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Archiviazione Elettronica di lunga durata

Caratteristiche dell’archiviazione elettronica di lunga durata

Le grandi aziende hanno bisogno di conservare gran parte dei loro documenti e dati con garanzie ben precise. A differenza di copie di sicurezza standard, i file devono far fronte anche al trascorrere del tempo. È un compito complesso se consideriamo la rapida evoluzione della tecnologia, che potrebbe annullare alcuni sistemi di archiviazione elettronica inizialmente efficienti.

Andiamo a vedere quali sono gli aspetti fondamentali per scegliere correttamente una soluzione di archiviazione elettronica di lunga durata:

		Non bisogna confondere un sistema di archiviazione di lunga durata con un servizio di alloggio di archivi: Un sistema di archiviazione elettronica di lunga durata gestisce grandi quantità di documenti, indicizzandoli e archiviandoli nel tempo, proprio come potrebbe fare un semplice servizio di archiviazione dati. La differenza più importante sta proprio nella garanzia di integrità e autenticità, che dimostra che questi dati non hanno subito modifiche nel tempo e che conferisce ai documenti il valore di prova legale davanti a terzi. Per questo motivo un sistema di archiviazione elettronica di lunga durata risponde a una logica di conservazione dei dati secondo criteri tecnici regolati da leggi presenti in tutti gli stati europei.

		È importante scegliere un supporto o una piattaforma di conservazione dei dati stabile nel tempo: È fondamentale poter contare su un mezzo di archiviazione in grado di garantire la conservazione, la non corruzione e l’accessibilità ai dati nel tempo. Oggi i sistemi presenti nel cloud hanno sostituito i CV o i DVD grazie alla loro capacità illimitata di conservazione dei file.

		È importante sapere esattamente dove vengono archiviati i documenti e gli archivi: I documenti e i dati che vengono protetti spesso contengono dati sensibili di aziende, clienti e impiegati. Questi documenti contenenti informazioni sensibili possono essere interessati da varie legislazioni locali o europee per quanto riguarda la protezione dei dati, e potrebbero esigere che i fornitori fisici si trovino all’interno del territorio dell’Unione Europea. Per questo è importante conoscere l’infrastruttura fisica della soluzione di archiviazione elettronica di lunga durata.

		È importante scegliere formati standard per allungare il ciclo di vita del documento nel tempo: Il formato di archiviazione dei dati è molto importante se dobbiamo utilizzarli a lungo. Soprattutto se lavoriamo in formato elettronico, è consigliabile utilizzare formati standard già ampiamente implementati e supportati da svariate applicazioni, in grado di allungare la vita e l’uso dei dati nel tempo.

		È importante conoscere la responsabilità che si assume il fornitore per quanto riguarda la protezione e l’accessibilità dei dati: I dati archiviati hanno un fine ben preciso: poter essere recuperati in qualsiasi momento con facilità e sicurezza. È importante conoscere il livello di responsabilità offerto dal nostro operatore di servizio, e se dispone di un SLA (Service Level Agreement) che possa garantire per iscritto la disponibilità del servizio. È anche importante conoscere i mezzi umani e tecnici dell’azienda per garantire le proprie responsabilità verso aspetti fondamentali come la gestione delle incidenze, dei disastri naturali e via dicendo. Da questo punto di vista, è necessario usare sistemi di protezione dei documenti in grado di garantire una copia permanente delle risorse e dei registri in tempo reale.

		È importante essere sicuri che la soluzione disponga di meccanismi per l’auditing elettronico: È fondamentale la presentazione di un archivio con valore di prova. In caso di litigio in cui sia necessario fornire documenti ai terzi coinvolti, la soluzione dell’archiviazione elettronica di dati di lunga durata deve essere in grado di fornire un registro monitorato degli eventi e delle azioni realizzate sui documenti. Ciò significa consegnare un file con valore di prova per ognuno dei documenti preservati, che contenga il documento, la sua marca temporale e la firma elettronica.

		È importante scegliere una soluzione per la conservazione dei dati elettronici conforme ai regolamenti in vigore: In base al settore o alla regione, la protezione dei documenti può essere regolata dalle legislazioni locali. È consigliabile disporre di un sistema di archiviazione certificato da norme internazionali e locali di sicurezza e gestione dei dati che garantisce la validità dei nostri dati davanti a qualsiasi richiesta legale o di terzi. Il principale quadro normativo a livello europeo viene determinato dal regolamento 910/2014, conosciuto come eIDAS, che regola la figura del fornitore di servizi fiduciari qualificato come un operatore certificato per la fornitura di servizi di archiviazione elettronica di dati con valore di prova legale. Esistono anche altre norme internazionali, come la ISO 14641 o la ISAE 3402, più specifiche per i progetti presenti nel continente americano.