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Cómo afrontar la transformación digital del sector retail gracias al EDI

14/05/2018

El sector retail ha sido pionero en la implantación de tecnología de la información para el intercambio electrónico de datos y documentos comerciales. Es decir, es un sector plenamente consciente del valor de la información y del poder que otorga su inmediatez. El EDI (Electronic Data Interchange) permite procesar electrónica y automáticamente la información en cualquier relación comercial de forma instantánea, y es la base para el desarrollo de muchas de las tendencias tecnológicas actuales en el sector retail y de la distribución en general, porque todas ellas precisan datos en tiempo real.

La información es la clave para adoptar un modelo empresarial, optimizar la gestión interna; y mejorar los procesos de venta. Y, concretamente, el uso que se hace de esa información es lo que ha dado lugar al desarrollo de los avances más importantes en tecnología que se están aplicando al sector retail: Internet de las cosas (IoT), Big Data y Análisis de Datos, esenciales en el desarrollo de los negocios y la competitividad de los mismos.

El sector retail ha encontrado en la tecnología y la digitalización un importante aliado para adaptarse a las nuevas tendencias de consumo y cumplir con las expectativas de los clientes. El aumento progresivo del e-Commerce plantea nuevos retos para las empresas, además de nuevas oportunidades para crecer. Hoy en día, el consumidor busca información precisa sobre los productos que le interesan, una experiencia de compra satisfactoria y rapidez en las entregas. Debido a estos cambios en los hábitos de los consumidores, las empresas necesitan llegar al cliente a través de los canales adecuados, gestionar la demanda y cumplir con los tiempos, cada vez más cortos que exigen los clientes, y todo ello minimizando el margen de error y los costes.

Tanto si hablamos de tienda física, tienda online u omnicanalidad, el cliente es el centro del negocio y el objetivo es proporcionarle una experiencia de compra satisfactoria y fidelizarlo con la marca. En la retaguardia, el desarrollo tecnológico es el que permite alcanzar los objetivos que garantizan el éxito, como:

  • Ofrecer información completa y actualizada de los productos
  • Inmediatez en la recepción de los pedidos
  • Trazabilidad de la mercancía
  • Acortar los tiempos de entrega de los productos
  • Gestionar de manera optimizada e instantánea la información relativa a la cadena de abastecimiento
  • Prever y gestionar de forma rápida los stocks
  • Responder con eficacia a los imprevistos

Cuáles son las tendencias del sector retail y qué puede hacer el EDI por ellas

En general, las grandes plataformas de e-Commerce como Amazon, Alibaba o Google son las que promueven y dirigen las innovaciones y evoluciones del sector de la distribución. Al desarrollar sus propios modelos de distribución y de negocio a nivel global, cualquier proveedor que desee trabajar con ellos deberá adaptarse a estas normas relacionadas con la cadena de abastecimiento. El EDI es una de las tecnologías que se convierten en imprescindibles para conectar con los grandes distribuidores y hacer frente a las necesidades del mercado: flexibilidad, seguridad e inmediatez.

La automatización de los procesos de gestión es uno de los resultados directos de la trasformación digital, pero hay otras tendencias que están adquiriendo relevancia en la evolución de las empresas.

--> Internet de las Cosas (IoT). Su uso permite optimizar diferentes ámbitos del negocio pues simplificando al máximo esta tendencia, se trataría de aplicar tecnología para que cualquier objeto pueda conectarse a internet y ofrecer información que transferida a una base de datos y analizada en su contexto tendrá un propósito.

El IoT tiene muchísimas y variadas aplicaciones que en el sector retail pueden servir para hacer más eficiente una tienda física, conocer las costumbres del cliente – cada cuánto compra, a qué horas, cuánto tiempo pasa en la tienda-; optimizar la logística de almacenaje con las etiquetas RFID; mejorar la atención al cliente con los chatbots, que pertenecen al denominado software inteligente, o las plataformas conversacionales; opciones de pago en comercio mediante los beacons…, entre otras.

Para encontrar un ejemplo de hacia dónde puede avanzar la tecnología de grandes distribuidores como los supermercados, una vez más hay que fijarse en uno de los gigantes del e-Commerce. Amazon presenta Amazon Go, -de momento un único establecimiento ubicado en Seattle (Estados Unidos)-. En esta tienda el cliente no espera en la línea de caja, simplemente porque no tiene. Gracias a una serie de sensores y de cámaras, sigue los movimientos de los usuarios y detecta los productos que coge o retorna a los estantes y mete en el carro de la compra. Cuando finaliza, el cliente simplemente se marcha de la tienda.

