Eliminazione definitiva del cartaceo
Archiviazione di tutti i documenti in formato elettronico

Conservazione Sostitutiva

Cos'è

La Conservazione Sostitutiva include un insieme di processi informatici regolamentati nella legislazione italiana ai fini di garantire nel tempo la validità legale di un documento elettronico.

Ciò permette di equiparare, sotto determinate condizioni, i documenti cartacei ai documenti elettronici, con una conseguente notevole riduzione dei costi di stampa, conservazione e archiviazione per amministrazioni pubbliche e aziende private. Risparmi particolarmente ingenti per la documentazione che, a norma di legge, deve essere conservata per vari anni.

La Conservazione Sostitutiva ha conferito valore legale al documento informatico e si è convertita in uno strumento alternativo alla gestione del cartaceo che consente di razionalizzare i sistemi di gestione dei documenti delle organizzazioni.

Particolarmente importante è la validità giuridica nel tempo di documenti elettronici che richiede l'adozione di processi aggiuntivi quali la Firma Elettronica e il Timestamp.

Normativa

Decreto del Presidente della Repubblica 26 Ottobre 1972, n.633
Istituzione e disciplina dell´Imposta sul Valore Aggiunto. Nell´articolo 39 tratta della Tenuta e conservazione dei registri e dei documenti.

Deliberazione CNIPA n°11 del 19/02/2004
Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali.

Decreto Legislativo 7 Marzo 2005, n.82
Codice dell´amministrazione digitale (CAD).

Circolare Agenzia delle Entrate n°45 del 19/10/2005
La circolare fornisce chiarimenti sulle novità introdotte dal decreto legislativo n. 52/2004. In particolare illustra un quadro completo delle semplificazioni e delle nuove regole, approfondendo e fornendo chiarimenti relativamente alle procedure da seguire per rendere integralmente elettronico il flusso, la gestione e la conservazione delle fatture IVA.

Circolare Agenzia delle Entrate n°36/E del 6/12/2006
Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto.

Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 Dicembre 2013
Regole tecniche in materia di sistema di conservazione.

Decreto del Ministerio dell´Economia e delle Finanze 17 Giugno 2014
Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto.

 

Vantaggi

  • I documenti possono essere creati in formato elettronico o essere digitalizzazioni di documenti fisici sottoposti a un processo di scansione.
  • Consente l'archiviazione di grandi quantità di informazioni e documenti in dispositivi di dimensioni ridotte (memorie USB, CD e così via).
  • I sistemi impiegati per garantire l'integrità e l'autenticità dei documenti elettronici implementati da EDICOM ne consentono l'uso con totale validità legale di fronte a terzi e di fronte alle autorità.
     

Notizie

13/07/2018

La fatturazione elettronica con la Pubblica amministrazione portoghese sarà obbligatoria a partire da gennaio 2019

A partire da gennaio 2019, il Portogallo introdurrà l’utilizzo obbligatorio della fattura elettronica nelle procedure di contrattazione pubblica, attraverso una piattaforma intermedia, simile ai modelli esistenti in altri Paesi europei