buscar

Global einvoicing
Internationaal Platform voor elektronische facturering

Global e-Invoicing

Veel gestelde vragen

Wat is de B2B elektronische factuur?

In de EDI sector wordt gesproken over de B2B elektronische factuur als men het heeft over de transacties die langs elektronische weg plaatsvinden in een normale commerciële relatie tussen partners. Dat wil zeggen, de factuur die in de private sector wordt uitgewisseld tussen een klant en de aanbieder van goederen of diensten. Dit type elektronische factuur kent altijd een wettelijk kader waaraan voldaan dient te worden om commerciële activiteiten te kunnen ontwikkelen die gebruik maken van de elektronische factuur. Het is echter afhankelijk van de regio of het land of die wetgeving een verplichtend karakter heeft, zoals het geval is in Latijns-Amerika, dan wel dient als basis voor bedrijven om dit document te kunnen integreren in hun gebruikelijke workflow, zoals dat in Europa geldt.

Wat is de B2G elektronische factuur?

De B2G -Business to Government- factuur heeft één of meerdere publieke administraties als belangrijkste ontvanger van de transactie. In deze stroom van fiscale informatie-uitwisseling bestaat de verzende partij uit de leveranciers van goederen en diensten van de administratie. Normaal gesproken bestaat er, naast regelgeving die de technische en wettelijke aspecten reguleert van de emissie en ontvangst van de elektronische facturen, ook een eis vanuit de overheid aan zowel de leveranciers als de administraties om deze elektronische systemen te gebruiken. Dit laatste concept onderscheidt, in elk geval in Europa, de B2B elektronische factuur van de B2G versie.

Ik heb al een EDI oplossing. Kan ik facturen versturen?

Ja, omdat de technologie voor elektronische uitwisseling van gegevens de basis vormt die de systemen voor elektronische facturering gebruiken om deelnemers aan te sluiten. In feite is het bericht van de factuur, in de stroom van gegevensuitwisseling tussen de partners, een van de meest wijd verbreide handelingen, naast de inkoopopdracht of het verzendbericht. In die zin geldt dat, als je al beschikt over een EDI oplossing voor de uitwisseling van deze of andere commerciële of logistieke berichten met je handelspartners, je in staat bent om de transacties te integreren in je communicatiestroom. Je moet echter wel rekening houden met specifieke andere aspecten die van invloed zijn op deze elektronische documenten, afhankelijk van de geldende wetgeving, zoals processen voor encryptie van gegevens (elektronische handtekening) of de verplichting tot elektronische aangifte bij de betreffende belastingdienst.

Als je wilt weten welk type elektronische factuur je moet versturen naar je publieke of private partner, stellen we je voor om contact op te nemen met onze commerciële adviesdienst.

Wat is het verschil tussen de elektronische factuur en andere EDI berichten?

Het betreft hier een document met gestructureerde gegevens (EDIFACT, XML, X 12...etc.), dat verstuurd wordt in elektronisch format met vergelijkbare technische karakteristieken als die van een bestelling, verzendbericht of ontvangstbevestiging en dat beheerd wordt met behulp van technologie voor de elektronische uitwisseling van gegevens. Het belangrijkste verschil is gelegen in het feit dat het hier om een wettelijk document gaat met fiscale implicaties, wat het noodzakelijk maakt om bepaalde normen en voorzorgsmaatregelen in acht te nemen qua integriteit en authenticiteit van het document. Deze speciale beveiligingsmaatregelen kenmerken zich door de toepassing van processen voor gegevensencryptie. Op dit punt treden de mechanismen voor elektronische identificatie in werking, die bedrijven in staat stellen om activiteiten te ontplooien waarbij de elektronische handtekening in de plaats komt van de handmatige, maar met dezelfde juridische garanties.

Een recente ontwikkeling is dat de specifieke regelgeving van elk land op fiscaal en belastinggebied van invloed is op het type elektronisch schema dat gebruikt wordt (XML, EDIFACT...etc.), op de verplichte gestelde velden en op de toe te passen encryptiemethoden.

