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EDI Academy - O Portal de Fornecedores: como integrar a recepção das suas notas fiscais eletrônicas

04/07/2017

Edi Academy

As grandes empresas que trabalham com EDI (Electronic Data Interchange) de forma integrada com seu sistema de gestão, conhecem bem as vantagens que proporciona este processo de intercâmbio eletrônicos de dados e o impacto que tem sobre os custos, redução de tempo e segurança na transmissão da informação.

Tendo uma parte dos fornecedores integrados em um sistema automatizado e uma parte não integrada, erros e confusões na recepção de documentos e no tratamento da informação podem ocorrer, visto que as empresas que possuem diferentes sistemas de recepção de notas, gestionam a informação através de diversos canais. Isto torna-se um desafio para as empresas que desejam incorporar sua comunidade de parceiros ao seu sistema EDI.

É por isso que existe uma intenção clara e uma necessidade de querer fazer EDI com o maior número possível de parceiros. A partir daí surge o Portal de Fornecedores da EDICOM.

Como integrar as notas fiscais de seus fornecedores?

Em alguns cenários, como o de pequenas e médias empresas, documentos comerciais eletronicamente não são intercambiados devido ao baixo volume de documentos ou recursos que se dispõe. Uma possível solução para enfrentar este problema é a implantação de um Web Portal. A solução está direcionada para aqueles fornecedores com um número médio ou baixo de emissão nota fiscal eletrônica que permite introduzir os dados requeridos através de um formulário web no próprio portal.

A EDICOM coloca à disposição das grandes empresas a possibilidade de habilitar um sistema online para publicar suas ordens de compras para que seus parceiros comerciais possam gerar e enviar os documentos comerciais como: avisos de expedição e notas fiscais de forma a serem integrados no ERP no processo de recepção. O portal permite implementar um fluxo bidirecional, sendo possível o envio prévio de ordens de compra através da solução a seus fornecedores automaticamente através do ERP. Deste modo, as ordens de compra atuam como documentos base permitindo ao fornecedor reutilizar a informação originária do pedido para emitir a nota fiscal.

Para colocá-lo em prática, uma grande empresa disponibilizará a seus parceiros um portal inteiramente gratuito. O portal é acessível pela web, mediante usuário e senha. Na plataforma configuram-se os documentos a serem intercambiados entre os atores principais, mediante mecanismos de validação que garantem que a informação registrada é a requerida pelo destino. O fornecedor recebe um pedido e se conecta ao portal. Mediante modelos pré-configurados, completa-se o formulário com os dados do documento e enviar. O documento é processado e enviado via EDI em um formato padrão para integrá-lo com o ERP do destinatário.

Que benefícios são proporcionados aos fornecedores?

Esta solução não só apresenta vantagens para o grande distribuidor com a automatização do processo, a integração com o ERP, a traçabilidade dos documentos e o controle sobre as transações.

O fornecedor que recebe o acesso a este portal poderá também organizar de uma forma mais eficiente seu ciclo de notas fiscais e cobranças. Por um lado, facilitará o processamento ágil dos documentos e um envio imediato das notas fiscais através do intercâmbio eletrônico de dados. Isto faz com que a fatura chegue ao cliente de forma rápida encurtando os ciclos de cobrança. Além disso, por tratar-se de um sistema digital, diminuem-se os erros que podem aparecer através de registros incorretos de dados ou erros na interpretação de alguns documentos.

Automatize o intercâmbio de documentos comerciais com todos os seus fornecedores através do Portal de Fornecedores da EDICOM.

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