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¿Por qué la factura electrónica?

12/06/2014

facturación electrónica

Las nuevas tecnologías aplicadas a las tareas administrativas de la empresa permiten maximizar la productividad, reducir la carga de trabajo y disminuir los costes económicos. Por esta razón, compañías y administraciones públicas de todo el mundo están cada día más cerca de lo que se ha bautizado como el “apagón del papel”. En este sentido, la implantación de la factura electrónica se ha convertido en una tendencia en todo el mundo. Sin embargo, todavía existen algunas dudas al respecto de los beneficios reales que aportan a las empresas, siendo vistas por algunos como un mero sistema de control fiscal promulgado por los estados. Sin embargo las iniciativas lanzadas desde la Unión Europea no tienen esa orientación, y en este post mostramos las evidentes ventajas comerciales que aporta a nivel local o continental el uso de la factura electrónica por parte de las empresas:

 

La factura electrónica tiene la misma validez que una factura en papel

A pesar de que la factura electrónica se utiliza cada vez más, aún existe la falsa creencia de que no es equivalente a la factura en papel. No obstante, una y otra cumplen la misma función y tienen exactamente el mismo valor legal.

Hay tres condicionantes que otorgan a la factura electrónica la consideración de documento original válido en Europa: que emplee un estándar electrónico aceptado (EDIFACT, XML etc.), que la transmisión se realice de forma telemática y que garantice la integridad y autenticidad.

La facturación en papel resulta más cara que la facturación por medios electrónicos.

El ahorro de costes es una de las principales ventajas de la factura electrónica. La inversión inicial que supone su implantación, y que plantea dudas a algunas pymes, se recupera rápidamente con cada una de las facturas emitidas. Hay que tener en cuenta que con esta tecnología se eliminan completamente los costes del papel, la impresión y el envío. Además, se incrementa la productividad del Departamento de Administración que, gracias a la automatización de este proceso, cuenta con más tiempo para realizar otras tareas.

La Unión Europea calcula que con la puesta en marcha de la factura electrónica en el Sector Público se ahorrarían 2300 millones de euros. Por ejemplo, solo en España, con la Facturae (esquema de factura desarrollada en XML), ese beneficio económico podría llegar a los 51 millones de euros.

 

La factura electrónica también es para las pymes

Otro de los frenos para poner en marcha la factura electrónica es que suele pensarse que este salto tecnológico solo está al alcance de las grandes compañías. Sin embargo, existen soluciones de bajo coste y rápida implantación para aquellas empresas que emiten un volumen reducido de facturas. Un ejemplo es plataforma web de EDICOM, en la el cliente solo necesita una conexión a internet, ya que los recursos tecnológicos (hardware y software) residen en la nube.

 

La factura electrónica es más segura que la factura en papel

La firma electrónica dota de seguridad a este tipo de facturas, ya que garantiza su autenticidad e integridad. Con este mecanismo la probabilidad de falsificación es prácticamente nula.

La factura electrónica también es más segura debido a que el margen de error humano es mínimo, como consecuencia de la automatización del proceso. De este modo, se evita el extravío de documentos o la pérdida de información.

 

No es necesario hacer copias impresas de las facturas para almacenarlas

Algunas plataformas electrónicas de facturación, como la de EDICOM, no solo automatizan el proceso de generación, emisión y envío, sino que también integran las facturas en el ERP y las almacenan. Los documentos originales y firmados quedan resguardados en la plataforma durante, como mínimo, el tiempo que establece la legislación vigente. Esto disminuye los costes de almacenamiento y, además, facilita la consulta de las antiguas facturas.

Si tienes más dudas sobre los beneficios que puede aportar la factura electrónica a tu empresa, puedes consultar nuestras soluciones o ponerte en contacto con nuestros especialistas.

 

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