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Integra el 100% de tus órdenes de compra con la tecnología EDI

01/03/2017

EDI - Orders

El Intercambio Electrónico de Datos (EDI) proporciona los mecanismos necesarios para que las empresas envíen y reciban automáticamente documentos comerciales y tiene multitud de aplicaciones. De forma integrada o vía portal web, la implementación de este sistema contempla múltiples beneficios como la reducción de costos, mejor tratamiento de la información y el acortamiento del ciclo de cobro. Esto genera una mayor agilidad en las comunicaciones y en los propios departamentos implicados en las empresas.

Entre los documentos más utilizados se encuentra la orden de compra, el mensaje ORDERS si se utiliza el estándar EDIFACT. El mensaje de orden de compra aporta información sobre un pedido con los detalles acordados previamente entre el vendedor y el comprador. Incluye datos como el lugar de expedición, los bienes solicitados o el destinatario. Para los proveedores que reciben multitud de pedidos, la interpretación y registro de estos pedidos en sus sistemas, supone un importante volumen de trabajo a realizar por personas de comercial o administración. Pero mediante una solución EDI se pueden suprimir muchas de estas tareas.

¿Cómo se pueden integrar los pedidos en una solución EDI?

Por un lado, en la emisión de órdenes de compra, se registra el pedido en el sistema de gestión interno. Edicom obtiene los datos de este pedido del ERP y los transforma al estándar requerido por el destinatario que recibirá la orden. Se envía el pedido automáticamente al destino a través de canales seguros como la Red de Valor Añadido EDICOMNet.

En la recepción de órdenes de compra, el destino recibe el pedido en forma de mensaje estructurado y éste se transforma automáticamente en una estructura de datos que el ERP es capaz de importar. Estos datos se integran en el sistema de gestión de manera completamente transparente para el usuario.

¿Y sin solución integrada?

En el caso de que el emisor no disponga de solución EDI existe un Portal Web online para producir los documentos electrónicos mediante sencillos formularios con los datos requeridos por el destinatario, que le serán enviados vía EDI e integrados en su ERP. Por lo tanto, la recepción de documentos será totalmente automática para el destino.

En el caso contrario, para la recepción de documentos comerciales por parte de usuarios sin soluciones EDI, EDICOM tiene un servicio denominado Business Mail que se integra con los sistemas de gestión del emisor, permitiendo hacer llegar documentos electrónicos en formato estructurado a aquellos destinatarios sin solución de ecommerce B2B. El receptor, en este caso, accederá a la plataforma al ser avisado de que tiene documentos recibidos y podrá acceder a los mismos en formato legible para él, por ejemplo, PDF.

Ventajas de usar EDI

Aunque el uso del EDI se encuentra ya bastante extendido en muchos sectores y continúa creciendo su implantación en muchos otros, las compañías que lo conocen se aprovechan de los procesos electrónicos de transmisión de datos que les aportan múltiples beneficios.

  • Automatiza las operaciones: reducción de las tareas de gestión como la impresión de los documentos comerciales, el ensobrado, colocación de sellos postales o el registro en el ERP.
  • Reduce los tiempos de respuesta y minimiza los errores: el proceso se realiza en segundos. La automatización permite realizar al instante tareas como el registro en el ERP, la validación o la anulación de los importes adeudados. El uso de estándares conocidos por emisor y receptor garantiza una correcta interpretación de la información, independiente de las nacionalidades o sectores de actividad
  • Disminuye los costos: Con la implantación de una solución electrónica los costos por tratamiento de documentos comerciales se minimizan al menos un 35%, pero la cifra es mucho más sorprendente en el caso de las facturas electrónicas, donde el ahorro puede llegar hasta el 90%.
  • Integra a todos los interlocutores y partners comerciales: La capacidad de adaptación del EDI facilita el flujo de comunicaciones y, en general, mejora las relaciones comerciales con cualquier partner o interlocutor.
  • Proporciona información sobre el estado de los procesos: El EDI garantiza trazabilidad, integrando transacciones como confirmación de recepción de pedidos, de facturas, modificaciones sobre órdenes de compra, estado de pagos pendientes, etc.
  • Mejora el servicio al cliente final: La implantación del EDI se traduce en la aplicación de flujos de trabajo y tiempos de respuesta óptimos. Y esto es algo que beneficia, sobre todo, a los clientes, ya que los planes de producción y entrega son mucho más precisos.

Edicom, como empresa de servicios tecnológicos para la integración de datos empresariales, desarrolla software adaptado a las necesidades de sus usuarios para conseguir soluciones EDI rentables y eficientes.

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