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Nuevo avance paperless: la NOM 151 se actualiza

20/01/2016

La Norma Oficial Mexicana NOM 151 se actualizará próximamente con el objetivo de incluir nuevos requisitos de conservación que garanticen la confiabilidad de los documentos digitales durante largos períodos de tiempo, incluso aunque se produzcan avances tecnológicos. En estos momentos, el anteproyecto, presentado el pasado mes de noviembre por la Secretaría de Economía, se encuentra a la espera de su aprobación definitiva.

El principal cambio que plantea la normativa es que otorga a cualquier documento digitalizado (comercial, fiscal, financiero, etc.) bajo la NOM 151 el mismo valor legal que el papel. Esto dará la posibilidad de destruir los originales y conservar únicamente la copia electrónica, siempre que la digitalización se lleve a cabo según el método indicado. Es decir, que supone de nuevo un avance legislativo hacia la cultura paperless en México.

Para las empresas este salto digital implicará un importante ahorro de costos en almacenamiento físico y, además, incrementará la eficiencia en el trabajo. Esto se debe a que será posible realizar el proceso de forma 100% electrónica: desde la generación del documento hasta su resguardo y consulta posterior.

Otra de las ventajas de la conservación con la NOM 151 es que garantiza la integridad e inalterabilidad del documento desde su creación, gracias a que incluye mecanismos de seguridad y los datos de un tercero legalmente autorizado como Proveedor de Servicios de Certificación (PSC). Una acreditación que la Secretaría de Economía otorgó a EDICOM en 2009.

 

Almacenamiento de larga duración

El servicio EDICOM LTA (Long Term Archiving) permite a las empresas conservar de forma legal y segura todos sus documentos electrónicos, con un acceso online privado disponible las 24 horas del día. Para ello, EDICOM como PSC, implementa avanzados sistemas de firma electrónica y sellado de tiempo, que garantizan la autenticidad e integridad de los datos desde el momento en que se archivan, lo que otorga validez legal.

Los documentos se conservan en el DPC (Data Processing Center) de EDICOM con unas exigentes medidas de seguridad, monitorización continua y todos las especificaciones que dicta la NOM 151. Además, el servicio LTA incluye procesos de control que rastrean toda la información ligada a cada documento, como el momento del almacenamiento, la interacción de los usuarios o las tareas que realiza EDICOM para asegurar el resguardo, la autenticidad y la integridad de los datos.

El servicio de almacenamiento de larga duración se adapta técnica y comercialmente a las necesidades de los partners que quieran implementar esta funcionalidad en sus aplicativos. Se trata de un sistema diseñado para ser totalmente escalable, flexible e integrable con las soluciones tecnológicas de terceros. A ello hay que añadir que, dado que opera en modo ASP-SaaS , externaliza los importantes costos de hardware y cuenta con el soporte y la monitorización recurrente de los sistemas de EDICOM.

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