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Laboratorios farmacéuticos se apoyan en el EDI para automatizar la recepción de pedidos de sus proveedores

23/04/2018

Pharmaceutical Laboratories EDI

La industria farmacéutica en Centroamérica está en continuo crecimiento, impulsada por el establecimiento de grandes laboratorios globales que ven el potencial de sus países -Costa Rica, El Salvador, Guatemala, Honduras, Nicaragua y Panamá-, para el desarrollo del sector.

El sector sanidad trabaja con grandes volúmenes de datos y diferentes tiempos en las demandas de sus productos. Es por esto que la tecnología de intercambio electrónico de datos supone un avance en el tratamiento de la información relacionada con medicamentos, gestión de stocks y pacientes. Las soluciones EDI (Electronic Data Interchange) favorecen la competitividad de las empresas que trabajan con esta tecnología y para el sector farmacéutico se han convertido en una herramienta muy valiosa para establecer unas comunicaciones comerciales y logísticas eficientes en las que primen la seguridad y la inmediatez.

En concreto, para los proveedores de la industria, la tecnología EDI les ayuda a integrar a una gran heterogeneidad de clientes de distintas características y tamaños (mayoristas, hospitales, farmacias). Y a gestionar una crítica y amplia cantidad de información de sus productos (precios, características, composiciones, tipo de envase, etc.).

El reto al que se enfrentan los proveedores farmacéuticos es centralizar sus relaciones B2B para que sean fluidas, automatizadas y eficientes, con independencia del desarrollo tecnológico de sus clientes, lo que incluye a empresas que no cuentan con soluciones EDI. Todo ello con el objetivo de atender de forma efectiva las demandas de los consumidores.

La incorporación de minoristas, como las farmacias, o mayoristas farmacéuticos a este tipo de soluciones EDI es cada vez más una necesidad y existen soluciones específicas que permiten ampliar los beneficios del EDI o la Factura Electrónica a estos públicos. ¿Qué hace el EDI para que los laboratorios y farmacéuticas consigan afrontar estos retos?

La automatización de pedidos en el sector sanidad

Para mejorar sus procesos internos y externos, las empresas del sector sanidad adoptan flujos de trabajo EDI que les permiten automatizar y gestionar toda la información de forma ágil y sin errores. Mediante el EDI, todos los actores de la cadena de abastecimiento hablan el mismo idioma y se transmiten la información a través de plataformas seguras e instantáneas, conectadas directamente con sus ERPs.

Una de las necesidades y demandas más habituales de los laboratorios farmacéuticos es la de gestionar reportes de inventarios e información de pedidos de forma actualizada, para hacer más eficiente la rotación de producto.

Para satisfacer esta necesidad, EDICOM pone a disposición de los laboratorios un Portal de Clientes online dedicado a optimizar las relaciones entre los socios comerciales en el sector sanidad.

La plataforma Costumer Web Portal posibilita el intercambio de dos tipos de mensajes comerciales: el PRICAT o catálogo de precios de los artículos de la compañía, y el mensaje ORDERS o petición de compra. ¿Cómo funciona?

La funcionalidad del portal consiste en la publicación de los catálogos de producto donde se informa detalladamente de los medicamentos a la venta.

Los laboratorios farmacéuticos y los mayoristas que actúan como proveedores pueden mantener su catálogo de productos con la información actualizada permanentemente (precios, características de los productos, detalles logísticos, referencias, etc.) y ofrecerla en tiempo real a sus clientes.

Con esta información disponible en el portal web, los clientes acceden al entorno, seleccionan los productos y se generan automáticamente las órdenes de compra mediante formularios de introducción de datos. Estas órdenes de compra se envían de forma electrónica desde el portal hasta los sistemas de gestión interno de los laboratorios.

En otro caso similar, pueden ser los propios mayoristas quienes agrupen todos los pedidos de diversas farmacias y creen en el portal una única orden de compra que se enviara al laboratorio.

De esta forma, se benefician ambas partes:

  • Los laboratorios obtienen de forma instantánea e integrada la información de los pedidos en sus sistemas y se acortan los tiempos de abastecimiento.
  • Las farmacias acceden a catálogos online constantemente actualizados y solicitan los productos de forma rápida y segura.

Ventajas del trabajar con tecnología EDI

La tecnología EDI automatiza la generación, envío y registro de cualquier transacción electrónica, interactuando con cualquier ERP, de forma que pedidos, avisos de expedición, facturas electrónicas, etc., son procesados sin intervención humana. Esta capacidad de integración convierte a los mensajes EDI en la mejor opción para optimizar la mayor parte de los procesos administrativos y de gestión.

Las ventajas derivadas de trabajar con el EDI son:

  • Integración de las comunicaciones con los sistemas informáticos internos de las empresas.
  • Procesamiento de las transacciones comerciales de forma automática y desasistida.
  • Optimización de los procesos administrativos, logísticos y de gestión de las compañías.
  • Reducción de los tiempos de recepción y entrega de las mercancías.
  • Incremento de la seguridad y confidencialidad en las comunicaciones.
  • Reducción de los costos económicos al informatizar todos los procesos de comunicación de la empresa.

Gestión de abastecimiento con CRP FLOW

Otra ventaja de contar con un partner tecnológico especialista en soluciones EDI, adaptadas a las singularidades de un sector, es que las compañías ven satisfechas sus necesidades presentes y futuras ya que la escalabilidad de las soluciones propuestas les permite adaptarlas a nuevos clientes, características de los mismos, volumen de negocio, contexto, etc. En la medida en que se maximice el número de partners (clientes, proveedores, operadores logísticos, etc.) y de mensajes EDI intercambiados, mayores serán los beneficios obtenidos.

EDICOM ha desarrollado diferentes herramientas que a través del EDI repercuten en la mejora de la eficiencia de las empresas farmacéuticas, por ejemplo, un sistema de reaprovisionamiento continuo denominado Vendor Managed Inventory. Se trata de una aplicación capaz de procesar datos a partir de avanzados modelos matemáticos para estimar las necesidades de abastecimiento al distribuidor a partir de registros como:

  • Histórico de ventas, consumos, roturas de stocks, mermas...
  • Existencia de promociones que puedan suponer puntas de demanda en determinados momentos
  • Registro de calendarios para la estimación de incrementos o caídas en la demanda prevista por cuestiones de estacionalidad
  • Caducidad de los productos
  • Capacidad de los medios de transporte
  • Capacidad de almacenamiento en destino

En Centroamérica operan los principales laboratorios farmacéuticos globales, algunos de los cuales confían en la experiencia de EDICOM como proveedor líder de tecnología para el sector, para el intercambio de información comercial en formato electrónico.

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