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EDI Academy - ¿Por qué tengo que hacer EDI?

22/02/2016

Hoy en día, la mayoría de empresas que deciden implementar una solución EDI lo hacen convencidas de los beneficios que obtendrán para sus negocios. Sin embargo, todavía existen compañías que no terminan de observar y aprovechar las la potencia que la integración de los procesos electrónicos de transmisión de datos y la eliminación del papel, puede aportar a sus negocios. Uno de los principales motivos para tener esta visión parcial, es que en ocasiones la decisión de implementar EDI puede venir dada por una imposición institucional o por la presión del propio sector económico en el que operan.

Por eso, en esta nueva entrega de EDI Academy, queremos ayudar a despejar cualquier duda sobre la tecnología EDI, destacando las principales ventajas que brinda el intercambio electrónico de cualquier tipo de documento logístico, comercial o fiscal.

  • Automatiza las operaciones

El uso de esta herramienta reduce drásticamente las gestiones. Y es que, muchas tareas, como la impresión de los documentos comerciales, el ensobrado, el franqueo o el registro en el ERP, desaparecen por completo.

  • Reduce los tiempos de respuesta

Con el EDI, todo el proceso se reduce a cuestión de segundos. Algunos estudios afirman que los procesos administrativos y operativos reducen el tiempo de respuesta entorno a un 61%. Esto se debe a que la automatización permite realizar al instante tareas como el registro en el ERP, la validación o la casación de los importes adeudados.

  • Minimiza los errores

Se calcula que las soluciones EDI reducen entre un 30% y un 40% los errores en los documentos.  El uso de estándares conocidos por emisor y receptor garantiza una correcta interpretación de la información, independiente de las nacionalidades o sectores de actividad. Además, se evitan errores de introducción de datos o en la toma de pedidos telefónicos, pérdidas de archivos, etc.

  • Disminuye los costes

Este es uno de los beneficios más notables del EDI. Con la implantación de una solución electrónica los costes por tratamiento de documentos comerciales se minimizan al menos un 35%, pero la cifra es mucho más sorprendente en el caso de las facturas electrónicas, donde el ahorro puede llegar hasta el 90%. Por un lado, esta drástica reducción económica se debe a la automatización de las operaciones y, por otro, a la eliminación del uso del papel.

  • Aumenta la productividad

La tecnología EDI permite abordar más operaciones comerciales con menores recursos humanos. De este modo, los equipos de la empresas pueden encargarse de tareas con mayor valor añadido.

  • Integra a todos los interlocutores y partners comerciales

La capacidad de adaptación del EDI facilita el flujo de comunicaciones y, en general, mejora las relaciones comerciales con cualquier partner o interlocutor.

  • Proporciona información sobre el estado de los procesos

La sustitución del papel por documentos electrónicos facilita su seguimiento. El EDI garantiza trazabilidad, integrando transacciones como confirmación de recepción de pedidos, de facturas, modificaciones sobre órdenes de compra, estado de pagos pendientes, etc. Además, el envío de los documentos a través de redes privadas, como EDICOMNet (EDICOM Value Added Network), permite un control permanente sobre el estado de los mensajes respecto a su recepción, tratamiento, lectura, etc.

  • Mejora el servicio al cliente final

La implantación del EDI se traduce en la aplicación de flujos de trabajo y tiempos de respuesta óptimos. Y esto es algo que beneficia, sobre todo, a los clientes, ya que los planes de producción y entrega son mucho más precisos.

  • Optimiza los ratios financieros

Con este sistema, la emisión y recepción de facturas electrónicas se produce de manera inmediata. A ello hay que añadir la automatización de los procesos de validación y casación, que facilita una rápida tramitación en destino permitiendo prever las necesidades de tesorería. Gracias a esa previsión, el comprador puede beneficiarse de descuentos por pronto pago y el proveedor mejorar su liquidez.

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