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Como reduzir o volume de papel no escritório?

26/08/2014

Há cerca de 30 anos, mais precisamente em 1978, o informático Frederick Wilfrid Lancaster publicava a obra Toward Paperless Information Systems. Nota-se que desde aquela época, o autor prognosticava uma sociedade cada vez mais livre de papel, devido às mudanças tecnológicas constantes que estavam sendo produzidas. A verdade é que, nos dias atuais, dispomos de um grande número de ferramentas que nos permitem reduzir drasticamente o uso do papel, tanto em casa como no escritório.

A era digital nos brinda inumeráveis oportunidades benéficas, principalmente no âmbito profissional. Menos papel significa menos gastos, não somente pela economia em insumos, mas também pela redução de custos em armazenamento, impressão ou envio. Além disso, diminuição de papel se traduz em um incremento de produtividade, pois os processos digitais tendem a estar vinculados a uma automatização das tarefas. Por fim, a redução de papel, permite uma importante redução de nossa desenfreada utilização de recursos ambientais.

Não obstante, apesar dos grandes progressos e das vantagens intrínsecas da digitalização, o número de empresas que seguem colapsadas pela utilização do papel ainda é alto. Visando romper este paradigma, a seguir, propomos algumas tecnologias que auxiliam na redução do volume de papel nas empresas, criando assim, processos mais operativos e otimizados:

  • Cloud computing. Provavelmente, as operações em modalidade Cloud, são um dos mais altos avances que fora desenvolvido no âmbito tecnológico. Através dela, as grandes companhias podem gerenciar e armazenar seus arquivos on-line, sem a necessidade de imprimí-los e armazená-los fisicamente. Porém, fora do ambiente empresarial, a tecnologia do cloud computing poder ser também de grande utilidade. Através de ferramentas simples como Google Drive temos a oportunidade de guardar nossos documentos e disponibilizá-los em qualquer lugar.
  • EDI. O intercâmbio eletrônico de dados é um sistema de envio e recebimento de documentos padronizados entre empresas. Pedidos, Avisos de Expedição, Inventários, Faturas, etc. são compartidos de forma segura entre diferentes agentes sem necessidade se recorrer a impressão e envio tradicional. Adicionalmente, graças ao uso de uma linguagem padrão, a informação integra-se automaticamente nos sistemas de gestão interno habitualmente conhecidos como ERP.
  • Fatura Eletrônica. É uma das iniciativas que mais está crescendo nos últimos anos. Países de todo o mundo, formalizaram medidas que visão fomentar seu devido uso por diversos fatores, dentre eles pela economia de escala que a permeia. Vale ressaltar que a implantação deste sistema nas empresas, permite abertura do cenário internacional a corporação.
  • Scanner. A digitalização de documentos através do scanner não é algo recente, porém pode ser muito útil para evitar fotocopias desnecessárias dos documentos em papel. Por exemplo, si compartilharmos um arquivo com alguém, digitalizado e enviá-lo por correio eletrônico é quase sempre a melhor opção. Por isso, nunca devemos esquecer a regra de ouro: Refletir um momento antes de apertar o botão de imprimir.

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