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EDI ACADEMY - Que faut-il pour faire de l'EDI ?

18/01/2016



Maintenant que nous savons qu'est-ce que l'EDI, comment et pourquoi est-il né, il est temps de s'intéresser à son fonctionnement. Dans ce deuxième article de l'EDI Academy, nous allons aborder quels sont les composants nécessaires pour implémenter ce système.

Les acteurs

L'essence même d'une relation EDI est représentée par les acteurs de cette relation. Bien que, comme nous l'expliquons, l'Echange de Données Informatisé soit né pour donner une solution aux partenaires de l'industrie automobile, il s'étend désormais à tous les secteurs. De plus, il n'y a pas seulement les compagnies privées qui utilisent l'EDI, car cette technologie s'étend désormais aux administrations et autres organismes publics.

Le standard

Le langage standard est ce qui définit principalement l'Echange de Données Informatisé. D'ailleurs, c'est le développement de normes communes qui a permis l'apparition et l'expansion de cette technologie.

Il existe différents types de standards EDI au niveau mondial, dont certains sont spécifiques à certaines industries alors que d'autres sont génériques comme par exemple l'EDIFACT (le plus utilisé en Europe) ou l'ANSI X12 (très utilisé aux Etats Unis). Par ailleurs, le format XML est en plein essor ces dernières années en raison des initiatives gouvernementales liées à l'eProcurement et aux thèmes fiscaux.

Ce phénomène s'explique par la flexibilité de ce standard, qui permet de s'adapter facilement aux différentes structures de données.

Les standards établissent, entre autres, l'information exigée pour chaque type de document, l'ordre de présentation, le format et la signification des données (par exemple, en X12, "TO" signifie tonnelle).


Le software

Afin de construire et gérer les messages avec efficacité, l'émetteur et le récepteur doivent disposer d'une solution EDI. En général, la plateforme doit inclure les fonctionnalités suivantes :

  • Mapping ou traduction. La solution doit être capable de traduire les messages envoyés vers des standards EDI reconnaissables par chaque partenaire. Le fonctionnement est le même pour la réception.
  • Intégration avec l'ERP. Pour faciliter et automatiser la gestion, il est nécessaire que la plateforme EDI puisse s'intégrer avec le système de gestion interne de l'entreprise afin que chaque message reçu ou envoyé soit géré par ce dernier. L'intégration est l'un des procédés les plus coûteux lors de la mise en place de la solution EDI. Pour cette raison, des plateformes web EDI ont été développées afin de permettre une alternative plus économique pour certaines sociétés. Ces solutions ne nécessitent aucune installation mais impliquent une saisie manuelle.
  • Sécurité. Il existe différentes manières de garantir la confidentialité et l'intégrité des données. Tout dépend du niveau de sécurité souhaité par la société. Dans ce sens, nous parlons de contrôles basiques par login et mot de passe pour les solutions WEB EDI, ou encore de contrôles plus complexes avec le cryptage de données, les signatures électroniques ou encore le refus de messages reçus, possibles avec l'utilisation de solutions EDI avancées.
  • Gestion et contrôle des données. Le procédé idoine implique un contrôle automatique du flux de messages par le software. C'est à dire, une fois que le message a été créé par l'ERP, le software EDI doit être capable de reconnaître le destinataire pour s'adapter aux prérequis exigés par ce dernier. Pour la réception, un procédé inverse est réalisé, afin que l'information puisse être stockée sans aucune intervention humaine.
  • Communications. Il s'agit de l'un des points les plus complexes pour que l'EDI puisse fonctionner. La plateforme doit traduire l'information dans le langage standard et commun utilisé par les partenaires mais ce n'est pas tout. Afin qu'il y ait une communication, les données doivent passer d'un point à un autre soit d'une station EDI à une autre. Afin que la plateforme puisse fonctionner avec succès, au delà d'être multistandards, elle doit être multi protocoles et disposer des services d'un réseau de transmission de données capable de se connecter avec tout autre service de connectivité EDI, qu'il soit privé ou public. Nous verrons cet aspect plus en détails par la suite.

La connectivité

Nous savons qui intervient dans une relation EDI, comment sont les messages échangés et que est le fonctionnement du software. Néanmoins, comment fonctionne l'envoi de documents ? Il existe différentes alternatives pour se connecter avec des partenaires. Par exemple, les réseaux privés point à point, via FTP/VPN, SFTP, FTPS, etc. Par ailleurs, les connexions entre serveurs AS2 sont assez habituelles, mais l'option la plus utilisée reste les Réseaux à Valeur Ajouté (RVA ou VAN), comme celui proposé par EDICOM.

Comme garantie de sécurité, un réseau VAN doit offrir une gestion de communications synchrones, disponible 24/24h, et un pilotage permanent pour assurer la résolution des éventuels incidents.  Ainsi, l'un des principaux avantages des réseaux VAN reste la garantie de livraison des messages, ainsi que la possibilité d'établir des registres de traçabilité qui permettent aux émetteurs d'avoir un contrôle total de l'état de leurs transactions. Cet aspect reste impossible avec les méthodes traditionnelles de communication logistique et commerciale ou encore par email.

Aujourd'hui, EDICOMNet est l'un des réseaux VAN les plus puissants au monde, grâce à son haut niveau d'interopérabilité. Au travers de ce réseau, plus de 13.000 clients réalisent 400 millions de transactions commerciales chaque année.

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