EDICOM Long Term Archiving                                                        Volledige, veilige en langdurige opslag van alle soorten elektronische documenten.

HomeOplossingenElektronische ArchiveringWat is Elektronische Archivering?

Elektronische Archivering

Elektronische opslag van bedrijsgegevens

Grote bedrijven in alle industriële sectoren organiseren hun dagelijkse activiteiten in een bijna volledig digitale omgeving. Oude gewoonten die gelieerd zijn aan niet-elektronische werksystemen verdwijnen snel uit de bedrijfsomgeving, en het efficiencybeleid van bedrijven ontwikkelt zich rond papierloze werkomgevingen. In een efficiënte papierloze werkomgeving is Elektronische Archivering bij uitstek een toegevoegde waarde.

Hoewel het voornamelijk een bedrijfsfilosofie betreft, zijn er in de B2G verhoudingen al vele initiatieven geïnitieerd door overheden als reactie op een elektronisch operende industriële omgeving. Een voorbeeld hiervan is elektronisch factureren met overheidsdiensten, wat ontwikkeld wordt in de Europese Unie en reeds een realiteit is in onder meer Spanje, Frankrijk, Italië en Portugal. Hoewel deze fiscale verplichtingen een extra impuls zijn om een papierloze werkomgeving te creëren in het hele bedrijf en zijn betrekkingen met overheidsinstanties, is er meer nodig.

Het fysieke aspect van B2B-uitwisseling, zoals we dat kennen is verdwenen. Dit beïnvloedt de creatie en het elektronisch versturen van alle documenten die bedrijven uitwisselen, net als de bewaring van gegevens in elektronische vorm in de loop der tijd. Om te kunnen inspelen op deze behoefte van de intracommunautaire markt, heeft de Europese Unie een regelgevingskader ontwikkeld dat veiligheid en rechtszekerheid biedt aan de elektronische activiteiten die zowel in openbare als particuliere instellingen plaatsvinden. Deze beveiligingsmechanismen zijn opgenomen in de Verordening no. 910/2014 (eIDAS) over elektronische identificatie en trustdiensten voor elektronische transacties in de interne markt.

Met deze wetgeving, die regelt hoe een elektronische opslag met bewijskracht eruit moet zien binnen een toepassingsbereik van B2B en B2G, brengen bedrijven traditionele papieren documenten in overeenstemming met de nieuwe elektronische formaten, die veel efficiënter, flexibeler en veiliger zijn. Het resultaat is dat bedrijven niet langer grote hoeveelheden fysieke documenten hoeven te beheren, zoals facturen, bestellingen, loonstrookjes, contracten... enz.. Met dit nieuwe model kan het beheer van alle bedrijfsgegevens langs elektronische weg plaatsvinden.

Hebben mijn elektronische documenten wettelijke bewijskracht?

De elektronische handtekening voorziet een systeem voor het bewaren van gegevens van garanties voor integriteit en authenticiteit. Garanties die noodzakelijk zijn opdat het systeem en de opgeslagen documenten wettelijke bewijskracht hebben.

Het hele proces verloopt door het beschermen van elektronische documenten met een systeem dat twee voorwaarden op permanente wijze garandeert. De integriteit die de wijziging van documenten gedurende hun bewaring certificeert, en de authenticiteit die de natuurlijke persoon of rechtspersoon als auteur van een document identificeert.

Systemen zoals de geavanceerde elektronische handtekening bepalen encryptieprocedures voor de factuur, die het mogelijk maken om de oorsprong van het document te garanderen, en de niet-wijziging ervan vanaf het moment waarop het is gegenereerd.

EDICOM Leverancier van Gekwalificeerde Trustdiensten

EDICOM Long Term Archiving

Alles over gecertificeerde elektronische opslag: eBook downloaden

eBook verordening eIDAS