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EDI Academy – Como enviar documentos eletrônicos a partners sem solução EDI?

18/05/2017

EDI Academy BusinessMail

Em anteriores números de EDI Academy, falamos sobre as vantagens que o  Intercâmbio Eletrônico de Dados traz em uma relação comercial entre diferentes partners. Mas o que ocorre quando o destinatário não conta com uma plataforma EDI? Utiliza-se os métodos de envios tradicionais? Felizmente, esse problema tão habitual tem solução, e se chama Business@Mail.

O Que é Business@Mail?

Business@Mail é um serviço desenhado pela EDICOM que permite enviar faturas eletrônicas ou outros documentos, estruturados ou não, aos partners que não dispõem de uma solução tecnológica de recepção de arquivos.

O funcionamento é muito simples. Para começar, o emissor realiza as transações eletrônicas que sejam necessárias desde sua solução EDI B2B, tal como já o faz de forma habitual. Automaticamente, a plataforma detecta que o receptor desses dados não conta com uma plataforma EDI e os publica de forma segura no portal Business@Mail.

Em seguida, o destinatário recebe uma notificação informando que tipo de documentos tem sem consultar. A partir desse momento, apenas necessita conectar ao portal web com um usuário e senha estabelecidos previamente.

Para ter maior controle sobre a entrega, o emissor recebe periodicamente o status em que se encontram os documentos enviados a seu partner. São quatro status possíveis:

  • Confirmação da publicação dos dados
  • Notificação realizada ao receptor
  • Documentos tratados/consultados pelo destinatário
  • Documentos não tratados pelo destinatário

Quais são as vantagens do Business@Mail?

A maior vantagem do Bussines@Mail é que permite às empresas uma comunicação 100% eletrônica, independentemente do nível tecnológico de seus partners. Isso evita a heterogeneidade de documentos digitais e em papel, que supõe uma complicada gestão e dificulta o correto armazenamento da informação.

 Além disso, o Business@Mail também implica em todas as seguintes vantagens:

  • Imediato e seguro: Os documentos se publicam no portal web de forma instantânea e mantendo todas as garantias de segurança de qualquer relação EDI, algo que se perderia com o contato por e-mail ou de forma fí
  • Rastreabilidade: O emissor controla todos os momentos os status em que se encontra a informação enviada ao seu partner.
  • Armazenamento eletrônico: Os arquivos ficam guardados na solução durante o tempo que determina a lei e são controlados com uma assinatura eletrônica avanç No caso das notas fiscais, por exemplo, isso evita a impressão e o armazenamento físico, já que permanecem disponíveis para consulta em qualquer momento com a mesma validez legal que teria o documento em papel.
  • Publicação de todos tipo de documentos: Business@Mail está preparado para enviar documentos em quatro formatos: Estandardizado com assinatura digital, estruturados sem assinatura digital, gráficos (pdf, jpg, etc.) e mistos (estandardizados com pdf assinado digitalmente).
  • Gratuito para o receptor: Esse serviço não tem custo para os destinatários, o que resulta especialmente importante para os partners menores e com escassos recursos, que não podem ainda começar a trabalhar com uma solução EDI

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