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EDI Academy - Como funciona a tecnologia EDI?

01/09/2016

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Nesta nova entrega da série EDI Academy, vamos conhecer um pouco mais sobre o funcionamento desta tecnologia para a transmissão de dados eletrônicos. Em outras palavras, desde a criação da mensagem EDI até que esta chegue a seu destinatário. Ainda que possa parecer um processo complexo, o certo é que se produz praticamente em tempo real, sendo possível distinguir, três passos principais.

Extração de dados

A priori, o emissor deve construir o documento  que deseja enviar, já seja uma fatura, uma ordem de compra, um aviso de expedição, etc. Geralmente, os dados necessários para a construção dos documentos residem no sistema de informação interno do Emissor. Portanto, em seus sistemas, e a partir de uma proposta determinada definida previamente entre o emissor e o provedor EDI onde se preparam os ingredientes que posteriormente, serão cozinhados na plataforma EDI.

Uma vez que está pronta a informação que se deve enviar, o ERP, ou Sistema de Gestão interno comunica-se automaticamente com o software EDI e transferem os dados no formato e na estrutura acordada, normalmente, um simples arquivo TXT, que qualquer ERP tem plenas capacidades para sua geração.

Criação da mensagem Padrão

O seguinte passo consiste em transformar este documento ao padrão que o destinatário espera receber. Como explicamos em edições anteriores do EDI Academy, a multiplicidade de formatos e sistemas de comunicações pode complicar a comunicação entre dois partners. Por outro lado, a solução EDI da EDICOM é capaz de realizar este processo de forma automática e, sobretudo transparente. O seguinte diagrama exemplifica muito bem o processo ao que nos referimos.

O software identifica o tipo de transação que será implementado e o destinatário. Se ativa então o módulo de mapping que se encarrega de traduzir os dados ao padrão oportuno sendo intercambiados através do sistema de comunicações organizado (WebService, AS2, OFTP2 etc). Esta tarefa se produz em questão de segundos, sem que seja necessária a intervenção humana.

Posteriormente, o documento tende a permanecer armazenado na nuvem de forma segura para que o usuário possa consultá-lo quando seja necessário com uma simples busca de arquivos. Este é o procedimento mais recomendável, sobretudo se trata-se de documentos específicos como as faturas eletrônicas onde existe obrigação legal de armazenamento do documento eletrônico original em condições reguladas durante um período de tempo mínimo. A recomendação, ainda que não haja obrigatoriedade, se estenda também para o resto de documentos (ordens de compra, Avisos de Expedição... etc) ainda que as condições de armazenamento e o período de tempo dependa das condições do serviço e do que seja acordado com o provedor EDI.

Integração do Documento

Ao outro lado do fluxo de comunicação EDI encontramos ao partner ou receptor. Quando a mensagem chega ao receptor, seu software EDI deve identificar automaticamente ao emissor e o tipo de transação. Dando continuidade, transforma-se esse documento a estrutura de dados própria de seu ERP (SAP, MICROSOFT DYNAMICS, SAGE, etc). Como ambas as soluções estão integradas, o usuário pode consultar o estado de seu documento diretamente desde seu sistema de gestão interno.

 Quer saber mais sobre esta tecnologia? Consulte todos as edições da série EDI Academy.

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