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EDICOM Long Term Archiving                                                        Archivage à valeur probante et de longue durée de tous types de documents électroniques.

Archivage électronique à valeur probante

Quelques cas pratiques

Pour que la transition numérique soit effectuée dans les entreprises avec toutes les garanties et la validité légale, il est essentiel d'utiliser des services qualifiés de confiance et de stocker les documents en toute sécurité pendant le temps déterminé par la législation. Bien sûr, prenez également en compte les politiques de sécurité internes et de sauvegarde des entreprises, ou encore les réglementations sectorielles liées à l'activité des entreprises, comme par exemple les politiques environnementales qui visent à favoriser la gestion dématérialisée.

Nous présentons ci-dessous quelques cas pratiques sur la manière par laquelle un stockage électronique certifié peut optimiser la gestion dans les entreprises.

 

New site EDICOMLta  

www.systemearchivageelectronique.fr

Nous vous expliquons tout sur notre site dédié á l'archivage électronique de longue durée.

  Conservation des documents dans le département des ressources humaines

 

 
La gestion des ressources humaines dans une entreprise implique la gestion d'un grand nombre de documents relatifs aux salariés (fiches de paie, contrats, rapports fiscaux, rétrocessions de taxes, congés maladie, autorisations spéciales, frais de déplacement ... etc.). Les défis rencontrés par les responsables des ressources humaines en matière de gestion documentaire sont multiples : gestion de gros volumes de documents, hétérogénéité des types de formats, classification, conservation, récupération, etc.

En outre, dans le cas particulier de la France, nous trouvons dans le décret 2017-1762 un règlement spécifique qui régule les conditions d’envoi des fiches de paie au format électronique. Ce décret indique que les fiches de paie électroniques doivent être sauvegardées pendant 50 ans avec des garanties d'intégrité. En ce sens, un système d’archivage électronique de documents ayant une valeur probante légale devient un outil nécessaire pour la gestion numérique des documents relatifs aux ressources humaines.
 
 

LA SOLUTION

 
 

Avec EDICOMLta, les services des ressources humaines réunissent tous les documents associés à un employé, dans le cadre des relations entretenues avec l'entreprise, au sein d’un dossier électronique unique et centralisé.

Notre service de stockage est certifié conformément à la réglementation eIDAS. De fait, cela signifie que 100% des documentsarchivés sont accrédités par un tiers de confiance comme EDICOM, avec des originaux électroniques disponibles à la demande des autorités et des tiers afin de résoudre tout litige.

 

 

  Numérisation de tous types de documents

 

 

En France, le Décret 2016-1673 du 5 Décembre relatif à la numérisation des copies fiables établit un cadre légal venant appuyer les toujours plus nombreuses régulations encourageant la digitalisation des entreprises.

Ce Décret définit le processus de numérisation d’originaux papiers pour que la copie numérique associée soit fiable, en d’autres mots : recevable au même titre que l’original.

Pour que cette copie soit reconnue comme « fiable » et recevable, la numérisation doit suivre les procédés techniques décrits dans la norme AFNOR NF Z42-026 et:

  • être scéllée avec un horodatage et un cachet électronique qualifié
  • être stockée avec une garantie d'intégrité et d'authenticité.
 
 

LA SOLUTION

 
 

EDICOMLta est un système d’archivage électronique à valeur probante, faisant usage pour le scellement des documents versés dans le système d’un cachet électronique qualifié et d’un horodatage qualifié. Ce procédé, en plus de remplir les spécifications du Décret 2016-1673, inverse la charge de la preuve des copies fiables.

De cette manière, Edicom rempli les deux conditions émises par le Décret pour que la copie issue de la numérisation devienne fiable et donc recevable comme un original lors d’un litige. Ce procédé doit selon la norme AFNOR NF Z42-026 être réalisé au moment de la numérisation du document.

 

 

  Conservation des factures électroniques envoyées à l'Administration Publique

 

 


La Commission européenne, à la suite de l'initiative visant à promouvoir l'utilisation de la facturation électronique dans le cadre de l’UE, a approuvé la directive 2014/55 UE. Cette législation, qui entrera en vigueur en novembre 2018, oblige le secteur public et ses fournisseurs à utiliser spécifiquement un standard de facturation électronique dans les relations relatives aux marchés publics. Par conséquent, la nécessité de gérer et d’archiver en toute sécurité de grandes quantités de factures électroniques sera une priorité dans les années à venir. L’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité d’une facture doivent donc être assurées à compter du moment de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation. Dans le cas de la France, cette législation est d’ores et déjà d’actualité puisque le système de facturation électronique avec les administrations, connu sous le nom de Chorus Pro, est en vigueur depuis 2017.

 
 

LA SOLUTION

 
 

Avec EDICOMLta, les fournisseurs de l'administration publique peuvent archiver et récupérer leurs factures pendant toute la période de conservation. EDICOMLTA garantit l’intégrité des factures archivées en appliquant sur celles-ci un cachet électronique et un horodatage qualifiés lors de leur indexation dans le système.

Les Administrations publiques envoient des accusés indiquant ainsi aux fournisseurs l’état des factures, ces accusés sont appelés le « cycle de vie ». Il est important de les archiver avec la facture afin de garder une trace de cette gestion. EDICOMLTA archive les accusés et établies des relations entre ceux-ci et la facture concernée.. Cela signifie que tous les documents appartenant à la même relation contractuelle, entre l'entreprise et l'administration, sont liés dans un seul dossier de facturation, ce qui facilite les consultations ou les vérifications ultérieures.

L'application de services de confiance qualifiés et l'enregistrement de l’ensemble des actions effectuées sur les factures électroniques archivées (téléchargement, modification de métadonnées, etc…) constituent des preuves juridiques face à toute procédure, ce qui accroît la sécurité juridique des entreprises pour les documents jugés très sensibles, comme le sont les factures.

 

 

  Conservation des documents fiscaux électroniques

 

 
Les systèmes permettant la déclaration électronique de TVA progressent dans tous les pays d'Europe compte tenu de son caractère obligatoire. Cette situation crée un contexte dans lequel des milliers d'entreprises concernées doivent archiver les documents électroniques émis et les accusés reçus de la part des administrations fiscales. Il est d’ailleurs requis que cette sauvegarde des opérations soit effectuée de manière sécurisée et certifiée, afin qu'elles puissent être considérées comme des preuves légales face à tout incident ou réclamation de tierces personnes.
 
 

LA SOLUTION

 
 

EDICOMLta est intégré à la plateforme d'échange électronique de données ou aux systèmes de gestion interne des entreprises. La solution permet ainsi d’archiver un historique détaillé des documents électroniques émis à l'administration fiscale. EDICOMLta a une caractéristique particulière étant donné qu’elle permet de considérer chacun des documents de TVA stockés dans la solution en tant que document électronique original.

 

 

eBook Règlement eIDAS

Livre blanc sur l’eIDAS et l’archivage électronique

Nous avons la solution

Demo EDICOMLta

Fournisseur de Services de Confiance Qualifié

Fournisseur de Services de Confiance Qualifié

EDICOM Tiers de Confiance

EDICOM Tiers de Confiance Numérique

Notices

21/09/2018

Les 9 clés de l’archivage électronique de longue durée

Ce type de sauvegarde documentaire est un besoin résultant de la transformation numérique globale, dans laquelle les transactions électroniques représentent une pratique courante et croissante dans le secteur privé, mais aussi dans le secteur public.