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Fatura Eletrônica
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Perguntas Frequentes

O que é a fatura eletrônica B2B?

No setor EDI, são relacionadas as faturas eletrônicas B2B, quando se referem às transações que são feitas por meios eletrônicos em uma relação comercial habitual entre sócios ou partners. Ou seja, é a fatura trocada no setor privado, entre um cliente e um prestador de um bem ou serviço. Este tipo de fatura eletrônica, sempre tem uma base legal que deve ser cumprida para poder realizar operações comerciais que incluam o faturamento eletrônico. No entanto, dependendo da região ou país do mundo, esta legislação pode ser tornar efetiva de forma obrigatória, como é o caso da região da América Latina, ou fornecer uma base para que as empresas possam integrar este documento dentro de seu fluxo de trabalho habitual, como é o caso da Europa.

O que é a fatura eletrônica B2G?

A fatura B2G – Business to Government- é a que tem como receptor principal da transação uma ou várias Administrações Públicas. Neste fluxo de troca de informação fiscal, a parte emissora são os fornecedores de bens e serviços da Administração. Habitualmente, além de existir uma norma que regula as características técnicas e legais nas quais deve ser realizados esta emissão e recebimento das faturas eletrônicas, também existe uma obrigação governamental tanto para os fornecedores quanto para as administrações, de adotarem estes sistemas eletrônicos. Este último conceito pressupõe, pelo menos na Europa, um ponto diferencial entre a fatura eletrônica B2B e B2G.

Já possuo uma solução EDI. Posso enviar faturas?

Sim, devido ao fato da tecnologia para a troca eletrônica de dados ser a base utilizada pelos sistemas de faturamento eletrônico para se conectarem aos interlocutores. De fato, a mensagem da fatura, em um fluxo de troca de dados entre os partners, é uma das operações mais estendidas junto da ordem de compra ou do aviso de emissão. Neste sentido, se você já conta com uma solução EDI para trocar estas ou outras mensagens comerciais ou logísticas com seus sócios comerciais, encontra-se à disposição de poder integrar esta transação em seu fluxo de comunicações. No entanto, deverá levar em consideração outras disposições que de forma particular podem afetar estes documentos eletrônicos, dependendo da legislação, como são os processos de encriptação de dados (assinatura eletrônica), ou a obrigação da declaração telemática para a Administração Tributária pertinente.

Se você desejar conhecer que tipo de fatura eletrônica deve emitir para seu partner público ou privado, sugerimos que entre em contato com nosso serviço de consultoria comercial.

O que diferencia a fatura eletrônica de outro tipo de mensagens EDI?

Trata-se de um documento de dados estruturado (EDIFACT, XML, X12…etc) emitido em formato eletrônico com similares características técnicas, as quais podem ser um pedido, aviso de emissão de mercadoria, ou confirmação de recebimento geridos por meio da tecnologia para a troca eletrônica de dados. A diferença principal vem determinada pelo fato de que se trata de um documento legal com implicações de caráter fiscal e tributário, que faz com que devam ser necessariamente respeitadas certas particularidades e precauções voltadas a garantir a integridade e autenticidade do documento. Estas medidas especiais de segurança vem determinadas pela implementação de processos de codificação de dados. Neste ponto é onde entram os mecanismos de identificação eletrônica segura que permitem às empresas realizarem atividades em que a assinatura eletrônica substitui a manuscrita com as mesmas garantias legais.

Novamente, a regulamentação específica em matéria de fiscalização e tributação de cada país, afetará com relação ao tipo de esquema eletrônico empregado (XML, EDIFACT…etc) e aos campos nomeados como obrigatórios, assim como às medidas de codificação a serem aplicadas.

Se você desejar conhecer que tipo de fatura eletrônica deve emitir para seu partner público ou privado, sugerimos que entre em contato com nosso serviço de consultoria comercial.

Sou fornecedor da Administração Pública. Sou obrigado a enviar faturas eletrônicas?

