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EDI Academy - El Portal de Proveedores: cómo integrar la recepción de todas tus facturas electrónicas

04/07/2017

Edi Academy

Las grandes empresas que ya trabajan con EDI (Electronic Data Interchange) integrado en sus sistemas de gestión conocen bien las ventajas que proporciona este proceso de intercambio de datos electrónico y el impacto que tiene sobre los costos, la reducción de tiempos y la seguridad en el manejo de la información.

En la pasada entrega de EDI Academy hablábamos sobre cómo enviar documentos electrónicos a partners sin solución EDI mediante Business@Mail. En esta ocasión, trataremos el otro camino, es decir, cómo integrar la recepción de todas las facturas electrónicas de los partners sin soluciones EDI mediante el Portal de Proveedores.

¿Qué es el Portal de Proveedores?

El hecho de tener a una parte de los proveedores integrados en un sistema automatizado y a una parte no integrada, puede crear desajustes y confusiones en la recepción de documentos y el tratamiento de esta información, puesto que obliga a las empresas a tener diferentes sistemas de recepción de facturas y a gestionar la información desde diversos canales. Esto plantea retos para las empresas que deseen incorporar a su comunidad de socios a su sistema EDI.

Edicom pone a disposición de las grandes compañías la posibilidad de habilitar un entorno online en el que publicar sus órdenes de compra y desde el que sus socios comerciales podrán generar y enviarle documentos comerciales como avisos de expedición y facturas y éstos serán integrados en el ERP de recepción. El portal permite implementar un flujo bidireccional, siendo posible el envío previo de órdenes de compra a través de la solución a sus proveedores automáticamente desde el ERP. De este modo, las órdenes de compra actúan como documento base permitiendo al proveedor reutilizar la información originaria del pedido para emitir la factura final.

¿Cómo integrar las facturas de tus proveedores?

Puede ocurrir que pequeñas y medianas empresas no intercambien sus documentos comerciales electrónicamente por motivos como el volumen de documentos o los recursos de los que dispone la empresa. Una posible solución para afrontar este problema es la implementación de un Web Portal. Está dirigido a aquellos proveedores con un número medio o bajo de emisión de facturas, que les permita poder introducir los datos requeridos a través de un formulario web en nuestro portal. De aquí surge el Portal de Proveedores de EDICOM.

Para ponerlo en práctica, una gran empresa pondría a disposición de sus partners este portal a costo cero. El portal es accesible vía web mediante un usuario y password. En la plataforma, se configuran los documentos a intercambiar entre los actores principales mediante plantillas con mecanismos de validación que garantizan que la información registrada es la requerida por el destino. El proveedor recibe un pedido y se conecta al portal. Mediante plantillas pre-configuradas, completa el formulario con los datos del documento a enviar. El documento se procesa y es enviado vía EDI en formato estructurado para integrarlo con el ERP del destinatario.

¿Qué beneficios proporciona a para los proveedores?

  • Automatización: Emisión y dispersión automática de datos simplificando el envío y entrega de documentos electrónicos.
  • Integración: Los datos intercambiados están integrados con su ERP o sistema de gestión interno.
  • Control: Facilita el monitoreo sobre todas las transacciones y el control de pedidos no gestionados, facturas pendientes, etc.
  • Validación: Únicamente las facturas que tengan los datos mínimos pasarán el proceso de validación y se integrarán en el sistema contable.
  • Disminución de Errores: Desaparecen los errores por grabaciones incorrectas de datos.
  • Trazabilidad: Las facturas recibidas están alineadas con la orden de compra, lo que simplifica los procesos de control y casación por el departamento de cuentas a pagar.

El proveedor al que se da acceso a este portal podrá de esta forma también organizar de una forma más eficiente su ciclo de facturación y cobros. Por un lado, le facilitará el procesamiento ágil de los documentos y un envío inmediato de las facturas a través del intercambio electrónico de datos. Esto se traduce en que la factura llega al cliente de forma rápida y en un acortamiento de los ciclos de cobros. Además, al tratarse de un sistema digital, disminuyen los errores que puedan aparecer por registros incorrecto de datos o errores en la interpretación de algunos documentos.

Automatiza el intercambio de documentos comerciales con todos tus Proveedores mediante el Portal de Proveedores de EDICOM.

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