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L'Ordine Elettronico in Italia
Connettività diretta con la piattaforma NSO

 

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PROGETTO NSO | Domande e Risposte

Per fornire maggiori informazioni su NSO e il suo funzionamento, vogliamo rispondere ad alcune domande poste dalle aziende coinvolte in questo nuovo obbligatorio normativo:

Qual è il formato in cui gli ordini elettronici devono essere inviati a NSO?

I messaggi degli ordini elettronici dovranno basarsi sullo standard europeo UBL PEPPOL. I flussi vengono stabiliti seguendo le specifiche BIS di PEPPOL che regolano le diverse procedure esistenti:

  • Ordine semplice: un solo documento, l’Ordine elettronico.
  • Ordine completo: tre documenti, l’Ordine, la Risposta e l’Ordine di riscontro.
  • Ordine pre-concordato: due documenti, l’Ordine pre-concordato e l’Ordine di riscontro.

EDICOM è in grado di trasformare i dati corrispondenti a ogni singolo documento dall’ERP al formato PEPPOL. Lavoriamo con PEPPOL in Italia dal 2016, con l’obbligo di interscambio elettronico di ordini e bolle di consegna tra le imprese del settore sanitario ed i loro fornitori nella regione Emilia-Romagna.

Come avviene la connessione con la piattaforma NSO?

La connessione con la piattaforma NSO verrà effettuata direttamente tramite il protocollo WebService o tramite un Access Point PEPPOL sulla rete. EDICOM può collegarsi a NSO attraverso il proprio Canale Accreditato Webservice o come PEPPOL Access Point certificato.

L’uso di PEPPOL è in costante aumento in Europa come modello efficace nelle comunicazioni aziendali, obbligatorio in Paesi come il Regno Unito, la Svezia, la Polonia, il Belgio e l’Austria.

Come si gestisce l’emissione e la ricezione dei documenti elettronici dal gestionale interno?

I flussi dell’e-Ordering sono composti da vari messaggi e l’ERP deve essere pronto per integrarli o gestirli tutti. La soluzione di EDICOM consente di lavorare automaticamente con gli ERP, integrando tutti i messaggi che compongono i flussi dell’ordine elettronico, tra i quali i messaggi opzionali di risposta.

L’obiettivo degli ordini elettronici è quello di automatizzare le procedure anche se, è possibile che alcune aziende non abbiano la capacità di lavorare con una soluzione integrata. In casi come questi, dove non è possibile generare automaticamente i messaggi a partire dall’ERP, EDICOM mette a disposizione una soluzione Web, che consente di completare i dati del messaggio online e trasformarli nel formato necessario per l’invio. Ciò può essere applicato sia agli ordini che alle risposte opzionali.

Come funziona un PEPPOL Access Point?

La comunicazione e lo scambio di messaggi PEPPOL possono avvenire solamente da un Access Point (AP) all'altro. Ciò significa che sia i mittenti che i destinatari devono disporre di un AP per poter operare nella rete PEPPOL.

Per stabilire una comunicazione attraverso un PEPPOL Access Point con NSO è necessario contare su un fornitore certificato. EDICOM è omologato per operare sull’infrastruttura PEPPOL con totale garanzia di sicurezza e riservatezza delle informazioni, agendo da intermediario tra struttura ospedaliera e NSO e tra fornitori e NSO.

Poter contare su un PEPPOL Access Point o soggetto terzo autorizzato consente alle aziende private e ai governi europei di poter scambiare documenti elettronici di qualsiasi tipo. EDICOM possiede inoltre la certificazione SMP (Service Metadata Publisher), che gli consente di gestire la propria infrastruttura di identificatori sulla rete PEPPOL collegata al SML (Service Metadata Locator).

È possibile iniziare a lavorare con NSO prima del 1° ottobre?

Sì, è possibile previo accordo tra la struttura ospedaliera e il fornitore. Anticipare l’obbligo consentirà ai partner di adattarsi per tempo alle nuove procedure e iniziare ad approfittare dell’immediatezza degli scambi, della riduzione degli errori e del contenimento dei costi per quanto concerne risorse e uso della carta. EDICOM è già pronta per cominciare a implementare progetti di ordini elettronici tramite NSO.

