Worldwide EDI
Wissel EDI documenten uit met al je partners

 

Electronic Data Interchange

Hoe werkt het

Bij een traditioneel proces dat is gebaseerd op handmatig beheer van de informatie, ziet een typisch schema voor de uitwisseling van documenten er ongeveer als volgt uit:

edi document De verkoopafdeling maakt een inkoopopdracht aan
fax De inkoopopdracht wordt per fax of mail naar de leverancier verstuurd
edi document De leverancier ontvangt de inkoopopdracht, opent hem, leest hem en registreert hem opnieuw in zijn informatiesysteem
edi document De leverancier maakt een factuur aan, drukt deze af en verstuurt hem naar de klant per fax, email of post
edi document De klant ontvangt de factuur, opent hem, leest hem en registreert hem handmatig in zijn beheersysteem voor te betalen facturen.

De EDI systemen implementeren computer-to-computer oplossingen die het mogelijk maken dat de informatiebeheermodellen rechtstreeks onderling gegevens uitwisselen, waardoor zij vele van de handmatige taken elimineren en daarmee de efficiency en veiligheid van het proces vergroten.

electronic data interchange

Dit gesimplificeerde proces wordt gedetailleerd uiteengezet in een aantal stappen die hieronder geconcretiseerd worden:

 PREPAREREN VAN DE GEGEVENS

Het ERP van de afzender dient een datastructuur te genereren die alle benodigde informatie bevat om het te versturen EDI document aan te maken. De preparatie van deze gegevens kan gedaan worden met behulp van verschillende systemen:

  • Door middel van schermen of formulieren die zijn geïmplementeerd in de EDI software: dit impliceert een handmatige registratie van de gegevens die het EDI bericht dient te bevatten.
  • Data export vanaf het ERP: dit is de meest gebruikte methode en veronderstelt het prepareren van het ERP zodanig dat het bestanden van het type csv, txt etc, kan aanmaken, met daarin de gegevens die worden verstuurd naar de EDI software ter transformering en verzending.
TRANSFORMATIE VAN DE GEGEVENS NAAR DE EDI STANDAARD

Staan de gegevens van het bericht eenmaal in de EDI software van de afzender, dan gaat deze over tot het transformeren naar de met de ontvanger afgesproken EDI standaard. Deze transformatie omvat de implementatie van validatiesystemen om te verifiëren dat alle voor de constructie van het bericht benodigde informatie aanwezig is, en aanvullende processen zoals de digitale ondertekening voor de aanmaak van berichten waarvoor deze vereist is, zoals de elektronische facturen in sommige landen.

 VERSTUREN VAN HET EDI BERICHT

 Het aangepaste EDI bericht wordt bezorgd bij de ontvanger middels het afgesproken communicatiesysteem. De EDI software zal de ontvanger herkennen en het versturen automatiseren met gebruikmaking van point-to-point systemen zoals AS2, OFTP2, ftps, W.Services HTTPS of via private services zoals VAN of Private Added Networks.

 ONTVANGST VAN DE

Is het bericht eenmaal ontvangen door de EDI software van de ontvanger, dan keert het proces om. Op deze manier gaat de EDI oplossing van de ontvanger over tot validatie van het bericht en transformatie ervan naar een datastructuur die het ERP kan verwerken, zodat het geïntegreerd kan worden in het interne informatiesysteem.

Voordelen

  • Eliminatie van papier.
  • Betere afhandeling van de informatie.
  • Reductie van kosten voor afhandeling en opslag.
  • Afname van fouten.
  • Betere service aan de klant.
  • Kortere factureringscyclus.

UNILEVER

UNILEVER

Integrates and centralises B2B communications across Central America through a single EDI technology platform.