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EDICOM Long Term Archiving                                                        Almacenamiento íntegro, seguro y de larga duración de todo tipo de documentos electrónicos.

Almacenamiento Electrónico de Larga Duración

Conoce las aplicaciones prácticas del resguardo certificado de datos

La gestión de documentos de una forma tradicional como el papel o el email consume multitud de recursos en las empresas, tanto económicos como humanos.

Para que el salto digital en las compañías se realice con plenas garantías y validez legal es imprescindible utilizar servicios cualificados de confianza y almacenar los documentos de forma segura durante el tiempo requerido por la propia legislación. Y por supuesto, también tener en cuenta las políticas internas de seguridad y resguardo de las corporaciones o incluso las normativas sectoriales relacionadas con la actividad de las empresas como por ejemplo las políticas medioambientales que buscan favorecer la gestión paperless.

A continuación, exponemos algunos casos prácticos sobre como un almacenamiento electrónico certificado puede optimizar la gestión en las empresas.

  Conservación de documentos fiscales electrónicos

 

 
Los sistemas para la declaración electrónica del IVA avanzan con criterio de obligatoriedad en países de toda Europa. Esta situación crea un contexto en donde miles de empresas afectadas necesitan resguardar los documentos electrónicos emitidos y los acuses de respuesta intercambiadas con las administraciones de hacienda. Y es prerrogativa que este resguardo de las operaciones se realice de forma segura y certificada, para que consten como evidencia legal ante cualquier incidencia o reclamación de terceras partes.
 
 

"LA SOLUCIÓN"

 
 

EDICOMLta se integra con la plataforma de intercambio electrónico de datos o los sistemas internos de gestión de las empresas, almacenando un historial detallado de los documentos electrónicos emitidos a la administración fiscal. Las características específicas que EDICOMLta eleva a rango de original electrónico vinculante a cada uno de los documentos de IVA almacenados en la solución.

 

 
  Conservación de documentos en el Dept. de RRHH

 
La gestión de Recursos Humanos en una empresa implica administrar gran cantidad de documentos relacionados con los empleados (nóminas, contratos, informes para hacienda, retrocesión de impuestos, bajas laborales, permisos especiales, gastos de viaje…etc.). Los retos a los que se enfrentan los gestores de recursos humanos en lo relativo a la gestión documental son múltiples: administración de elevados volúmenes de documentos, heterogeneidad de formatos y tipos, clasificación, conservación, recuperación, etc.
 
 

"LA SOLUCIÓN"

 
 

Con EDICOMLta, los departamentos de Recursos Humanos unifican todos los documentos que genera un empleado en su relación con la empresa, en un expediente electrónico único y centralizado.

Nuestro servicio de almacenamiento esta certificado bajo el paraguas del reglamento eIDAS, esto implica que el 100% de los documentos almacenados quedan acreditados por un tercero de confianza como EDICOM, con rango de originales electrónicos utilizables a requerimiento de autoridades y terceras partes para dirimir cualquier litigio.

 

 
  Conservación de e-facturas con la AA.PP.

 


La Comisión Europea, siguiendo con la iniciativa de promover el uso de la factura electrónica en todo el marco de la Unión Europea, aprobó la Directiva 2014/55 EU.

Esta legislación que entra en vigor a partir de noviembre de 2018 obliga al sector público y sus proveedores al uso concreto de un estándar electrónico de factura en las relaciones de contratación pública. Por lo tanto, la necesidad de gestionar y almacenar con seguridad grandes lotes de facturas electrónicas va a ser una prioridad en los próximos años.

 
 

"LA SOLUCIÓN"

 
 

Con EDICOMLta los proveedores de la administración pueden archivar y recuperar sus facturas a lo largo del tiempo. Además, los archivos se resguardan de forma vinculada. Es decir que todos los documentos pertenecientes a una misma relación contractual entre la empresa y la Administración están ligados en un único expediente, lo que facilita las posteriores consultas o comprobaciones.

La aplicación de los servicios cualificados de confianza y el registro de cada interacción con las facturas electrónicas actúan como evidencia legal ante cualquier procedimiento, con lo que aumenta la seguridad jurídica de la empresa.

 

 

Prestador de Servicios de Confianza Cualificado

EDICOM Long Term Archiving

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Noticias

08/02/2018

¿Qué es el almacenamiento electrónico certificado de larga duración?

El Reglamento eIDAS supone un avance en los métodos de identificación electrónica y un impulso definitivo para la digitalización de las empresas y las administraciones.