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EDICOM Long Term Archiving                                                        Archivage à valeur probante et de longue durée de tous types de documents électroniques.

Archivage électronique à valeur probante

La législation relative au stockage électronique

Dans une Europe numérique, les citoyens, les entreprises et le secteur public ont besoin d'un cadre réglementaire garantissant la sécurité et la sûreté juridique des activités électroniques qui se sont réalisées quotidiennement, aussi bien dans les environnements publics que privés. Ces mécanismes de sécurité sont prévus dans le Règlement n° 910/2014 relatif à l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques effectuées au sein du marché intérieur. Le règlement, connu sous le nom d’eIDAS, est applicable à partir du 1er juillet 2016 au niveau de l'Etat (territoire français) et au niveau européen.

De cette manière, une interaction sécurisée est possible dans n'importe quel environnement numérique, en éliminant les contraintes opérationnelles régionales et en facilitant la gestion électronique de certaines opérations qui nécessitaient auparavant une présence physique.

Que propose le règlement Nº910/2014

EDICOM Long Term Archiving  

Il établit un cadre juridique pour la signature électronique, le cachet électronique, l'horodatage électronique, les services de livraison électronique et l'authentification des sites Web.

   
EDICOM Long Term Archiving  

Il réglemente les caractéristiques du prestataire qualifié de services de confiance: des prérequis de sécurité nécessaires pour remplir cette fonction jusqu’aux processus d'audit indispensables pour que les entreprises puissent fournir des services de confiance électroniques valables dans toute l'Europe.

   
EDICOM Long Term Archiving  

Il détermine les conditions dans lesquelles les pays de l'Union Européenne doivent accepter les moyens d'identification électronique des personnes et des sociétés appartenant à d'autres États membres, ce qui permet ainsi l'interopérabilité.

La réglementation eIDAS pour l’archivage électronique de longue durée

L'application du règlement eIDAS et des services de confiance apporte un caractère légal aux documents électroniques, comme cela a été le cas pour les documents papier traditionnels. Cela signifie que les entreprises n'ont plus besoin d'imprimer et de gérer physiquement de gros volumes de documents, tels que des contrats, des fiches de paie, des factures ou des commandes.

Pour préserver les conditions légales des documents et fichiers traités sous l'égide de services de confiance qualifiés, il est nécessaire de disposer d’un système d’archivage électronique qui applique les mêmes politiques de sécurité que celles indiquées par la norme eIDAS.

En ce sens, un système d’archivage électronique construit sur base du règlement eIDAS doit avoir la capacité de conserver les signatures, les cachets et les certificats électroniques liés aux données ou aux documents qui sont archivés de manière récurrente dans le temps.

Pendant des années, les démarches de contrôle fiscal des entreprises et des administrations se sont multipliées de la part des administrations centrales des États européens. La Facture électronique, la TVA électronique en sont quelques exemples concrets. Il est de plus en plus nécessaire pour les entreprises d'avoir des systèmes d’archivage électroniques qui confèrent à ces documents fiscaux une validité légale et juridique face aux tiers.

La numérisation des documents en France

En 2017, la récente modification du décret 2016-1673 qui régit la numérisation des documents en France, conformément à la loi, référence le règlement eIDAS pour ce qui a trait aux mécanismes de cryptage auxquels les copies électroniques des documents doivent être soumises.

Le processus de numérisation doit être effectué en chaîne. De plus, un horodatage et un cachet électronique qualifiés par le règlement eIDAS sont appliqués à la copie électronique. Seul ce processus accorde la garantie d'intégrité aux copies dites dès lors « fiables », pour qu'elles soient légalement considérées, de la même manière que peut l’être le document papier original.

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Notices

21/09/2018

Les 9 clés de l’archivage électronique de longue durée

Ce type de sauvegarde documentaire est un besoin résultant de la transformation numérique globale, dans laquelle les transactions électroniques représentent une pratique courante et croissante dans le secteur privé, mais aussi dans le secteur public.