Als je wilt weten welk type elektronische factuur je moet versturen naar je publieke of private partner, stellen we je voor om contact op te nemen met onze commerciële adviesdienst.

Ik ben leverancier van de publieke administratie. Ben ik verplicht om elektronische facturen te versturen?

Er bestaat momenteel een tendens vanuit de Europese regeringen om wetten uit te vaardigen ten faveure van de implementatie van systemen voor elektronische facturering in de commerciële relaties tussen leveranciers en administraties. Landen als Spanje, Italië, Frankrijk en Portugal beschikken als over specifieke regelgeving op dit gebied. Er zijn echter wereldwijd nog veel meer landen die bezig zijn met de ontwikkeling van modellen voor verplichte elektronische facturering in de relatie tussen administraties en hun leveranciers, en die uiteenlopende technische en wettelijke eisen opstellen die van invloed zijn op de formats, bezorgprocedures, beantwoording en elektronische ondertekening van documenten.

Wat heb ik nodig om elektronische facturen te versturen naar de publieke administratie?

Op de eerste plaats is het noodzakelijk om de regels voor elektronische facturering te volgen, die zijn opgesteld door de Belastingautoriteit van het land waar je elektronische facturen wilt gebruiken. Hoewel bepaalde regio's zoals Europa, aan de hand van Richtlijnen zoals de 2014/55/UE die gelden voor alle lidstaten van de EU, streven naar normalisatie en unificatie, blijven er altijd bijzonderheden die ervoor zorgen dat er geen twee identieke modellen voor elektronische facturering bestaan.

Zo stelt ieder land zijn eigen eisen op voor wat betreft de communicatie en de kanalen om deze documenten te bezorgen. Deze kanalen zijn er in bijna alle gevallen in twee typen:

  • Webportals: Dit betreft oplossingen die door de publieke administratie zelf zijn ontwikkeld en die het mogelijk maken om de gegevens van de facturen handmatig te uploaden via een webportal.
  • Webservices: Dit is bedoeld voor de automatische bezorging van grote volumes documenten, en vereist meestal de voorafgaande installatie van een integratiemodule die het mogelijk maakt om gegevens te onttrekken aan het beheersysteem en deze te transformeren naar de standaard van de factuur die de administratie vereist.

Hoe ziet de elektronische factuur in Latijns-Amerika eruit?

Latijns-Amerika is met afstand de regio waar het gebruik van de elektronische factuur het sterkst is gegroeid. In dit deel van de wereld bestaan verschillende modellen, die doorgaans dit factureringssysteem verplicht stellen, zowel voor B2B als B2G relaties.

Achter deze verplichting gaan de vergaande mogelijkheden schuil tot controle op de fiscale fraude die de belastingautoriteiten hebben geconstateerd; namelijk doordat deze systemen de voorafgaande aangifte vereisen van de bedragen van de documenten bij de autoriteiten, en/of het verkrijgen van elektronische fiscale controlecodes als voorafgaande stap aan de verzending van het document aan de ontvanger. Dit soort controles en elektronische stempels geven fiscale geldigheid aan het document, dat door de ontvanger wordt geweigerd als het niet hiervan voorzien is.

Ben ik verplicht om een provider in te huren om elektronische facturen te kunnen gebruiken?

In de meeste gevallen is het antwoord Nee. Net als bij andere EDI transacties, kun je ervoor kiezen om zelf het systeem voor elektronische facturering te ontwikkelen, zolang dit maar voldoet aan de wettelijke en technische vereisten van het land waar je de facturen wilt gebruiken. Maar met name wanneer je bedrijf een middelgroot tot groot volume aan elektronische facturen verstuurt, is het sterk aan te bevelen om de gespecialiseerde services in te huren van een provider van EDI en elektronische factureringsdiensten. Een gespecialiseerde einvoicing oplossing zorgt voor automatisering en beveiliging van de bezorging van de factuur, wat tenslotte een essentieel document is voor je bedrijf.

