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¿Qué debes exigir a tu proveedor de Factura Electrónica?

03/10/2013

En México existe una gran oferta de proveedores de Facturación Electrónica con distintos servicios y capacidades. La elección de uno u otro debe responder a las necesidades de cada contribuyente, y conviene tener en cuenta algunos puntos clave antes de elegir a nuestro partner de CFDI. Aquí van algunas recomendaciones:

1

Delimita claramente cuáles son tus requerimientos de emisión

La factura electrónica o CFDI es un archivo electrónico en formato XML firmado electrónicamente con tu Certificado de Sello Digital (CSD) que además debe ser certificado por un PAC o Proveedor Autorizado de Certificación. Si tu sistema de facturación es capaz de generar y firmar electrónicamente tus comprobantes, solo requerirás de los servicios de un PAC para emitir factura electrónica. En caso contrario, tu proveedor deberá además brindarte servicios completos de emisión que incluyan, la generación y firma electrónica de todas tus facturas.

2

Determina las Addendas a integrar en tus comprobantes

El archivo electrónico que conforma el CFDI puede contener Addendas en función de las exigencias de tus clientes. Walmart, Liverpool, Pemex, Comercial Mexicana, etc., piden la inclusión de Addendas particulares con información adicional a la que contiene el XML estándar de la factura. Si tus clientes requieren de CFDI con Addenda, deberás contar con un proveedor de Factura Electrónica con capacidad para su desarrollo e integración en tus comprobantes.

3

Exige garantías sobre el resguardo y acceso a todas tus facturas

El CFDI debe ser resguardado durante al menos el período legalmente establecido (5 años). Si optas por externalizar el servicio de almacenamiento exige a tu proveedor garantías y detalles sobre el proceso de custodia, copias de seguridad, o sistema de acceso y recuperación de facturas.
Algunos proveedores ofrecen  soluciones de resguardo con Notaría Electrónica, lo que implica la conservación de tus facturas bajo NOM151. Esto aporta mayores garantías jurídicas al comprobante, y garantiza la autenticidad e integridad del documento almacenado a lo largo del tiempo.

4

Añade capacidades de entrega y recepción de CFDI a tu solución

Pese a que la práctica totalidad de contribuyentes en México están obligados a emitir factura electrónica, todavía son muchos los documentos que siguen enviándose y recibiéndose en soporte papel (o por e-mail en el mejor de los casos).
El CFDI es un documento electrónico estructurado y como tal, puede automatizarse el proceso de entrega y recepción, integrando toda tu facturación en tu ERP o sistema de gestión. Si optas por implementar soluciones que automaticen estos procesos, ahorrarás costos, reducirás tiempos de respuesta, y ofrecerás un mejor servicio a todos tus clientes.

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