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EDI Academy – Comment envoyer des documents électroniques à des partenaires sans solution EDI?

18/05/2017

EDI Academy BusinessMail

Dans de précédents articles de l’EDI Academy, nous avons parlé des avantages de l’échange de documents électroniques entre les partenaires commerciaux. Néanmoins, comment faire lorsque le destinataire ne dispose pas d’une solution EDI ? Est-il absolument obligatoire de revenir aux méthodes traditionnelles d’envoi de documents ? Heureusement, cette situation est commune et peut être résolue grâce à une solution appelée  Business@Mail.

Qu’est-ce que Business@Mail?

Business@Mail est une plateforme développée par EDICOM, permettant la publication de factures et autres documents électroniques structurés ou non, à destination des partenaires non équipés d’une solution technologique.

Le fonctionnement est très simple. Pour commencer, l’émetteur réalise les transactions électroniques souhaitées depuis sa solution EDI B2B, comme il le fait de manière traditionnelle. Automatiquement, la plateforme détecte que le destinataire ne dispose pas de solution EDI et publie le document de manière sécurisée sur le portail Business@Mail.

Le destinataire reçoit ensuite une notification email l’informant qu’il a des documents en attente de consultation. Avec un simple clic sur le lien présent dans l’email, il accède à l’interface lui permettant de se connecter au portail grâce à son nom d’utilisateur et mot de passe.

Afin d’avoir un suivi des documents envoyés, l’émetteur reçoit périodiquement l’information concernant l’état de traitement de l’information par le destinataire. Il existe quatre états possibles :

  • Confirmation de la publication du document
  • Notification envoyée au destinataire
  • Document traité/consulté par le destinataire
  • Document non-traité par le destinataire

Quels sont les avantages de Business@Mail?

Le principal avantage de Business@Mail est qu’il permet aux entreprises de passer à une communication 100% électronique, indépendamment du niveau technologique de leurs partenaires. Ceci évite une hétérogénéité des documents électroniques et en papier, qui suppose une gestion et un stockage plus complexe de l’information.

Néanmoins, il ne s’agit pas de l’unique avantage de Business@Mail. Son utilisation implique également les avantages suivants:

  • Immédiateté et sécurité. Les documents sont publiés sur le portail web de manière instantanée avec les conditions de sécurité d’une communication EDI, ce qui ne serait pas le cas avec un envoi physique ou email.
  • Traçabilité. L’émetteur contrôle à tout moment l’état de traitement de l’information envoyée à son partenaire.
  • Stockage électronique. Les documents sont stockés sur la plateforme pendant la durée légale et sécurisés grâce à un mécanisme de signature électronique. Dans le cas des factures, par exemple, ce fonctionnement évite l’impression et l’archivage physique, car les documents sont disponibles en temps réel et ont la même valeur légale que les documents en papier.
  • Publication de tout type de documents. Business@Mail permet d’envoyer des documents dans quatre formats : structuré avec signature électronique, structuré sans signature électronique, graphique (pdf, jpg, etc.) et mixte (structuré + pdf avec signature électronique).
  • Gratuit pour le destinataire. Ce service est gratuit pour le récepteur, et donc particulièrement adapté pour travailler avec des entreprises aux ressources limitées, qui ne peuvent pas se permettre la mise en place d’une solution propre.

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