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Business@Mail Payrolls, une solution qui évolue à l’international

09/06/2015

La solution de gestion et signature de fiches de paie, développée par le département R&D d’EDICOM, est initialement née pour répondre aux exigences légales de la Loi Fédérale du Travail au Mexique. Cette loi stipule que les entreprises doivent « envoyer tous les quinze jours, un document écrit mentionnant le temps de travail effectué par l’employé et la rémunération payée. »

En 2014, avec l’implémentation du CFDI de fiches de paie imposée par le SAT, la nécessité qui au départ était d’ordre fonctionnel, est devenue également une obligation fiscale pour toutes les entreprises, indépendamment de leur taille.

Actuellement, on observe le lancement d’initiatives similaires de la part d’autres pays s’inspirant des autorités fiscales Mexicaines. En Argentine par exemple, le Résolution 1455/2011 permet la délivrance des documents de paiement de salaire au travers d’un système électronique. En Uruguay, le gouvernement évoque actuellement la substitution des reçus de salaire en papier par des documents au format électronique, et cela de manière obligatoire pour toutes les entreprises, dès cette année 2015.

Ainsi, on constate que cette tendance des pays confirme la forte valeur ajouté des solutions électroniques pour la gestion, consultation et signature des fiches de paie. Les bénéfices pour les entreprises sont conséquents, surtout pour les départements financiers et ressources humaines.

Que ce soit pour des questions d’efficacité dans les procédures administratives des entreprises ou pour des raisons fiscales, les entreprises ont bien besoin de ce type de solutions électroniques spécifiques.

Pour cela, Business@Mail Payrolls, est une solution parfaite pour les entreprises de toute taille. D’une part, la fonctionnalité technique a déjà été prouvée au Mexique, où une multitude d’entreprises utilisent notre solution avec des résultats optimaux. Parmi nos références, on note la présence d’entreprises comme Eli Lilly, Pilgrim´s y Star Medica, UNILEVER, Robert Bosch, Volaris, Continental, BMW, Mccormic, Prosegur, Fermic, Hanesbrands o Alucaps Mexicana…etc. D’autre part, l’évolutivité de notre infrastructure technologique permet à la solution de s’adapter de manière transparente, à chaque prérequis technique ou légal d’un pays déterminé.

Le système utilisé dispose de cette flexibilité grâce à un puissant module de mapping qui permet de transformer les données en respectant tout format ou standard établi par la loi, pour la transmission des fiches de paie.

De plus, en qualité d’autorité de certification en Europe et en Amérique Latine, EDICOM est en mesure d’appliquer les procédés de cryptage des informations grâce à l’utilisation d’une signature électronique. Ce procédé apporte une sécurité et une confidentialité des données permettant de respecter la quasi-totalité des législations en vigueur au niveau mondial.

 

Une solution développée en prenant compte de la réalité des entreprises

La solution proposée par EDICOM pour la gestion, consultation et signature des fiche de paie au format électronique, existe déjà en version mobile et se trouve disponible pour le téléchargement sur les principales plateformes du marché.

L’employé peut accéder à sa fiche de paie directement depuis son mobile, consulter sa fiche de paie et signer le document pour formuler son acceptation. Ce procédé se fait en quelques secondes, à tout moment et depuis n’importe quel endroit, sans interrompre la dynamique habituelle du travail. De plus, l’employé dispose d’un historique des toutes ses fiches de paie reçues, lui permettant de consulter et imprimer les documents.

Avec cette nouvelle application, EDICOM répond à la réalité des entreprises en optimisant la gestion des départements financiers. En utilisant B@M Payrolls, fini les tâches de gestion traditionnelle des fiches de paie, impression papier, archivage physique, ou encore remise en main propre aux employés…etc. Désormais, tout fonctionne de manière électronique, en complète intégration avec l’ERP utilisé pour générer les fiches de paie, ce qui permet d’automatiser l’ensemble du processus.

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