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Electronic Data Interchange

Integrazione dei Documenti di Trasporto

Il documento di trasporto, ossia il documento che accompagna la merce durante il trasporto al Cliente, costituisce una transazione commerciale fondamentale che consente di verificare che effettivamente la merce ricevuta corrisponda alle specifiche dell'ordine di acquisto.

La possibilità di effettuare queste verifiche, come passo preliminare all'emissione della fattura, permette di effettuare correzioni in caso di eventuali differenze rispetto all'ordine di acquisto iniziale. Ciò garantisce la contabilizzazione corretta dei documenti di pagamento o di incasso finali da parte, rispettivamente, del fornitore o del destinatario della merce.

COME SI INTEGRANO GLI AVVISI DI SPEDIZIONE NELLA SOLUZIONE?
 

Se l'Utente è destinatario della merce

  • Il fornitore emette un avviso di spedizione quando la merce è pronta per essere inviata.
  • L'Utente riceve questo avviso che automaticamente viene integrato nel sistema di gestione o ERP.
  • Questo documento di trasporto viene tracciato con l'ordine di acquisto iniziale. Ciò consente di rilevare le eventuali differenze prima della ricezione della merce.
  • Se tutto è corretto, l'Utente invia un avviso di conferma al fornitore relativo all'avviso di spedizione.
  • I magazzini o i centri di ricezione merci dell'Utente sono informati in anticipo dell'arrivo di merci e possono realizzare una pianificazione che consente una maggiore efficienza nei processi di scarico e immagazzinaggio.
  • Se il documento di trasporto elettronico è accompagnato da codici che consentono di identificare le unità logistiche, la verifica di tali unità alla destinazione viene effettuata tramite una semplice scansione dell'etichetta sui colli mediante lettore di codice a barre o di codici bidimensionali.

Se l'Utente è fornitore

  • Partendo dall'ordine ricevuto, l'Utente genera un documento di trasporto nel proprio sistema ERP selezionando il numero di unità effettive di ogni riferimento richiesto che viene spedito.
  • La soluzione EDI dell'Utente raccoglie i dati del documento di trasporto e automaticamente li invia a destinazione nel formato atteso dal cliente come avviso di spedizione di merci.
  • Il cliente verifica l'avviso di spedizione confrontandolo con l'ordine iniziale. Questo processo è in genere totalmente automatico dal momento che tutti i documenti commerciali generati tramite il sistema EDI (ordine, documento di trasporto, fattura e così via) sono tracciati.
  • L'Utente riceve un avviso che indica che gli accertamenti hanno avuto esito positivo.
  • Questo processo permette di snellire il processo di consegna e scarico, dal momento che il cliente conosce in anticipo la merce che riceve, riducendo i tempi di elaborazione degli ordini a destinazione.

Vantaggi

  • Eliminazione del cartaceo
  • Miglioramento del trattamento delle informazioni
  • Riduzione dei costi per elaborazione e archiviazione
  • Riduzione degli errori

Notizie

24/08/2018

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