec plus de vingt ans d’expérience. La solution Facture Démat répond aux exigences mentionnées précédemment et garantit une disponibilité du service à 99,9%. De plus, il s’agit d’une plateforme évolutive adaptée aux obligations fiscales dans plus de 60 pays. Les certifications ISO 20000 ou ISAE 3402 garantissent la qualité de nos solutions et procédures.

Au niveau européen, EDICOM collabore avec une multitude d’administrations pour faciliter l’utilisation de la facture électronique. De plus, EDICOM gère un Observatoire Légal de la facture Électronique composé d’experts en charge du suivi des évolutions liées à la facture électronique. Cet observatoire permet à EDICOM d’anticiper l’ensemble des changements techniques et légaux et de maintenir ses solutions actualisées en permanence.

Vous pouvez prévoir une démo en direct de la solution ou demander des informations additionnelles en utilisant notre formulaire de contact.

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