Atualmente, existe uma tendência dos governos europeus de legislar em favor da implementação de sistemas de faturamento eletrônico nas relações comerciais entre os fornecedores e as administrações públicas. Países como a Espanha, Itália, França, Portugal, já contam com normas específicas a esse respeito. No entanto, é muito maior o número de países a nível mundial que estão em processo de desenvolvimento de modelos de fatura eletrônica obrigatória nas relações das administrações com seus fornecedores, estabelecendo diferentes requerimentos de tipo técnico e legal que afeta formatos, procedimentos de entrega, gestão de respostas, e assinatura eletrônica dos documentos.

O que preciso para enviar faturas eletrônicas para a Administração Pública?

Em primeiro lugar, é necessário seguir a norma que em matéria de faturamento eletrônico foi especificada pela Administração Tributária do país onde temos que emitir faturas eletrônicas. Ainda que determinadas regiões como a Europa através de Diretrizes como a 2014/55/UE que afetam a todos os estados membros, busquem um efeito normalizador e unificador, sempre existem particulares que fazem com que não haja dois modelos de faturamento eletrônico idênticos. Assim, cada país estabelece seus próprios requisitos no que se refere às comunicações e aos canais para fazer chegar estes documentos. Estes canais geralmente costumam ser, em quase todos os casos, de dois tipos:

Portais: Trata-se de soluções desenvolvidas pela própria administração pública que possibilitam o carregamento dos dados das faturas manualmente através de um portal na internet.

Web. Services: Está pensado para a entrega desassistida de grandes volumes de documentos de forma automática, e costuma requerer a implantação prévia de um módulo de integração que permita a extração dos dados do sistema de gestão e sua transformação para o padrão da fatura requerida por cada administração.

Como é a fatura eletrônica na América Latina?

A América Latina é de longe a região do mundo que mais cresceu no uso da fatura eletrônica. Nesta parte do mundo, existem diferentes modelos que costumam tornar obrigatório o uso deste sistema de fatura tanto para as relações B2B quanto para B2G. Por trás desta obrigatoriedade se escondem as grandes possibilidades para controlar a fraude fiscal que as administrações tributárias encontraram, graças a sistemas que exigem a declaração dos valores dos documentos frente às autoridades prévias, e/ou a obtenção de códigos de controle fiscal eletrônico, como passo prévio para o envio do documento para o seu destinatário. Este tipo de controles e selos eletrônicos serão os que darão valor fiscal ao documento, sendo recusados pelo destinatário quando o documento não contar com isso.

Tenho que contratar necessariamente os serviços de um fornecedor para fazer fatura eletrônica?

Na maioria dos casos, a resposta é Não. Assim como acontece com outras transações EDI, você pode escolher desenvolver internamente o sistema de faturamento eletrônico, sempre que cumprir com os requisitos legais e técnicos do país onde estão sendo emitidas as faturas.
No entanto, sobretudo se sua empresa emitir um volume médio ou alto de faturas eletrônicas, é altamente recomendável contratar os serviços especializados de um fornecedor de serviços EDI e Fatura Eletrônica. Uma solução de einvoicing especializada, oferece automatização e segurança de entrega de um documento crítico na operação das empresas como é a fatura.

Em quais casos preciso obrigatoriamente contar com os serviços de um fornecedor de serviços de faturamento eletrônico?

Em alguns modelos de fatura eletrônica, sobretudo os impulsionados da América Latina, a figura do fornecedor certificado de serviços de fatura eletrônica é um ator importante no processo de validação e declaração dos documento fiscais frente às Autoridades Tributárias pertinentes. Tratam-se de fornecedores de serviços de faturamento que foram submetidos a diferentes auditorias oficiais para avaliar e certificar a solvência de sua plataforma tecnológica, e que cumprem, claro, com a normativa legal. Neste esquema de faturamento eletrônico, as figuras dos fornecedores certificados, se ocupam de receber as faturas eletrônicas, validar sua adequada construção sintática e oferecer um selo eletrônico que certifica a validade da mesma. O processo é concluído com a declaração do documento frente à Autoridade Fiscal ou Tributária.

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