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Eliminazione definitiva del cartaceo
Archiviazione di tutti i documenti in formato elettronico

Conservazione Sostitutiva

Domande Frequenti

Quali sono i vantaggi della Conservazione Sostitutiva?

Consente alle aziende di accreditare di fronte a terzi o all'autorità che i propri documenti elettronici sono stati conservati integri e senza modifiche dalla data in cui sono stati sottoposti al processo di conservazione. Si tratta di un sistema che offre sicurezza giuridica alle relazioni commerciali.

Per quali documenti può essere impiegata?

Per qualsiasi documento che richieda conservazione su supporto elettronico come garanzia giuridica: fatture, libri contabili e così via. Questi documenti possono nascere elettronici o derivare da scansioni di originali cartacei.

Come funziona il servizio?

Il servizio prevede l'estrazione dell'HASH (o impronta) dei documenti mediante l'uso di algoritmi matematici che permettono di ottenere una stringa di lunghezza fissa che identifica univocamente il documento elettronico. Questo HASH viene sottoposto a processi di firma e timestamp e viene conservato insieme al documento al fine di garantirne l'integrità nel tempo.

Cos'è il "Dossier di Conservazione"?

È un documento sviluppato da EDICOM in formato XML che integra i documenti sottoposti a Conservazione Sostitutiva, semplificando il processo di consultazione e archiviazione dei documenti. Questo documento ha un formato grafico PDF che semplifica la visualizzazione e include dati essenziali del processo di archiviazione.

Dove devono essere archiviati i documenti sottoposti a Conservazione Sostitutiva?

I documenti sottoposti a Conservazione Sostitutiva sono file elettronici e, come tali, devono essere archiviati in dispositivi accessibili al Responsabile della Conservazione. Questi può delegare a EDICOM tutta la parte tecnologica (hardware, software e processi) relativa all’archiviazione dei documenti, contando così su un Data Center conforme ai più stringenti parametri di sicurezza.

Come è possibile recuperare e consultare i documenti archiviati nel Data Center di EDICOM?

Attraverso interfacce web, l'Utente può consultare e recuperare in qualsiasi momento i documenti sottoposti a Conservazione Sostitutiva. Queste interfacce integrano sistemi di ricerca e classificazione di file che semplificano le attività di localizzazione e scaricamento dei file per la presentazione o inoltro a terzi.
 

Vantaggi

  • I documenti possono essere creati in formato elettronico o essere digitalizzazioni di documenti fisici sottoposti a un processo di scansione.
  • Consente l'archiviazione di grandi quantità di informazioni e documenti in dispositivi di dimensioni ridotte (memorie USB, CD e così via).
  • I sistemi impiegati per garantire l'integrità e l'autenticità dei documenti elettronici implementati da EDICOM ne consentono l'uso con totale validità legale di fronte a terzi e di fronte alle autorità.
     

Notizie

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