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Electronic Data Interchange

Integrazione delle Fatture

L'automatizzazione dei processi di fatturazione è un elemento strategico che può consentire un risparmio fino al 90% rispetto alla gestione manuale di questi documenti.

Il volume di fatture gestite continuamente dai reparti di contabilità fornitori richiede l'adozione di mezzi che consentano di ottimizzare le operazioni associate alla relativa revisione, convalida, registrazione e pagamento al fornitore. Si tratta di operazioni chiave per qualsiasi area di acquisti dal momento che da tali operazioni dipende l'efficienza della gestione.

Analogamente, gli emittenti delle fatture si vedono obbligati a dedicare ingenti risorse ad attività critiche nel processo commerciale quali la verifica delle consegne e la fatturazione periodica ai clienti, nonché ad attività manuali di stampa, imbustamento, affrancatura e invio. Sono attività che richiedono un controllo periodico che consente di verificare la ricezione a destinazione della fattura e lo stato di questa nel reparto di contabilità fornitori.

L'integrazione delle fatture elettroniche permette di automatizzare la totalità di questi passaggi, offrendo grandi vantaggi competitivi agli emittenti e ai destinatari che si traducono in migliori livelli di efficienza della gestione e, di conseguenza, in importanti risparmi sui costi.

COME SI INTEGRANO LE FATTURE NELLA SOLUZIONE EDI?

Se l'Utente è destinatario di fatture

  • La soluzione EDI dell'Utente riceve la fattura emessa dal fornitore.
  • Questa viene sottoposta a un processo di mapping che genera un file di dati integrabile nel sistema ERP.
  • I dati vengono trasmessi tramite rete locale in modo sicuro e consentono la registrazione della fattura nel sistema di gestione.
  • La registrazione automatica del documento nel sistema ERP e la estrazione dei dati chiave consentono di realizzare processi di verifica e convalida con altri documenti già registrati come ordini o documenti di trasporto.
  • Se il processo di convalida ha esito positivo, il sistema dell'Utente indica la fattura come pronta per l'accredito e può inviare automaticamente un messaggio di conferma alla soluzione EDI del fornitore.
  • Oltre alle fatture inviate dai fornitori tramite soluzione EDI, è anche possibile integrare le fatture emesse da altri fornitori che non dispongono di questo tipo di tecnologia. Per informazioni, consultare la soluzione per la contabilità fornitori.

Se l'Utente è emittente di fatture

L'Utente genera le fatture nel sistema ERP.

La sua soluzione EDI raccoglie i dati di questi documenti e li sottopone a un processo di mapping per adattarli alla struttura attesa dal cliente.

Il software EDI dell'Utente riconosce il destinatario nella fattura e la recapita automaticamente per mezzo dei canali di comunicazione stabiliti.

Il cliente riceve la fattura e la integra automaticamente nel proprio sistema di gestione.

L'Utente riceve un avviso che indica che il documento è stato trattato. Se, viceversa, si verificano errori o se il tempo impiegato per il trattamento del documento è superiore al previsto, l'Utente riceve puntuali avvisi che lo informano della situazione.

Se l'Utente dispone di una soluzione EDI, può emettere elettronicamente il 100% delle fatture e recapitarle tramite questi mezzi anche ai clienti che non dispongono di questo tipo di tecnologia. Per informazioni sulla soluzione di pubblicazione fatture, cliccare qui.
 

Vantaggi

  • Eliminazione del cartaceo
  • Miglioramento del trattamento delle informazioni
  • Riduzione dei costi per elaborazione e archiviazione
  • Riduzione degli errori

Notizie

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