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Domande frequenti prima di iniziare un progetto di fatturazione elettronica B2B in Italia

29/03/2018

fatturazione elettronica B2B

Di fronte all’iniziativa italiana in cui si introduce l’uso obbligatorio della fattura elettronica tra aziende private (Fattura B2B), è normale che sorgano dubbi e questioni tecniche da risolvere, sia per le aziende che già utilizzano l’EDI, sia per quelle che non hanno familiarità con lo scambio elettronico di dati.

Le aziende devono ricordare due date fondamentali per potersi adattare a questo processo di fatturazione elettronica B2B:

  • A partire dal 1 luglio 2018, entrerà in vigore l’obbligo per le aziende che si occupano della fornitura di idrocarburi per motori o che prestano servizio come subappaltatori nell’ambito di concorsi pubblici;
  • A partire dal 1 gennaio 2019, l’obbligo verrà esteso a tutte le aziende private.

EDICOM può offrire diverse soluzioni personalizzate in base alle esigenze di ogni azienda, sia relativamente alla fatturazione elettronica tra aziende private (Fattura B2B), sia per la fatturazione verso la Pubblica Amministrazione (FatturaPA). Si tratta di soluzioni scalabili e di portata internazionale, in grado di adempiere ai requisiti normativi sulla fattura elettronica in oltre 65 paesi del mondo.

Per sapere quali possono essere le principali sfide che le aziende devono affrontare, abbiamo creato un elenco di considerazioni utili per l’implementazione di un progetto di fatturazione elettronica B2B conforme ai requisiti del governo italiano.

Il mio sistema è pronto per l’emissione della fattura elettronica?

La prima domanda che un’azienda deve porsi è se il proprio sistema gestionale interno e le sue procedure amministrative sono pronte ad adattarsi all’emissione in formato elettronico di fatture verso l’SdI (Sistema di Intescambio). Sarà necessario poter contare su un fornitore di soluzioni elettroniche in grado di connettersi con il proprio ERP per la conversione dei dati nei formati strutturati richiesti.

  • EDICOM è in grado di integrarsi con qualsiasi ERP (SAP, Microsoft Dynamics, Sage, ecc.) e di adattarsi al recupero di dati per trasformarli nel formato richiesto dal destinatario. La nostra soluzione opera in cloud, per questo non è richiesta nessuna installazione in locale da parte del cliente e tutte le attività di manutenzione e l’aggiornamento dell'infrastruttura vengono realizzate nei nostri centri da tecnici specializzati senza interruzioni del servizio.

Se già sto inviando fatture elettroniche, in che modo posso adattare il mio attuale sistema di fatturazione all’ambito privato?

Le aziende che già inviano fatture via EDI ai propri partner commerciali o che inviano fatture elettroniche alla Pubblica Amministrazione dovranno gestire un nuovo formato XML specifico per l’ambito B2B che differirà sia nella struttura che nel contenuto da quanto già in uso dalle aziende.

In questi casi, è necessario effettuare un’analisi preventiva delle informazioni richieste per adattare il contenuto della fattura. Verrà inoltre offerta la possibilità di inserire allegati all’interno dell’XML per integrare le informazioni mancanti o non previste dalla normativa.

  • EDICOM è in grado di farsi carico di tale analisi e di preparare il messaggio strutturato necessario per assicurare la totale conformità rispetto alla struttura richiesta dal SdI, senza dimenticare le informazioni importanti tanto per il mittente quanto per il destinatario.

Dispongo di un servizio di firma qualificata e Time Stamping per l’autenticazione delle fatture?

EDICOM, come fornitore di servizi fiduciari qualificato, è in grado di offrire entrambi i servizi certificati conformi al Regolamento Europeo eIDAS sui meccanismi fiduciari delle transazioni elettroniche.

Come posso collegarmi in sicurezza con l’SdI per trasmettere le mie fatture?

Una volta che la fattura è stata convertita nel formato richiesto e sono state applicate la firma digitale e la marca temporale, è necessario far arrivare i documenti al SdI utilizzando un canale sicuro e affidabile. Il Sistema di Interscambio ha definito dei canali per l’invio e la ricezione delle fatture B2B a cui la piattaforma di EDICOM è già collegata per garantire uno scambio fluido e sicuro sia delle fatture che delle relative notifiche.

