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¿Qué es el almacenamiento electrónico certificado de larga duración?

08/02/2018

electronic archiving

El espacio físico tal y como lo conocemos ha desaparecido de los ambientes B2B. Esto afecta a la creación y transmisión por medios electrónicos de todos los documentos que intercambian las empresas, así como a la retención de datos en soporte electrónico a lo largo del tiempo. Para responder a esta necesidad del mercado intracomunitario, la Unión Europea ha desarrollado un marco regulatorio que aporta seguridad a las actividades electrónicas que se producen tanto en ambientes públicos como privados. Esos mecanismos de seguridad se recogen en el Reglamento 910/2014 (eIDAS) relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior.

El Reglamento eIDAS supone un avance en los métodos de identificación electrónica y un impulso definitivo para la desmaterialización de las empresas y las administraciones.

La gestión de documentos en papel consume multitud de recursos, tanto económicos como humanos. Sin embargo, para que el salto digital se realice con plenas garantías y validez legal es imprescindible utilizar servicios cualificados de confianza y almacenar los documentos de forma segura durante el tiempo requerido por la propia legislación o por aspectos relacionados con la actividad de las empresas, como los acuerdos alcanzados con clientes, proveedores, empleados, etc.

EDICOM, como Prestador de Servicios de Confianza Cualificado, y gracias a la certificación obtenida del servicio cualificado de Conservación de sellos electrónicos cualificados, está capacitado para preservar los documentos y archivos almacenados.

¿Cómo funciona la plataforma?

EDICOMLta agiliza los procesos de almacenamiento, gestión y búsqueda de documentos mediante sencillas funcionalidades web o permite su automatización a través de la integración de datos entre diferentes aplicativos. Te contamos paso a paso cómo funciona la plataforma de almacenamiento electrónico de datos:

  • Acceso al servicio: EDICOMLta ofrece a los usuarios un entorno web personalizado y diseñado con criterio de usabilidad a la que se accede con altos niveles de seguridad mediante usuario y contraseña.
  • Captura de documentos: Mediante tres modalidades para almacenar los documentos en la plaforma.
  • Resguardo Certificado: Se aplican sobre los archivos y documentos los mecanismos de sello electrónico y el sello de tiempo cualificados que garantizan la integridad de los datos que son resguardados en la plataforma.
  • Generación de los metadatos: La plataforma habilita plantillas web para la creación de estructuras de metadatos estandarizadas.
  • Gestión de los documentos: La plataforma incorpora diferentes herramientas que permiten la jerarquización de los documentos y aportan agilidad a las búsquedas para optimizar los tiempos de trabajo.
  • Obtención de evidencias: Se realiza un rastreo permanente de evidencias sobre las acciones realizadas durante el almacenamiento y el ciclo de vida de los documentos.

Para comprender mejor el funcionamiento de la solución EDICOMLta, la guía incorpora un anexo con tres casos prácticos de conservación electrónica de libros de IVA, documentos del departamento de Recursos Humanos y facturas electrónicas dirigidas a la Administración.

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