Se si possiede già una soluzione per l’invio o la ricezione dei documenti elettronici (Fattura PA, Fattura B2B, ecc.) è possibile adattarla per ricevere gli ordini in arrivo dalle strutture ospedaliere?

Sì, è possibile adattare una piattaforma di interscambio all’invio o alla ricezione di un nuovo archivio. La piattaforma di EDICOM è adattabile sia per l’invio che per la ricezione dei documenti mediante NSO. Da un lato, trasformando i dati dell’ERP necessari per lo schema dell’ordine e per l’invio NSO, dall’altro, collegandosi NSO per ricevere gli ordini e inviarli al destinatario.

La nostra soluzione opera sul cloud, per questo non richiede nessuna installazione in locale da parte del cliente e tutte le attività di manutenzione e l’aggiornamento dell'infrastruttura vengono effettuate dalle nostre squadre specializzate.

Sussiste l’obbligo di invio di risposte agli ordini di acquisto?

No, non è obbligatorio inviare messaggi di risposta. La risposta e l’ordine di riscontro sono messaggi opzionali.

È possibile gestire la modifica di un ordine di acquisto?

Sì, se viene ricevuto un ordine elettronico errato, il fornitore può inviare una notifica di modifica al mittente dell’ordine. Il mittente dell’ordine elettronico dovrà inviare il nuovo documento sostitutivo.

In che modo è possibile ricevere e integrare le notifiche di NSO?

Tramite una soluzione elettronica come quella di EDICOM, tutte le notifiche ricevute sullo stato dei documenti possono essere integrate automaticamente nell’ERP, affinché vengano gestite internamente in maniera più snella. Nel caso in cui in un primo momento l’ERP non sia pronto per l’integrazione, tramite la piattaforma EDICOM è possibile gestire le notifiche grazie a una semplice interfaccia Web.

Com’è possibile sapere se l’ordine elettronico è stato convalidato da NSO?

NSO convalida tutti i documenti che riceve. Se un documento non è convalidato, non può essere inviato al destinatario. Nel momento in cui un ordine elettronico viene convalidato, NSO invia una notifica al mittente e al contempo invia una copia del messaggio alla piattaforma dei crediti commerciali (PPC) insieme all’identificativo della transazione o IdT. Se un ordine è stato rifiutato da NSO, verrà inviata una notifica di scarto.

Come si invia automaticamente un ordine di acquisto pre-concordato?

Nei casi in cui il fornitore debba inviare l’ordine elettronico, è possibile che la piattaforma di EDICOM recuperi i dati dell’ERP, trasformi l’archivio nel formato richiesto e invii l’ordine elettronico a NSO perché proceda con l’invio alla struttura ospedaliera. In alternativa è possibile anche generare l’ordine pre-concordato direttamente nella soluzione di EDICOM.

È possibile inviare anche il DDT (documento di trasporto) in formato elettronico?

A seguito dell’implementazione della fattura e degli ordini elettronici sarà possibile introdurre i documenti di trasporto o gli avvisi di spedizione come messaggi obbligatori.

In termini tecnici, questa inclusione non presupporrà nessun investimento ingente per le aziende coinvolte, in quanto disporranno già di una piattaforma per l’invio e la ricezione di fatture e ordini. L’obbligo dell’avviso di spedizione presupporrà solamente l’inclusione di un nuovo messaggio nella piattaforma elettronica.

A livello operativo, questo nuovo messaggio elettronico aumenterà l’efficienza della catena di approvvigionamento, in quanto la sua funzione è quella di verificare che la merce inviata dal fornitore coincida con l’ordine di acquisto effettuato dal distributore.

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Flyer edicom edi health platform

Aspetti funzionali da considerare

  • Canale di Comunicazione sicuro (Webservice e Access Point PEPPOL)
  • Integrazione flessibile con l’ERP
  • Gestione allegati
  • Validazione messaggi in uscita
  • Gestione integrata/manuale dei flussi
  • Gestione delle notifiche NSO
  • Capacità di aggiornamento
  • Conservazione Elettronica
  • Supporto tecnico
  • Piattaforma internazionale connessa con le Pubbliche Amministrazioni europee.