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L'evoluzione "paperless" avanza in Italia: PEPPOL sbarca in Emilia Romagna

28/07/2016

Paperless revolution makes headway in Italy: PEPPOL settles in Emilia-Romagna

L'iniziativa della regione Emilia Romagna si inquadra  nel contesto comune europeo in cui tutti i paesi stanno avviando iniziative tecnologiche per il miglioramento dell'efficienza nelle relazioni tra i fornitori di beni e servizi e le Amministrazioni Pubbliche. Aldilà degli evidenti benefici della modernizzazione dell'amministrazione, queste iniziative vengono promosse anche attraverso normative, in forma di direttive europee, che obbligano gli stati membri ad affrontare queste sfide tecnologiche. Ne è un esempio la Direttiva 2014/24/UE, che regola la creazione di una piattaforma elettronica per la gestione degli appalti pubblici interoperabile a livello europeo o la Direttiva 2014/55/UE, che obbliga gli Stati membri a stabilire sistemi di fatturazione elettronica, in base a una norma comune europea.

In questo senso, la regione Emilia Romagna si è spinta ben aldilà della fattura elettronica, ed ha stabilito un flusso di dematerializzazione obbligatoria degli ordini e dei documenti di trasporto scambiati tra gli Enti sanitari regionali ed i loro fornitori.

"A partire dal 30 giugno, questi processi devono essere elettronici ed in formato PEPPOL. In questo modo, non solo viene semplificata la gestione, ma la regione si pone come capofila nelle iniziative di e-Procurement che saranno implementate prossimamente in Europa", spiega Javier García, responsabile in EDICOM Italia di seguire questo progetto.

PEPPOL è un'iniziativa europea che ha come obiettivo la consolidazione di uno standard unico condiviso da tutte le aziende e Amministrazioni pubbliche dell'Unione. "Le procedure di dematerializzazione si stanno diffondendo in moltissimi paesi, ma l'interoperabilità tra questi continua a essere una vera e propria scommessa", afferma Javier García. Questa è la ragione per cui l'Emilia Romagna ha scelto di utilizzare il formato UBL PEPPOL, uno standard aperto e comune per tutti gli attori della catena di approvvigionamento.

 

Come funziona questo processo di dematerializzazione?

 

L' iniziativa di eProcurement nell'ambito sanitario emiliano romagnolo è supportata dall’Agenzia Intercent-ER e regolata dalla Delibera n.287 pubblicata a marzo 2015. Nella normativa, le autorità hanno stabilito le caratteristiche tecniche di questo nuovo modello e le tempistiche secondo cui adattarsi.

"Il funzionamento con PEPPOL si basa su una rete di comunicazioni con protocolli di comunicazione propri. I partner devono utilizzare il formato UBL-PEPPOL e scambiare i propri documenti tramite un Access Point accreditato come EDICOM, per interoperare nel Network PEPPOL. In questo modo, il trasferimento dei dati viene effettuato tra due Access Point che dispongono delle adeguate certificazioni tecniche. Nel caso dell'Amministrazione, tale trasferimento è gestito dall'agenzia Intercent-ER”, spiega il responsabile di EDICOM, Javier García.

Ora, con il progetto di dematerializzazione già avviato, l'emissione elettronica degli ordini si sviluppa in due fasi:

 

  • In primo luogo, l'ente pubblico invia i dati dell'ordine a Intercent-ER.
  • Successivamente, Intercent-ER rinvia il documento in formato PEPPOL a un altro Access Point, come EDICOM, che lo traduce nello standard richiesto dal destinatario e glielo recapita.

 

Nel caso del documento di trasporto (DDT), anche questi obbligatoriamente elettronici, la procedura è la seguente:

 

 

Queste operazioni avvengono in tempo reale, in modo tale che l'emissione e la gestione di questi documenti diventi più snella. Ciò implica anche una riduzione dei tempi di risposta tra l'Amministrazione e i suoi fornitori. "Con questo progetto, le aziende potranno sperimentare una riduzione delle proprie spese e del numero di errori prodotti nello svolgimento di queste operazioni. Inoltre, l'adozione di PEPPOL semplifica non solo la partecipazione ai concorsi pubblici, ma anche le operazioni commerciali continentali, in quanto lo standard PEPPOL è sempre più diffuso", assicura Javier García.

 

Il futuro

 

Anche se per il momento il programma di dematerializzazione riguarda solamente la sanità pubblica dell'Emilia Romagna e i suoi fornitori, si prevede che i processi elettronici continuino a estendersi ad altri settori. Infatti, la Delibera n.287 già lasciava la porta aperta a questi nuovi scenari, anche se non indicava nessun termine stabilito.

È anche necessario ricordare che, oltre al documento di trasporto e agli ordini contemplati nella normativa, tutto il Settore Pubblico italiano e i suoi fornitori sono obbligati a utilizzare la fattura elettronica dal 2015. Quindi, attualmente, la maggior parte dei documenti di natura commerciale nell'ambito della sanità dell'Emilia Romagna è già dematerializzata.

"Nel prossimo futuro vedremo come la digitalizzazione di questi processi si estenderà ad altri organismi pubblici, non solo di questa regione, ma anche di altre zone d'Italia", commenta Javier García. È necessario inoltre aggiungere che queste iniziative di contrattazione elettronica con PEPPOL stanno iniziando a diffondersi anche in altri paesi europei, come per esempio la Svezia, o il Regno Unito tramite la NHS eProcurement Strategy.

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