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EDI Academy - Pourquoi utiliser l'EDI ?

22/02/2016

Aujourd'hui, la majorité des entreprises qui décident d'utiliser une solution EDI le font car elles sont convaincues des bénéfices qu'elles obtiendront pour leurs activités commerciales. En effet, il existe de nombreuses entreprises qui sont conscientes des avantages que les procédés électroniques de transmission de données et l'élimination du papier apportent aux activités commerciales. Néanmoins, une des principales raisons pour lesquelles certaines entreprises commencent à utiliser l'EDI est liée à une obligation institutionnelle ou encore à la pression commerciale d'un partenaire commercial du secteur.

Ainsi, dans ce nouveau volet de l'EDI Academy, nous souhaitons apporter notre aide en éclaircissant les doutes liés à la technologie EDI, en présentant les principaux avantages qu'apporte l'EDI pour l'échange de tout type de document, qu'il soit d'ordre logistique, commercial ou fiscal.

  • Automatisation des opérations

L'utilisation de cet outil permet de réduire drastiquement les tâches de gestion. Grâce à l'EDI, la plupart des tâches comme celles liées à l'impression des documents commerciaux, la mise sous plis, l'affranchissement ou encore l'enregistrement des informations dans le système de gestion ou ERP, disparaissent complètement.

  • Réduction des temps de réponse

Avec l'EDI, toute la procédure est réduite à quelques secondes. Certaines études affirment que les procédures administratives et opérationnelles réalisées par EDI améliorent le temps de réponse de 61%. Cette réduction est liée au fait que l'automatisation permet de réaliser instantanément certaines tâches comme l'enregistrement, la validation et le contrôle des informations intégrées dans l'ERP.

  • Diminution des erreurs

Il est estimé que les solutions EDI réduisent entre 30% et 40% les erreurs dans les documents. L'utilisation de standards connus par l'émetteur et le récepteur garantit une interprétation correcte de l'information, indépendamment des nationalités ou secteurs d'activités. De plus, l'EDI permet également d'éliminer les erreurs liées à la saisie des informations, à la prise de commande par téléphone, aux pertes de documents, etc.

  • Réduction des coûts

Il s'agit d'un des avantages les plus importants liés à l'utilisation de l'EDI. Avec la mise en place d'une solution EDI, les coûts de traitement des documents commerciaux sont réduits de 35%, et cette économie est encore plus significative dans le cas des factures électroniques pour lesquelles l'économie peut atteindre les 90% du coût. D'une part, cette réduction des coûts est liée à l'automatisation des opérations et d'autre part, à l'élimination de l'utilisation du papier.

  • Hausse de la productivité

La technologie EDI permet de réaliser les opérations commerciales avec moins de ressources humaines. De cette manière, les équipes de l'entreprise peuvent se concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée.

  • Adaptation à tous les interlocuteurs et partenaires commerciaux

La capacité d'adaptation de l'EDI facilite le flux de communications et en général, améliore les relations commerciales avec tous les partenaires et interlocuteurs.

  • Traçabilité complète et en temps réel des échanges de documents

La substitution du papier par des documents électroniques facilite le suivi de ces derniers. L'EDI garantit la traçabilité, grâce à l'utilisation de messages comme la confirmation de réception de commandes, factures, de modification des ordres de commandes, de situation des paiements en attente, etc. De plus, l'envoi des documents au travers de réseaux privés comme EDICOMNet (EDICOM Value Added Network), permet un contrôle permanent de l'état des messages (réception, lecture, traitement, etc.).

  • Amélioration du service au client final

La mise en place de l'EDI se traduit par l'application de procédures de travail et temps de réponse optimaux. Il s'agit là d'un avantage bénéficiant fortement au client final car les prévisions de production et de livraison sont plus précises et donc les délais sont optimisés.

  • Optimisation des ratios financiers

Avec l'EDI, l'envoi et la réception des factures électroniques se fait de manière instantanée. Il faut ajouter à cela l'automatisation des procédures de validation et de rapprochement qui facilitent un traitement rapide permettant d'éviter les besoins de trésorerie. Grâce à une meilleure prévision, l'acheteur peut ainsi bénéficier de réductions commerciales accordées pour paiement rapide et le fournisseur améliore de son côté la disponibilité de liquidités.

Vous souhaitez en savoir plus sur l'échange de donnée informatisé ? Consultez la série complète d'articles EDI Academy.

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