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EDI Academy - Pourquoi externaliser la gestion des communications en EDI auprès d’un prestataire de confiance?

13/09/2017

EDI Outsourcing

Chaque jour, les entreprises perdent du temps et des ressources à accomplir des tâches en dehors de leur activité principale ce qui, de plus, ne leur apporte aucune valeur ajoutée. A long terme, ce type de gestion constitue même un frein à la croissance de l’entreprise. C’est pourquoi nous consacrons ce nouvel article de la série EDI Academy à une tendance qui commence à s’imposer dans le monde entier: l’outsourcing. Grâce à ce mode de gestion, les entreprises peuvent concentrer leurs actions autour de leur activité principale pendant que des tiers se chargent des activités secondaires.

Externaliser la gestion des communications en EDI auprès d’un prestataire de confiance fait partie intégrante de cette stratégie de focalisation sur le business. L’externalisation permet de se libérer complètement de la gestion de la plateforme de communications B2B, de toutes les tâches liées à son suivi au quotidien ainsi que de la gestion des ressources technologiques: copies de sécurité, serveurs, contrôle des erreurs, bases de données, enregistrement des nouveaux interlocuteurs, maintenances…

Toute activité liée à la solution EDI est entièrement gérée par un prestataire externe. C’est le principe même de l’EDI Outsourcing. Il s’agit d’une modalité qui permet de profiter au maximum de tous les avantages qu’offre cette technologie aux entreprises. Ces avantages vont de la réduction des coûts à un gain de productivité considérable.

Comment fonctionne l’EDI en modalité Outsourcing? 

Le service global Outsourcing d’EDICOM a été conçu pour déléguer totalement et en toute confiance la gestion de l’EDI et de la facturation électronique. Un technicien spécialisé gère la plateforme de communications de l’entreprise en tant qu’administrateur et s’occupe de l’ensemble des paramétrages de la solution e-commerce B2B.

Si un incident ou une erreur se produisent, cet administrateur se charge également de résoudre le problème avec le service support. Par conséquent, les employés de l’entreprise sont complètement libérés d’une charge importante de travail.

Concrètement, quelles tâches l’entreprise peut-elle déléguer au service Outsourcing?

  • Configuration de la solution et mise en marche de la plateforme EDI.
  • Gestion et traitement des erreurs ou des alarmes.
  • Contrôle des communications et des processus abandonnés.
  • Définition des profils sur le réseau de communications.
  • Paramétrage des interlocuteurs.
  • Coordination des premiers échanges de documents via l’environnement de tests de l’entreprise.
  • Contrôle du flux d’information entre l’entreprise et les nouveaux interlocuteurs qui viennent s’ajouter à la plateforme.
  • Ouverture de passerelles entre différents réseaux de communication.
  • Actualisation permanente des copies de sécurité des données et de sécurité de l’information.

L’externalisation de toutes les tâches liées à l’EDI permettent un gain de productivité et ce, dans l’ensemble des services de l’entreprise: du service informatique à l’administration. La solution favorise une réduction des coûts et accroît la croissance de la société qui possède, dès lors, des ressources supplémentaires pour se développer.

Comment choisir un prestataire technologique de confiance?

Même si l’EDI Outsourcing possède de nombreux avantages, cette modalité comporte également certains risques. En effet, les entreprises laissent entre les mains d’une tierce personne des informations hautement confidentielles et lui confie la responsabilité de les gérer. Il est donc essentiel de choisir un prestataire technologique de confiance.

Au moment de choisir le partenaire apte à l’externalisation de l’EDI, certains aspects tels que la capacité technologique, le service support, les certifications en matière de sécurité ou encore l’expérience sont à prendre en compte. Retrouvez plus d’informations à ce sujet dans cet article de la série EDI Academy.

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