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9 claves del almacenamiento electrónico de larga duración

21/09/2018

Electronic long term archiving

El almacenamiento electrónico de larga duración supone la conservación de los documentos de forma digital, preservando su integridad. Este tipo de custodia documental es una necesidad derivada de la transformación digital global en la que las transacciones electrónicas son una práctica habitual y creciente tanto en el ámbito privado como en el público.

Pero es necesario destacar que no se debe confundir un sistema almacenamiento de larga duración con un servicio de alojamiento de archivos. La diferencia más importante se encuentra en la garantía de integridad que demuestra que esos datos no han sufrido modificaciones a lo largo del tiempo y que aportan a los documentos el valor de prueba legal ante terceros. Un servicio de almacenamiento de larga duración se configura bajo criterios técnicos regulados por leyes de aplicación en los estados miembro europeos.

A la hora de elegir un proveedor es importante tener en cuenta diversas especificaciones del servicio y de la solución que ofrece, atendiendo a diferentes aspectos técnicos y legales que pueden afectar a los documentos que queremos resguardar.

9 consideraciones clave si estás pensando en contratar un servicio de almacenamiento electrónico de larga duración:

  • Un servicio seguro de almacenamiento electrónico de larga duración lo garantiza un proveedor tecnológico acreditado como Prestador de Servicios de Confianza Cualificado. La acreditación de Prestador de Servicios de Confianza Cualificado supone haber cumplido con una serie de requisitos que estipula el reglamento eIDAS y haber superado auditorías de un organismo superior acreditado a nivel nacional y europeo para realizar esta actividad. Por lo tanto, aporta mayores garantías jurídicas en las transacciones electrónicas que los no cualificados. Accede al listado europeo de CEF Digital de proveedores de servicios de confianza homologados donde aparece EDICOM.
  • Acreditación eIDAs del Servicio cualificado de conservación de sellos electrónicos cualificados: Las actividades electrónicas, en el marco de la Unión Europea, están reguladas por el Reglamento UE 910/2014, conocido como eIDAS, que vela por una interacción segura en cualquier entorno digital. Es imprescindible contar con un servicio de almacenamiento electrónico seguro que, amparado bajo el Reglamento eIDAS, sea capaz de conservar las firmas electrónicas, sellos y certificados vinculados a los datos o documentos que se resguardan de forma recurrente en el tiempo para preservar la integridad y el valor probatorio de los archivos.
  • Carga de prueba: Una de las características más relevantes de un servicio de almacenamiento electrónico de larga duración es la capacidad para otorgar a los documentos custodiados el valor de prueba. Contar con un proveedor de Servicios de Confianza cualificado aporta garantías adicionales a los documentos, otorgándoles la reversión de carga de la prueba ante terceros en el marco de la Unión Europea.
  • Seguridad e integridad: Es recomendable contar con un sistema de almacenamiento certificado por normas internacionales y locales de seguridad y tratamiento de datos que garanticen la validez de nuestros datos ante cualquier requerimiento legal o de terceros. El principal marco regulatorio a nivel europeo lo determina el Reglamento Nº910/2014 conocido como eIDAS, que regula la figura del prestador cualificado de servicios de confianza como un operador certificado para la prestación de servicios de almacenamiento electrónico de reversión de la carga de la prueba. Además, es conveniente saber si la solución tiene acreditaciones como la ISO 27001 y si aplica mecanismos de firma electrónica y sello de tiempo
  • Clasificación y accesibilidad de los documentos: Es imprescindible que la solución tecnológica sea capaz de almacenar y clasificar correctamente los documentos mediante metadatos para garantizar una ágil disponibilidad de éstos en cualquier momento. El servicio de almacenamiento electrónico de larga duración debe garantizar el almacenamiento: retención, no corrupción de los documentos y la accesibilidad de los datos en el tiempo.
  • Trazabilidad: En un almacenamiento de larga duración será de vital importancia la conservación de evidencias o logs que permitan identificar las acciones realizadas sobre los documentos. Es decir, poder confirmar mediante pruebas los estados por los que ha pasado cada documento.
  • Preservación de la información: Mantener la integridad del documento es necesario para que el documento tenga validez legal pasado el tiempo. Para ello, es necesario almacenar junto con el documento los sellos electrónicos y las firmas digitales que se usan con frecuencia, añadiendo capas de seguridad a éstos con el fin de extender su fiabilidad durante todo el periodo de almacenamiento y más allá de su validez tecnológica.
  • Conoce exactamente dónde se almacenan los documentos y archivos: Los documentos y datos que se resguardan a menudo contienen datos sensibles de empresas, clientes, empleados. Estos documentos con información sensible pueden estar afectados por legislaciones locales o europeas en aspectos como la protección de datos, exigiendo que los servidores físicos se encuentren dentro del territorio de la Unión Europea. Por eso es importante, conocer la infraestructura física de la solución de almacenamiento electrónico de larga duración.
  • Auditoría: Se trata del registro de cada operación relacionada con el sistema o con el ciclo de vida del documento (evidencias), necesarias en el caso de un litigio que requiera el suministro de documentos a terceros afectados.

La solución EDICOMLta cumple con los requisitos establecidos por eIDAS

EDICOM es un proveedor de soluciones tecnológicas acreditado como Prestador de Servicios de Confianza Cualificado acorde al Reglamento eIDAS. Esta certificación a nivel europeo reconoce a EDICOM como Tercero de Confianza y gracias a la certificación del servicio cualificado de Conservación de sellos electrónicos cualificados, EDICOM está capacitado para preservar las condiciones legales de documentos y archivos almacenados con garantías de autenticidad e integridad a lo largo del tiempo.

EDICOMLta es una plataforma certificada para el resguardo de documentos electrónicos durante el periodo de tiempo que requieran las compañías o determine la legislación en cada caso. La solución garantiza un acceso permanente y la recuperación del 100% de los documentos cargados en la plataforma, así como una gestión de las evidencias que permiten demostrar la integridad de los documentos almacenados.

Para comprender mejor el funcionamiento de la solución EDICOMLta, hemos creado una guía que incorpora un anexo con casos prácticos de conservación electrónica de libros de IVA: documentos del departamento de Recursos Humanos y facturas electrónicas dirigidas a la Administración.

Descarga gratis el Expert Analysis Reglamento UE 910/2014: el caso del almacenamiento electrónico. (Disponible en inglés).

¿Le gustaría saber más?


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