El sistema cuantifica de manera automática el importe de la compra y lo cobra a través de la cuenta del cliente en Amazon. Los únicos requisitos son tener una cuenta en Amazon y descargarse la App de Amazon Go; mediante el uso del dispositivo móvil se entra en la tienda, después se compra como en cualquier otra superficie, con la excepción de que no hay que pasar por caja a la salida. Amazon explica que la tecnología es la misma que se utiliza para los vehículos sin conductor y la denominan Just Walk Out Technology.

--> Análisis de datos. La información es poder y un recurso fundamental en la toma de decisiones empresariales en cada uno de los aspectos del negocio del retailer: gestión interna, gestión de ventas o servicio de atención al cliente. El análisis de datos ayuda a:

  • Predecir y limitar riesgos y costes de las operaciones
  • Identificar patrones de comportamiento en los consumidores
  • Detectar necesidades de la compañía

En un determinado ámbito de la cadena de suministro el análisis de datos es una fuente de información que se transforma en eficiencia empresarial. Por ejemplo, la herramienta CRP FLOW desarrollada por EDICOM, facilita la gestión del reaprovisionamiento continuo de la cadena de suministro de extremo a extremo. Para ello es necesaria una total sincronización entre demanda y oferta a lo largo de toda la cadena de suministro mediante un intercambio de datos entre las partes implicadas en la prestación del servicio. La información intercambiada es sometida a complejos análisis matemáticos para estimar una demanda ajustada que permita procesar pedidos adaptados a las necesidades reales del cliente.

--> A gran escala, el Big Data es una de las tendencias más importantes de la digitalización empresarial. A través del análisis de los datos que se generan a diario en las operaciones, es posible elaborar informes que apoyen la toma de decisiones, especialmente en lo que se refiere a estrategias de fidelización de clientes y captación de nuevos consumidores. Gracias al Big Data es posible establecer indicadores sobre el comportamiento del cliente, sus intereses sobre productos y servicios, incluso en el momento de estar planteándose la compra.

De los diferentes ámbitos en los que se desarrolla el comercio -tiendas físicas, tiendas online, redes sociales, etc.- se recopila información sobre el comportamiento de los usuarios que, introducida en una base de datos, es analizada mediante distintas herramientas. De dicho análisis se establecen patrones, a partir de los cuales se generan campañas de marketing, se optimizan los recursos y en definitiva se minimizan los riesgos del negocio porque pueden identificarse de antemano.

Existen muchos ejemplos de cómo la información que proporciona el Big Data sirve para crear técnicas de venta en cada uno de los canales que el retailer pone a disposición de los clientes:

  • Diseño de las tiendas físicas y disposición de los productos para favorecer las compras, y el aumento del tique de compra.
  • Previsión de ventas y control de inventario que permita aprovechar los picos de ventas, saber lo que más se demanda para tener en stock.
  • Control de precios basados en la demanda para obtener el máximo provecho.
  • Segmentar a las audiencias para trabajar estrategias más acordes con su edad, gustos, aficiones, nivel adquisitivo, etc.
  • Hacer mejores productos y recomendaciones en función de los gustos y los comportamientos de los clientes.

En definitiva, disponer de un Big Data estratégico supone una gran ventaja competitiva para los minoristas.

Beneficios directos del EDI a los actores del sector de la distribución

En todos los casos, el EDI es un recurso fundamental en la recopilación de datos. La trazabilidad y la garantía de la integridad de los datos que proporciona la tecnología EDI crea una relación directa con el intercambio y el análisis de las informaciones. El EDI se basa en lenguajes estándar que diferentes sistemas pueden leer y entender, estandariza y proporciona la información necesaria para realizar análisis de calidad. Con datos de calidad, las empresas pueden detectar, prever y reaccionar con eficiencia al estado de su negocio o de los cambios de hábitos en los consumidores.

Y aunque estas tres tendencias que hemos descrito más arriba no conectan directamente con el cliente, su utilización sí proporciona a las empresas una mejor gestión de toda la información manejada y, como consecuencia, una mejor experiencia final al consumidor.

