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Electronic VAT Compliance

La Pologne introduit le format SAF-T pour son système de déclaration électronique de TVA

Le ministère des Finances de Pologne oblige à déclarer ses registres de TVA électroniquement via un fichier SAF-T JPK _VAT, cela concerne les entreprises polonaises mais aussi les entreprises opérant commercialement en Pologne. L’envoi du fichier JPK-VAT et la disponibilité de l’information comptable électronique est obligatoire pour toutes les entreprises opérant en Pologne, même celles ne disposant pas de présence physique.

De plus, les Autorités Fiscales peuvent exiger la présentation d’autres documents comptables électroniques au format SAF-T.

Récemment, le Ministère des finances a publié d’importantes modifications dans le système de déclarations de la TVA électronique en vigueur depuis janvier 2018. Le principal objectif de ces modifications est de perfectionner le processus de déclaration électronique de documents. Pour cela, le numéro de fichier à transmettre de la part des entreprises a été réduit conduisant également à la suppression de la duplicité des informations fiscales traitées jusqu’ici.

Tout ces changements entrent en vigueur de manière obligatoire pour les entreprises à partir du mois d’avril 2020.

Qu’est ce que le nouveau système SAF-T en Pologne ?

Le système d’origine SAF-T en Pologne se basait sur l’émission de divers types de fichiers. Un fichier mensuel (JPK_VAT) avec les preuves de ventes et d’achats ainsi qu’une autre série de fichiers contenant l’information de la déclaration de TVA et dont le numéro pouvait varier.

A partir d’avril 2020, les modifications sur la structure de données du fichier SAF-T JPK_VAT conduiront au seul envoi de ce fichier. Il contiendra alors des nouveaux champs avec l’information sur la déclaration de la TVA des entreprises.

Comment sera la nouveau fichier JPK_VAT ?

JPK_VAT est un document électronique composé de deux parties. D’un côté, il contient les champs nécessaires aux registres de TVA (informations d’achats et de ventes) puis les champs avec les données fiscales de la déclaration de TVA des entreprises et contribuables (déclaration IVA-7 et IVA-7K).

L’émission du JPK_VAT

Les entreprises devront émettre toute l’information en un seul fichier et le transmettre mensuellement, jusqu’au 25 du mois (ou jusqu’au prochain jour ouvré lorsque le 25 est un samedi ou jour férié).

Qui doit envoyer le fichier JPK_VAT et quand ?

La déclaration du nouveau fichier SAF-T sera obligatoire :

  • Pour les grandes entreprises à partir du 1 er avril 2020.
  • Pour tous les autres contribuables à partir du 1er juillet 2020.

Quel fichier peut-on arrêter de déclarer ?

La nouvelle version du fichier SAF-T JPK_VAT remplace les fichiers : IVA-7, IVA-7K, IVA-27, VAT-ZT, VAT-ZZ et VAT-ZD. De cette manière la duplicité des informations traitées actuellement sera éliminée et facilitera les processus de déclarations fiscales pour le gouvernement et les déclarants.

Quelles versions possèdent le fichier JPK_VAT ?

Il existe 2 versions du nouveau fichier JPK_VAT, leur utilisation dépend de la périodicité de déclaration : mensuelle ou trimestrielle.

  • JPK_V7 M : pour les contribuables déclarant leur TVA mensuellement.
  • JPK_V7 K : pour les contribuables déclarant trimestriellement.

Format

Le fichier JPK_VAT et les fichiers associés à la comptabilité électronique doivent être publiés au format XML, selon le format SAF-T développé par l'OCDE. 

Informations et délais

Le fichier JPK_VAT, qui comprend le livre de TVA des achats et des ventes de la société, sera déclaré avant le 25 du mois.

Cependant, les entreprises doivent être prêtes à émettre électroniquement les fichiers comptables suivants en cas d'audit :

  • Livres de comptabilité
  • Relevés de compte bancaire
  • Données d'entrepôt
  • Factures
  • Comptabilité des impôts et des charges
  • Livre des recettes 

Comment fonctionne notre solution SAF-T Pologne ?

Capture automatique de données: Notre solution de VAT Compliance s’intègre à votre ERP ou système de gestion comptable pour extraire les données des factures et les données fiscales.

Génération du fichier XML SAF-T: La solution créé le fichier de données structurées en XML selon la structure exigée par le Ministère des Finances polonais.

Signature du fichier SAF-T JPK_VAT: Le fichier est signé avant son envoi aux autorités fiscales grâce a des procédés de signature électronique avancée basée sur un certificat qualifié, tel que l’exige la législation.

Connectivité avec les autorités fiscales: A travers notre HUB des administrations Publiques se réalisent les appels Web Services nécessaires à l’envoi du fichier JPK_VAT.

Intégration de données: L’autorité fiscale polonaise émet des notifications informant de l’état de la facture. Ces accusés se convertissent et s’intègrent automatiquement avec votre système de gestion.

Archivage certifié des fichiers: Les fichiers XML des factures et leurs notifications sont archivés dans notre système d’archivage électronique reconnu comme service de confiance par le règlement européen eIDAS.

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