EDICOM Long Term Archiving                                                        Archivage à valeur probante et de longue durée de tous types de documents électroniques.

HomeNos SolutionsArchivage électronique à valeur probanteQu’est ce qu’un système d’archivage électronique à valeur probante?

Archivage électronique à valeur probante

Le stockage électronique des données au sein des entreprises

Les grandes entreprises, de tous types de secteurs d’activité, organisent leurs opérations quotidiennes dans un environnement numérique. Les anciennes pratiques, associées aux systèmes de travail « non électroniques », disparaissent rapidement de l'environnement des entreprises. Les politiques associées à la gestion de l'efficacité s'articulent, quant à elles, autour d'environnements de travail Paperless. Dans ces environnements, des aspects tels que le stockage électronique ayant une valeur probante pour l’ensemble des documents est un facteur différentiant essentiel.

Bien qu'il s'agisse principalement d'une philosophie d'entreprise, les initiatives gouvernementales (B2G) actuelles se sont également multipliées. Ces initiatives sont impulsées par les administrations publiques pour mieux répondre à un environnement B2B qui fonctionne au travers de processus électroniques. C'est le cas, par exemple, de la facturation électronique avec les administrations publiques. Cette initiative se développe dans l’ensemble de l'Union européenne et représente d’ores et déjà une réalité dans des pays comme l'Espagne, la France, l'Italie ou le Portugal, entre autres. Ces obligations fiscales constituent un nouvel élan pour la dématérialisation dans tous les domaines de l'entreprise, y compris dans ses relations avec les institutions publiques. Néanmoins, ces obligations ne sont toujours pas suffisantes.

L’espace physique, tel que nous le connaissons, a disparu des environnements B2B. Cela provoque bien évidemment la création et la transmission électronique des différents documents échangés par les entreprises. Bien évidemment, cela touche également de manière progressive la conservation des données dans un format électronique. Pour répondre à ce besoin du marché intracommunautaire, l'Union européenne a développé un cadre réglementaire qui assure la sécurité et la sûreté juridique des activités électroniques qui se déroulent dans des environnements aussi bien publics que privés. Ces mécanismes de sécurité sont détaillés dans le règlement n° 910/2014 (eIDAS) relatif à l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques effectuées au sein du marché intérieur.

Ainsi, compte tenu de cette nouvelle réalité, les entreprises assimilent les documents au format papier aux nouveaux formats électroniques, beaucoup plus efficaces, flexibles et sûrs. Il en résulte que les entreprises n'ont plus besoin de gérer de gros volumes de documents physiques, tels que les factures, les commandes, les fiches de paie, les contrats, etc. Avec ce cadre juridique, la gestion de toutes les données de l'entreprise peut être réalisée par des moyens électroniques, se pose dès lors la question de l’archivage de ses documents électroniques?

Mes documents électroniques ont-ils une valeur probante légale?

L’usage de la signature électronique fournit la garantie d’intégrité nécessaire pour que les documents archivés aient une valeur probante.

L'ensemble du processus consiste à archiver les documents électroniques à travers un système qui garantit de manière permanente leur intégrité c’est-à-dire la non-modification de ceux-ci.

Le système d’Archivage électronique enregistre dès lors le cycle de vie de chaque document pour constituer le dossier de preuve de celui-ci, qui pourra être présenter lors d’un litige.

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