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Eliminazione definitiva del cartaceo
Archiviazione di tutti i documenti in formato elettronico

Conservazione Sostitutiva

Descrizione del Servizio

La Conservazione Sostitutiva può essere applicata praticamente alla totalità dei documenti che ogni giorno vengono generati, inviati e ricevuti in qualsiasi azienda od organizzazione. Tali documenti possono nascere in formato elettronico in origine o essere rappresentazioni digitali di documenti inizialmente creati su supporto fisico. In quest’ultimo caso è possibile distruggere i documenti cartacei dopo averli sottoposti ai processi di scansione e validazione implementati dal servizio EDICOM.

conservazion servici

Descrizione del processo

EDICOM genera un file XML che include tutti questi documenti. Questo file viene firmato elettronicamente dopo l'applicazione di un timestamp.

  • L'Utente invia a EDICOM i documenti a cui desidera applicare il processo di Conservazione.
  • Il risultato di questo processo è un dossier in formato PDF che contiene i documenti, la firma elettronica e il timestamp.
  • Se l’archiviazione avviene presso il Data Center di EDICOM, questo Dossier PDF ed i documenti in esso contenuti vengono archiviati e l'Utente può accedere via web per consultarli, stamparli o scaricarli. In caso contrario il Dossier viene restituito all'Utente affinché lo archivi nel proprio sistema di Conservazione.

Outsourcing della Conservazione

Il Cliente può delegare integralmente o parzialmente le attività tecnologiche del sistema di conservazione.

Nei casi in cui questa delega è totale, EDICOM si assume la responsabilità tecnologica di conservare e archiviare i documenti del sistema.

Nel caso di delega parziale, EDICOM sottopone i documenti a un processo di validazione, timestamp e firma e li restituisce al Cliente affinché questi ne amministri l'archiviazione e la Conservazione.
 

Vantaggi

  • I documenti possono essere creati in formato elettronico o essere digitalizzazioni di documenti fisici sottoposti a un processo di scansione.
  • Consente l'archiviazione di grandi quantità di informazioni e documenti in dispositivi di dimensioni ridotte (memorie USB, CD e così via).
  • I sistemi impiegati per garantire l'integrità e l'autenticità dei documenti elettronici implementati da EDICOM ne consentono l'uso con totale validità legale di fronte a terzi e di fronte alle autorità.