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EDICOM Long Term Archiving                                                        Archiviazione completa, sicura e di lunga durata di ogni tipo di documento elettronico.

Archiviazione Elettronica di lunga durata

Scopri alcune applicazioni pratiche

La gestione tradizionale dei documenti, in formato cartaceo o e-mail, consuma molte risorse economiche e umane.

Per permettere alle aziende di passare al digitale con tutte le garanzie e le validità legali, è fondamentale utilizzare servizi fiduciari qualificati e archiviare i documenti in modo sicuro per tutto il tempo richiesto dalla propria legislazione. È importante anche considerare le politiche interne di sicurezza e protezione delle aziende e delle normative del settore relative all’attività svolta, come ad esempio le politiche ambientali, che cercano di favorire gestioni paperless.

Qui di seguito vi mostriamo alcuni casi pratici sul modo in cui un’archiviazione elettronica certificata può ottimizzare la gestione nelle aziende.

  Conservazione di documenti fiscali elettronici

 

 
I sistemi per la dichiarazione elettronica dell’IVA stanno diventando obbligatori in diversi paesi d’Europa. Questa situazione crea un contesto in cui migliaia di aziende coinvolte hanno bisogno di proteggere i documenti elettronici emessi e le ricevute di ritorno scambiate con le amministrazioni fiscali, ed è una prerogativa che i documenti giustificativi di queste operazioni siano protetti in modo sicuro e certificato, affinché possano essere mostrati come prova legale in caso di incidenza o reclamo di terzi.
 
 

La soluzione

 
 

EDICOMLta viene integrato nella piattaforma di scambio elettronico dei dati o nei sistemi interni di gestione delle aziende, archiviando una cronologia dettagliata dei documenti elettronici emessi verso l’amministrazione fiscale. Grazie a EDICOMLta ogni documento correlato all’IVA archiviato nella soluzione ha valore di originale elettronico.

  Conservazione dei documenti nel dipartimento delle risorse umane

 

 
Le risorse umane di un’azienda devono gestire una grande quantità di documenti dei dipendenti (stipendi, contratti, relazioni per il fisco, retrocessioni di imposte, assenze dal lavoro, permessi speciali, spese per viaggi e via dicendo). Le sfide a cui devono far fronte gli amministrativi delle risorse umane per gestire tali documenti sono molteplici: l’amministrazione di elevati volumi di documenti, l’eterogeneità dei formati e dei tipi, le classificazioni, le conservazioni, i recuperi, ecc.
 
 

La soluzione

 
 

Con EDICOMLta i dipartimenti di risorse umane possono unire tutti documenti generati da un determinato dipendente in un unico dossier elettronico centralizzato..

Il nostro servizio di archiviazione è certificato sotto l’egida del regolamento eIDAS, vale a dire che il 100% dei documenti archiviati sono certificati da un terzo di fiducia come EDICOM e hanno valore di originale elettronico utilizzabile se richiesto da autorità e terzi in caso di lite.

  Conservazione delle fatture elettroniche con la pubblica amministrazione

 

 


La Commissione Europea, portando avanti l’iniziativa volta alla promozione dell’uso della fattura elettronica in tutta l’Unione Europea, ha approvato la direttiva 2014/55 EU.

Questa legislazione, che entrerà in vigore da novembre 2018, obbliga la pubblica amministrazione e i suoi fornitori a usare uno standard elettronico di fattura nelle operazioni di appalto pubblico. Per cui la necessità di gestire e archiviare con sicurezza grandi quantità di fatture elettroniche diventerà una priorità nei prossimi anni.

 
 

La soluzione

 
 

Con EDICOMLta i fornitori dell’amministrazione possono archiviare e recuperare le loro fatture nel tempo. Inoltre i file verranno protetti in modo vincolante, vale a dire che tutti i documenti appartenenti a un’unica relazione contrattuale tra l’azienda e l’amministrazione saranno riuniti in un unico dossier, rendendo più semplice le consultazioni o le verifiche future.

L’applicazione dei servizi fiduciari qualificati e il registro di ogni interazione con le fatture elettroniche fungono da prova legale davanti a ogni tipo di procedura, incrementando ulteriormente la sicurezza giuridica dell’azienda.

Fornitore di servizi fiduciari elettronici

EDICOM Long Term Archiving

Tutto sull’archiviazione elettronica certificata.

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Notizie

21/09/2018

9 punti chiave sull’archiviazione elettronica a lunga durata

Questo tipo di tutela è una necessità derivante dalla trasformazione digitale globale, in cui le transazioni elettroniche sono una pratica abituale e crescente sia nell’ambito privato che pubblico.