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Eliminazione definitiva del cartaceo
Archiviazione di tutti i documenti in formato elettronico

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Conservazione Sostitutiva

Outsourcing della Conservazione

Il DM 23 gennaio 2004 attribuisce al Responsabile della Conservazione Sostitutiva un ruolo essenziale in tutto il processo e gli assegna il compito di applicare la firma elettronica e il timestamp alla fine del processo di conservazione.

Parallelamente, la delibera CNIPA n° 11/2004, a cui il DM rimanda, dedica al Responsabile della Conservazione l'articolo 5, attribuendogli competenze e responsabilità precise che possono essere delegate interamente o parzialmente ai fini di garantire la corretta esecuzione di tutte le operazioni.

Per questo EDICOM mette a disposizione dell'Utente la propria piattaforma tecnologica e i servizi di Certification Authority, impiegando risorse umane specializzate a cui il Cliente può delegare interamente la parte tecnologica del proprio progetto di Conservazione Sostitutiva.

In questo modo, tutti gli obblighi tecnologici previsti per il Responsabile della Conservazione vengono assunti da EDICOM che si fa carico di:

 

  • Gestione del sistema di Conservazione: Mediante lo sviluppo e il mantenimento delle risorse hardware e software.
  • Gestione della sicurezza: Mantenendo in duplicato tutti i registri nel Centro di Elaborazione Dati (CED) e nel centro di Disaster Recovery, posto all'esterno delle sedi EDICOM.
  • Accesso ai documenti del sistema: EDICOM mantiene leggibili e accessibili i documenti conservati, attraverso un accesso online che permette all'Utente la corretta visualizzazione in qualsiasi momento.
  • Gestione del supporto tecnico del sistema: L'Utente può contare su personale dedicato che effettua il monitoraggio del corretto funzionamento dell'intero sistema. Parallelamente, un team di professionisti è a disposizione dell'Utente per assisterlo in caso di dubbi e problemi in relazione all'aggiunta, alla consultazione e al recupero dei documenti che fanno parte del proprio sistema di conservazione.
  • Documentazione sul funzionamento del sistema (Manuale della Conservazione) :I processi tecnologici del sistema di conservazione, nonché le modifiche e gli eventuali aggiornamenti, sono documentati da EDICOM nel Manuale della Conservazione del Cliente.
  • Verifica periodica del funzionamento del sistema: EDICOM verifica la corretta visualizzazione dei documenti durante tutto il periodo di conservazione sostitutiva.

EDIWIN XML/EDI SERVER

  • EDICOM offre i propri strumenti in modalità ASP (Application Service Provider), per automatizzare i processi di conservazione sui documenti di utilizzo più frequente, comunemente elaborati dal sistema ERP.
  • Fatture, ordini, avvisi di spedizione, bilanci, libri contabili, dichiarazioni IVA e così via possono essere conservati in modo sostitutivo, quando richiesto, attraverso il software EDIWIN. Si tratta di un potente gestore di comunicazioni che amministra l'invio e la ricezione di messaggi strutturati e non strutturati, automatizzando l'applicazione dei processi di Conservazione Sostitutiva.

Vantaggi

  • I documenti possono essere creati in formato elettronico o essere digitalizzazioni di documenti fisici sottoposti a un processo di scansione.
  • Consente l'archiviazione di grandi quantità di informazioni e documenti in dispositivi di dimensioni ridotte (memorie USB, CD e così via).
  • I sistemi impiegati per garantire l'integrità e l'autenticità dei documenti elettronici implementati da EDICOM ne consentono l'uso con totale validità legale di fronte a terzi e di fronte alle autorità.
     

Notizie

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Il Portogallo, a partire dal 2020, imporrà l'uso della fatturazione elettronica per le negoziazioni con il settore pubblico. Il sistema portoghese è simile ai modelli esistenti in altri paesi europei.