Entre las ventajas directas del uso del EDI en este sector, destacan:

  • Recepción de órdenes de compra inmediatas. Los departamentos de compras disponen de importantes herramientas de gestión gracias al EDI. En concreto, las soluciones de Intercambio Electrónico de Datos permiten recibir de forma automática los pedidos de los clientes, transformarlos en una estructura de datos que su ERP puede importar y dejar listo para su gestión. Además, el cliente es informado automáticamente de la recepción del pedido y de su estado de gestión.
  • Emisión de facturas electrónicas. Con las soluciones EDI la generación, envío y recepción de las facturas electrónicas se realizan de forma inmediata y automática. Con este proceso se reducen los plazos de emisión y entrega, se evitan los errores por registro manual, y se simplifica la consulta y recuperación del archivo de facturas. Las ventajas de esta solución son numerosas y pueden resumirse en una: reducción de costes, derivada del aumento de la eficiencia en la gestión, ahorro de papel y de espacio para su almacenamiento. Conoce las soluciones de Factura Electrónica que propone EDICOM.
  • Contar con catálogos actualizados. Los repositorios electrónicos de datos (data pool) son una herramienta en auge por la creciente demanda de información actualizada. Para el sector retail es una solución que les aporta un gran valor añadido. Los suscriptores de los catálogos, en este caso los distribuidores de productos, aprovechan la tecnología de sincronización de datos para acceder a información homogénea y actualizada en tiempo real de los productos de sus proveedores. Proporcionar determinada información al consumidor final es, en muchos casos, un requisito legal, como por ejemplo en sectores como la alimentación o el farmacéutico.

Conoce EDICOMData, el catálogo electrónico de EDICOM.

  • Información actualizada de inventarios, stocks, etc. Mediante el intercambio electrónico de datos a lo largo de toda la cadena de suministro es posible lograr la sincronización entre demanda y oferta y dar una respuesta eficiente al consumidor. La información intercambiada se analiza para estimar una demanda ajustada que permita procesar pedidos adaptados a las necesidades reales del cliente. De esta manera el distribuidor se asegura estar abastecido y no acumular un stock al que difícilmente podrá dar salida con las consecuentes pérdidas.
  • Escalabilidad. El EDI es una tecnología totalmente escalable. En dos sentidos: permite aumentar el número de socios comerciales mediante los cuales se establece una comunicación vía EDI y, por otro lado, aumentar las soluciones de manera que aumenten las prestaciones que se pueden alcanzar con el EDI.
  • Control y trazabilidad de todas las operaciones. También gracias al intercambio de informaciones y mensajes EDI es posible monitorizar la carga y su trazabilidad, de modo que los actores implicados conocen en todo momento la información sobre la mercancía y pueden validarla. Las soluciones EDI permiten intercambiar información a través de diferentes mensajes (ORDERS, INSDES, OSPRTP, RECADV, INVRPT). Cuanto mayor sea el número de operadores de la cadena logística que participen en el intercambio de datos mayor es el control.

Soluciones para proveedores sin tecnología de EDI

Existe una serie de soluciones y servicios para el intercambio electrónico de datos incluso con proveedores que no disponen de tecnología EDI. En estos casos los retailers pueden poner a disposición de sus proveedores un portal web desde el que consultar y descargar los pedidos. Estos portales operan en la práctica como una solución EDI de manera que los documentos registrados en ellos automáticamente quedarían integrados en su ERP. Conoce la solución de EDICOM Partner Web Portal.

El sistema permite al retailer un control total sobre el estado de sus pedidos publicados, y la optimización de su solución EDI, al poder automatizar la generación y envío del 100 % de sus órdenes de compra.

Caso Práctico DIA Brasil

Para DIA, el reto surge a la hora de emitir las órdenes de compra a sus proveedores en Brasil, puesto que muchos de ellos no cuentan con una solución de intercambio electrónico de datos. Para dar una solución a las grandes multinacionales que les ayude a completar su proyecto EDI con el 100% de sus interlocutores, EDICOM ofrece una solución para documentos comerciales a través de tecnología EDI con todos sus proveedores independientemente de sus características y capacidades tecnológicas.

Necesidad: Conectividad vía EDI con el 100% de sus proveedores para el envío de órdenes de compra con garantías de integridad, seguridad, confidencialidad y trazabilidad

Objetivo: Centralizar los sistemas de comunicación EDI/B2B para aumentar la eficacia de la cadena de abastecimiento

Solución: Business@Mail es un servicio de publicación de documentos comerciales desarrollado por EDICOM para el envío automático de documentos EDI a interlocutores sin soluciones tecnológicas de integración de datos

EDICOM es una empresa líder en soluciones EDI y Facturación Electrónica, diseña modelos de transmisión e integración de datos entre empresas, bajo criterios de profesionalidad, transparencia y eficacia. EDICOM es el principal proveedor de algunos de los mayores retailers del mundo.

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