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Caso práctico de almacenamiento electrónico: La conservación electrónica de la documentación laboral

11/01/2018

almacenamiento electrónico

Nóminas, retrocesión de impuestos o informes para las autoridades fiscales. Estos son solo tres ejemplos de la documentación que deben gestionar a diario los departamentos de Recursos Humanos de las empresas. La vida laboral de los empleados de una compañía genera un gran volumen de archivos que es necesario conservar adecuadamente durante un largo período de tiempo. El problema es que hoy en día es habitual encontrar una combinación de documentos digitales, archivados sin seguridad en los propios servidores internos de la empresa, y de documentos en papel, que se custodian de forma tradicional por otro lado.

Esta heterogeneidad de formatos (digital y físico) impide que exista una trazabilidad entre los documentos que forman parte del expediente de un mismo empleado. Como consecuencia, la gestión documental del departamento de Recursos Humanos se hace ineficiente, ya que dificulta incluso las tareas más sencillas, como la entrega de las nóminas. Una situación que se agrava todavía más cuanto mayor es la compañía y, por tanto, el volumen de datos.

La solución

Mejorar la productividad de los departamentos de Recursos Humanos y su gestión documental requiere un almacenamiento con garantías legales, que sea eficiente, seguro y que preserve la integridad de los documentos. También es imprescindible mantener la trazabilidad entre los diferentes archivos de un mismo empleado para poder agilizar las gestiones.

EDICOM, como Prestador de Servicios de Confianza Cualificado, es la primera empresa homologada por el Ministerio de Energía, Turismo y Agenda Digital para ofrecer un servicio de almacenamiento electrónico de larga duración para toda la Unión Europea. Gracias a la certificación del servicio cualificado de Conservación de sellos electrónicos cualificados, EDICOM está capacitado para preservar las condiciones legales de documentos y archivos almacenados con garantías de autenticidad e integridad a lo largo del tiempo.

Teniendo en cuenta estas características, EDICOM ha desarrollado la solución de almacenamiento electrónico EDICOMLta. Se trata de una plataforma que permite unificar la gestión documental en electrónico y que agrupa todos los archivos de un mismo empleado en un expediente único y centralizado.

La solución EDICOMLta conserva los documentos electrónicos manteniendo la misma validez legal que sus homólogos en papel. Es decir, que podrían utilizarse ante el requerimiento de autoridades o de terceros en un litigio. Esto es posible porque EDICOM está acreditado como Autoridad de Certificación y porque se implementan procesos de custodia de datos conforme a XADEsLT e ISO 14641.

Además, para aumentar la eficiencia, la plataforma se integra con otras soluciones tecnológicas de Recursos Humanos. Una de ellas es B@M Payrolls, que permite la entrega confidencial de las nóminas a los trabajadores por medios electrónicos.  En este caso, EDICOMLta se encargaría de conservar automáticamente el archivo y su acuse de recibo firmados digitalmente.

¿Cómo funciona EDICOMLta?  

  • La solución se integra con el ERP o sistema de gestión del cliente. De este modo, es posible almacenar grandes lotes de documentos con criterios de eficiencia por ID de trabajador. Además, es posible cargar archivos de forma manual con un sistema drag & drop.
  • A continuación, se aplican la firma electrónica y el sello de tiempo a los archivos almacenados, dos servicios cualificados de confianza reconocidos por la UE. De este modo se garantiza la integridad y la autenticidad.
  • Se crea un sistema de trazabilidad que unifica todos los documentos de un empleado en un mismo expediente electrónico. Para ello, los archivos se clasifican con una estructura de metadatos, pactada con la empresa, que incluye el ID del trabajador.
  • El empleado recibe una notificación para descargar el documento que ha sido almacenado a través de un enlace seguro. Además, cada trabajador dispone de un entorno privado en el que puede acceder a su expediente cuando lo necesite. No obstante, cada acción que se realiza sobre los documentos (visualizar o descargar) se queda registrada como evidencia.

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