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Il presente di EDICOM è la migliore garanzia per il Vostro futuro

9 punti chiave sull’archiviazione elettronica a lunga durata

21/09/2018

Electronic long term archiving

L’archiviazione elettronica a lunga durata prevede la conservazione digitale dei documenti, preservando la integrità. Questo tipo di tutela è una necessità derivante dalla trasformazione digitale globale, in cui le transazioni elettroniche sono una pratica abituale e crescente sia nell’ambito privato che pubblico.

Tuttavia, è necessario sottolineare che non bisogna confondere un sistema di archiviazione a lunga durata con un semplice servizio di storage. La differenza più importante sta proprio nella garanzia di, che dimostra che questi dati non hanno subito modifiche nel tempo e che conferisce ai documenti il valore di prova legale davanti a terzi. Un servizio di archiviazione a lunga durata è inoltre basato su norme tecniche regolate da apposite leggi che applicano in tutti gli stati membri europei.

Durante la scelta di un fornitore è quindi importante considerare diverse specifiche del servizio e della soluzione offerti, facendo attenzione a diversi aspetti tecnici e legali che possono interessare i documenti che vogliamo proteggere.

9 considerazioni chiave se pensiamo di contrattare un servizio di archiviazione elettronica a lunga durata:

  • Un servizio sicuro di archiviazione elettronica a lunga durata viene garantito da un fornitore tecnologico accreditato come Fornitore di Servizi Fiduciari Qualificato. . La acreditación de Prestador de Servicios de Confianza Cualificado supone haber cumplido con una serie de requisitos que estipula el reglamento eIDAS y haber superado auditorías de un organismo superior acreditado a nivel nacional y europeo para realizar esta actividad. Por lo tanto, aporta mayores garantías jurídicas en las transacciones electrónicas que los no cualificados. Accede al listado europeo de CEF Digital de proveedores de servicios de confianza homologados donde aparece EDICOM.
  • Riconoscimento eIDAS del Servizio per l’archiviazione di sigilli elettronici qualificati: le attività elettroniche nel quadro dell’Unione europea vengono regolate dal Regolamento UE 910/2014, conosciuto come eIDAS, che controlla la sicurezza delle interazioni in qualsiasi ambiente digitale. È fondamentale disporre di un servizio di archiviazione elettronica sicura che, protetto dal regolamento eIDAS, sia in grado di conservare le firme elettroniche, le marche e i certificati vincolati ai dati o ai documenti protetti in modo ricorrente nel tempo, per preservare la integridad y el valor probatorio de los archivos.
  • Opponibilità a terzi: Una delle caratteristiche più rilevanti di un servizio di conservazione elettronica a lunga durata è la capacità di attribuire ai documenti conservati un valore probatorio. Affidarsi a un Fornitore Qualificato di Servizi Fiduciari significa quindi apportare garanzie aggiuntive ai documenti, assegnando loro valore probatorio opponibile di fronte a terzi all'interno di tutto il quadro dell'Unione Europea.
  • Sicurezza e integridad: è consigliabile disporre di un sistema di archiviazione certificato da norme internazionali e locali di sicurezza e gestione dei dati che garantisca la validità dei nostri dati davanti a qualsiasi richiesta legale o di terzi. Il principale quadro normativo a livello europeo viene determinato dal regolamento 910/2014, conosciuto come eIDAS, che regola la figura del Fornitore di Servizi Fiduciari Qualificato come un operatore certificato per la fornitura di servizi di archiviazione elettronica di reversión de la carga de la prueba. È inoltre utile sapere se la soluzione dispone di certificazioni, come ad esempio l’ISO 27001, e se utilizza sistemi per la firma elettronica e marca temporale.
  • Classificazione e accessibilità dei documenti: è fondamentale che la soluzione tecnologica sia in grado di archiviare e classificare correttamente i documenti mediante metadati, per garantirne una rapida disponibilità in qualsiasi momento. Il servizio di archiviazione elettronica a lunga durata deve garantire l’archiviazione, l’immodificabilità dei documenti e accessibilità dei dati nel tempo.
  • Tracciabilità: in un’archiviazione a lunga durata sarà di vitale importanza conservare le prove o i log che consentono di identificare le azioni realizzate sui documenti; vale a dire, poter confermare gli stati dai quali è passato ogni documento mediante prove.
  • Preservazione delle informazioni: è necessario mantenere l’integrità del documento affinché abbia validità legale nel tempo. A tale scopo, è importante archiviare insieme al documento in questione i sigilli elettronici e le firme digitali utilizzati, aggiungendo ulteriori livelli di sicurezza a éstos con el fin de extender su fiabilidad durante todo el periodo de almacenamiento y más allá de su validez tecnológica..
  • Sapere esattamente dove vengono archiviati i documenti e gli archivi: i documenti e i dati che vengono protetti più spesso contengono dati sensibili di aziende, clienti e impiegati. Questi documenti contenenti informazioni sensibili possono essere interessati da varie legislazioni locali o europee per quanto riguarda la protezione dei dati, e potrebbero esigere che i fornitori fisici si trovino all’interno del territorio dell’Unione Europea. Per questo è importante conoscere l’infrastruttura fisica della soluzione di archiviazione elettronica a lunga durata.
  • Auditing: Si tratta della registrazione di ciascuna operazione relativa al sistema o al ciclo di vita di un documento (evidenze informatiche), particolarmente utili nel caso di contenziosi che richiedano l'apporto di documenti a terze parti coinvolte.

La soluzione EDICOMLta rispetta i requisiti stabiliti dall’eIDAS

EDICOM è un fornitore di soluzioni tecnologiche accreditato come Fornitore di Servizi Fiduciari Qualificato conforme al regolamento eIDAS. Questa certificazione europea riconosce EDICOM come terza parte di fiducia, e grazie alla certificazione del servizio per la conservazione dei sigilli elettronici qualificati, EDICOM è in grado di preservare le condizioni legali di documenti e file archiviati con garanzie di autenticità e integrità nel tempo.

EDICOMLta è una piattaforma certificata per proteggere i documenti elettronici durante il periodo di tempo richiesto dalle aziende o determinato dalla legislazione. La soluzione garantisce un accesso permanente e il recupero del 100% dei documenti caricati sulla piattaforma, oltre a gestire le evidenze informatiche che consentono di dimostrare l’integrità dei documenti archiviati.

Per capire meglio il funzionamento della soluzione EDICOMLta, abbiamo creato una guida che comprende un allegato con alcuni casi pratici di conservazione elettronica dei registri IVA, dei documenti del reparto di risorse umane e delle fatture elettroniche per la Pubblica Amministrazione.

Scarica gratis l’Expert Analysis Regolamento UE 910/2014: il caso dell’archiviazione elettronica. (Disponibile in inglese).

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