Wanneer is het verplicht om een provider van elektronische factureringsdiensten in te huren?

In sommige modellen voor elektronische facturering, met name degene die worden gebruikt in Latijns-Amerika, speelt de gecertificeerde provider van elektronische factureringsdiensten een belangrijke rol in het proces van validatie en aangifte van fiscale documenten bij de betreffende belastingautoriteiten. Het betreft hier providers van factureringsdiensten, die verschillende officiële audits hebben ondergaan om de betrouwbaarheid van hun technologische platform te bepalen en te certificeren, en natuurlijk om te controleren dat ze voldoen aan de wettelijke eisen. In dit schema voor elektronische facturering zijn het de gecertificeerde providers die de elektronische facturen ontvangen, de correcte syntactische constructie valideren en een elektronisch zegel toevoegen dat de geldigheid van de factuur certificeert. Het proces wordt gecompleteerd door de aangifte van het document bij de fiscale - of belastingautoriteit.

Mijn bedrijf heeft filialen in diverse landen. Kan ik vanuit een centrale ERP facturen versturen die voldoen aan de vereisten van ieder land?

Ja. de technologie voor data-integratie die gespecialiseerde providers zoals EDICOM gebruiken, staat de automatisering toe van de elektronische factuur conform de vereisten van ieder land van waaruit je ze wilt versturen, door middel van één enkele data-interface.

Een oplossing voor Global e-invoicing ontwikkelt één enkele datamatrix die alle informatie bevat die nodig is voor de constructie van de verschillende facturen. Het is een volledig schaalbaar systeem, dat gemakkelijk uitgebreid kan worden naarmate het bedrijf internationaal groeit. De centralisatie van de workflow wordt gecompleteerd door de integratie van de oplossing met de centrale ERP van het bedrijf, dat de bron is van alle factureringsgegevens die nodig zijn voor de constructie van het matrixbestand.

Aan de hand van geavanceerde systemen voor datatransformatie, ondertekening en online aangifte bij de bevoegde belastingautoriteiten, is het mogelijk om grote volumes aan elektronische facturen af te handelen, zowel qua verzending als ontvangst, die correct zijn geïntegreerd met je interne beheersysteem. Deze systemen automatiseren het gehele proces van generatie, verzending en integratie in de crediteurensystemen in geval van ontvangen facturen.

Kan ik vanuit één systeem facturen beheren voor zowel private partners als publieke administraties?

Natuurlijk. Met dezelfde technologie voor data-integratie die het mogelijk maakt om een wereldwijde oplossing voor elektronische facturen te gebruiken, kun je ook de reikwijdte van het platform uitbreiden tot elke mogelijke partner (zowel publiek als privaat).

Het volstaat om de ontvanger van de factuur afdoende te identificeren in de datastructuur die het ERP genereert; vervolgens zorgt het elektronische factureringsplatform ervoor dat de ontvanger herkend wordt en dat de noodzakelijke transformaties plaatsvinden conform de vastgestelde regels. Dus als de ontvanger een publieke administratie in een bepaald land is, past het platform de gegevens aan aan de standaard die deze administratie heeft vastgesteld, en zorgt het bovendien voor automatische verzending via het door de ontvanger bepaalde kanaal.

Op dezelfde manier herkent het platform de ontvanger als het een privaat bedrijf is en voert het de transformaties en controles uit die vereist zijn, enerzijds door de wetgeving in het betreffende land en anderszijds door de commerciële afspraken tussen verzender en ontvanger.

White Paper: e-Invoicing situation in Latin America

Global e-Invoicing edicom video

Voordelen

  • Grotere efficiency in administratieve processen.
  • Kostenreductie.
  • Eliminatie van menselijke fouten.
  • Kortere tijden voor bezorging en inning van facturen.
  • Grotere veiligheid van commerciële transacties.
  • Automatisering van de processen van ontvangst en integratie van facturen.
  • Eliminatie van papier in het dagelijks administratief beheer.
  • Soepele, veilige en legale opslag van de facturen.