  • EDICOM, attraverso il proprio HUB delle Pubbliche amministrazioni, implementa un canale di comunicazione sicuro e diretto con SdI attraverso il protocollo di comunicazione definito, sia per l’invio che per la ricezione. Inoltre, attraverso il nostro HUB di AAPP non solo è possibile connettersi con l’SdI in Italia, ma siamo in grado di garantire la connettività con tutti gli organismi pubblici sia all’interno che all'esterno dell’Unione Europea.

Come posso ricevere e integrare le notifiche che ricevo sia da SdI che dal destinatario della fattura?

Per una gestione ottimale delle fatture è stato creato un flusso di notifiche che consentiranno ai mittenti di avere maggior visibilità sullo stato delle fatture. Inoltre, in prima battuta è il SdI a convalidare le fatture in ingresso, dando luogo a una prima notifica correlata alla conformità della fattura.

  • La piattaforma di EDICOM, per assicurare un flusso efficiente e snello, effettua prima di ogni invio al SdI una convalida sintattica della fattura, confermando la correttezza dei campi richiesti e delle firme digitali.

Il nostro HUB è anche la piattaforma delegata alla ricezione delle notifiche trasmesse sia dal SdI che dal destinatario finale. Da un lato, il SdI invierà notifiche in merito ai diversi stati in cui si trovano le fatture, e dall’altro, un destinatario sarà in grado di trasmettere le proprie notifiche al mittente tramite il SdI.

  • Tramite una soluzione elettronica come quella di EDICOM, tutte le notifiche ricevute sullo stato dei documenti potranno essere integrate automaticamente nell’ERP, affinché vengano gestite internamente in maniera più rapida. Nel caso in cui in un primo momento l’ERP non sia pronto per l’integrazione, tramite la piattaforma EDICOM sarà possibile gestire le notifiche grazie a una semplice interfaccia Web.

Come posso rispettare la normativa in materia di archiviazione elettronica delle fatture e ai sensi della Conservazione Sostitutiva?

In Italia, i soggetti che emettono e ricevono fatture elettroniche dovranno conservare tali documenti per almeno 5 anni. La conservazione di tali documenti dovrà avvenire in base a quanto disposto dalla procedura di "Conservazione Sostitutiva" la quale, tra gli altri aspetti, richiede la firma elettronica e il timestamping sui documenti archiviati, per garantire che tali documenti sono stati preservati e mai modificati dal momento in cui è stata applicata la firma.

  • EDICOM mette a disposizione degli utenti un servizio di archiviazione a lunga durata certificata denominato EDICOM LTA (Long Term Archiving), grazie al quale è possibile archiviare tutte le fatture insieme alle notifiche per il tempo desiderato. Grazie alla certificazione della conservazione di sigilli elettronici qualificati ai sensi del Regolamento eIDAS, EDICOM garantisce l’integrità nel tempo dei documenti archiviati nella propria soluzione.
  • EDICOM è fornitore qualificato di servizi fiduciari e apporta validità legale e giuridica ai documenti e agli archivi conservati nelle proprie soluzioni, potendo fornire evidenze informatiche opponibili di fronte a terzi in tutta l’Unione Europea.

Il mio ERP è pronto per integrare le fatture che riceverò?

L’obbligatorietà della fattura elettronica in ambito B2B avrà un notevole impatto sia sul ciclo di fatturazione attiva che passiva. Sarà quindi una grande opportunità per le aziende di velocizzare anche i processi di registrazione e contabilizzazione delle fatture ricevute.

  • EDICOM fornisce sia servizi di emissione che di ricezione di fatture elettroniche, integrandole direttamente nell’ERP per ottimizzare la gestione dei documenti e ottenere una maggior efficienza nel trattamento dell’informazione. I sistemi di ricezione e integrazione delle fatture elettroniche di EDICOM abilitano protocolli di verifica delle firme in grado di garantire origine, integrità e autenticità di tutti i documenti ricevuti.

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