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Archiviazione Elettronica di lunga durata

L’archiviazione elettronica dei dati nelle aziende

Le grandi aziende di tutti i settori industriali organizzano le proprie operazioni quotidiane in un ambiente quasi totalmente digitale. Le pratiche del passato vincolate a sistemi di lavoro non elettronici stanno scomparendo rapidamente dall’ambiente imprenditoriale, e le politiche di gestione di efficienza delle aziende si stanno sviluppando intorno ad ambienti di lavoro paperless, in cui aspetti quali l’archiviazione elettronica di lunga durata dei documenti rappresentano un importante valore aggiunto

Anche se si tratta di una filosofia principalmente aziendale, si sono moltiplicate le iniziative nell’ambito B2G promosse dalle pubbliche amministrazioni per rispondere ad un’industria che lavora già in modalità elettronica. È il caso della fattura elettronica con le pubbliche amministrazioni ad esempio, che si sta sviluppando in tutta l’Unione Europea e che è già una realtà in paesi come la Spagna, la Francia, l’Italia o il Portogallo. Questi obblighi fiscali e tributari rappresentano una motivazione in più per le aziende per adottare il paperless anche nelle loro relazioni con gli istituti pubblici; ma tale impulso non è ancora sufficiente.

Lo spazio fisico così come lo conosciamo è sparito dagli ambienti B2B, e ciò incide sulla creazione e sulla trasmissione dei documenti scambiati dalle aziende per mezzi elettronici e sulla conservazione dei dati nei supporti elettronici nel tempo. Per rispondere a questa necessità del mercato intracomunitario, l’Unione Europea ha progettato un quadro regolatore per offrire maggiore sicurezza e certezza legale alle attività elettroniche prodotte negli ambienti pubblici e privati. Questi meccanismi di sicurezza sono contemplati dal regolamento 910/2014 (eIDAS) relativo all’identificazione elettronica e ai servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno.

Con questa realtà legislativa, che stabilisce come deve essere un’archiviazione elettronica con valore di prova negli ambiti di applicazione B2B e B2G, le aziende equiparano i documenti tradizionali in formato cartaceo ai nuovi formati elettronici, molto più efficienti, flessibili e sicuri. Il risultato è che le aziende non hanno più bisogno di gestire grandi volumi di documenti fisici, come fatture, ordini, stipendi, contratti e via dicendo. Con questo quadro normativo la gestione di tutti i dati delle aziende può essere realizzata con mezzi elettronici.

I miei documenti elettronici hanno valore di prova legale?

La firma elettronica fornisce le garanzie d’integrità e autenticità a un sistema di conservazione dei dati. Garanzie necessarie per dare valore di prova legale al sistema e ai documenti archiviati.

Il processo protegge i documenti elettronici grazie a un sistema che garantisce due condizioni in modo permanente nel tempo. L’integrità, che certifica l’alterazione dei documenti, e l’autenticità, che identifica la persona fisica o giuridica come autore di un determinato documento.

Alcuni sistemi, come la firma elettronica avanzata, stabiliscono procedure di cifratura sulla fattura in grado di certificare l’origine del documento, garantendone l’autenticità dal momento in cui è stato creato.

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White Paper Regolamento eIDAS

Notizie

21/09/2018

9 punti chiave sull’archiviazione elettronica a lunga durata

Questo tipo di tutela è una necessità derivante dalla trasformazione digitale globale, in cui le transazioni elettroniche sono una pratica abituale e crescente sia nell’ambito privato che pubblico.