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Electronic Data Interchange

Intégration de factures

L’automatisation de la facturation est un élément stratégique qui peut supposer jusqu’à 90 % d’économie par rapport à la gestion de ces documents de manière manuelle.

Le volume de factures gérées par les départements des comptes payables exige l’adoption de mesures permettant d’optimiser les opérations associées à leur révision, leur validation, leur enregistrement et leur paiement au fournisseur.

De la même manière, les émetteurs de factures se voient dans l’obligation de consacrer des ressources onéreuses à des tâches fondamentales comme la facturation périodique des clients nécessitant l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement et l’envoi. En outre, vous devez réaliser des contrôles périodiques afin de vérifier la réception et l’état de la facture au département de comptes payables.

L’intégration de fractures électroniques permet d’automatiser la quasi-totalité de ces démarches et offre de grands avantages compétitifs aux émetteurs et aux récepteurs, qui se traduisent par de meilleurs ratios d’efficacité dans la gestion et, par conséquent d’importantes économies financières.

COMMENT VOTRE SOLUTION EDI INTEGRE LES FACTURES ?

Si vous êtes le récepteur de factures

  •  Votre solution EDI reçoit la facture émise par votre fournisseur.
  • Celle-ci est soumise à un processus de mapping qui génère un fichier de données pour l’intégrer dans votre ERP.
  • Les données circulent jusqu’à votre réseau local de manière sécurisée, et la facture est enregistrée dans votre système de gestion.
  • L’enregistrement automatique du document dans votre ERP simplifie les procédures de cassation et de validation avec d’autres documents déjà enregistrés tels que les commandes ou les bulletins de livraison.
  • Si la validation est réussie, votre système indiquera que la facture est prête à être réglée et vous pourrez envoyer automatiquement un message de confirmation à la solution EDI de votre fournisseur.
  • Outre les factures que vos fournisseurs vous envoient grâce à la solution EDI, vous pouvez également intégrer celles que vous remettent d’autres personnes ne disposant pas ce type de technologie. 

Si vous êtes l’émetteur de factures

  • Vous générez les factures dans l’ERP.
  • Votre solution EDI recueille les données de ces documents et les soumet au mapping pour les adapter à la structure que votre client espère recevoir.
  • Votre logiciel EDI reconnaît le destinataire dans la facture et le lui fait parvenir automatiquement via les canaux de communication établis.
  • Votre fournisseur reçoit la facture.
  • Vous recevez un avis indiquant que le document a été traité. Si, au contraire, des erreurs se produisent ou le temps espéré dépasse celui prévu, vous recevrez des alarmes d’information.
  • Si vous utilisez une solution EDI, vous pouvez émettre 100 % de vos factures de manière électronique et les faire parvenir par ces moyens y compris aux clients n’ayant pas ce type de technologies. Consultez notre solution pour la publication des factures ici .

Avantages

  • Suppression du papier.
  • Amélioration du traitement de l’information.
  • Baisse des coûts pour le traitement et l’archivage.
  • Réduction d’erreurs

Notices

24/08/2018

EDICOM, certifié Access Point pour la plateforme PEPPOL

La connectivité avec la plate-forme e-procurement PEPPOL assure la possibilité d’échanger des informations avec un large éventail d'administrations publiques en Europe