Worldwide EDI
Wissel EDI documenten uit met al je partners

 

Electronic Data Interchange

Integratie van ontvangstbewijzen

Het ontvangstbewijs, als document dat de goederen vergezelt op hun weg naar de klant, is een essentiële commerciële transactie die het mogelijk maakt om te verifiëren of de ontvangen goederen inderdaad overeenkomen met de inkooporder.

De mogelijkheid om deze controles uit te voeren, voorafgaand aan de aanmaak van de factuur, stelt je in staat om daarin aanpassingen te doen in het geval er verschillen zijn opgetreden ten opzichte van de oorspronkelijke inkooporder.

HOE INTEGREER JE DE ONTVANGSTBEWIJZEN IN JE EDI OPLOSSING?

Als je Ontvanger van Goederen bent

  • Je leverancier stuurt een bericht van verzending als de goederen klaar zijn om verstuurd te worden.
  • Je ontvangt dit bericht en het wordt automatisch geïntegreerd in je beheersysteem of ERP.
  • Het ontvangen document wordt vergeleken met de oorspronkelijke inkoopopdracht. Dit maakt het mogelijk om eventuele verschillen te ontdekken voordat je de goederen ontvangt.
  • Je stuurt een bevestiging aan je leverancier dat alles in orde is.
  • Je magazijnen zijn vooraf op de hoogte van de komst van nieuwe producten, waardoor ze beter kunnen plannen en de processen van lossen en opslag van goederen kunnen optimaliseren.
  • Als het elektronische ontvangstbewijs voorzien is van codes waardoor de logistieke units herkend kunnen worden, is de controle hiervan op de bestemming eenvoudig door het simpel uitlezen van de barcode van elke verpakking.

Als je Leverancier bent

  • Op basis van de ontvangen inkoopopdracht maak je een ontvangstbewijs aan in je ERP, waarbij je het effectieve aantal units selecteert dat je van elke aangevraagde categorie gaat versturen.
  • Je EDI oplossing neemt de gegevens van je ontvangstbewijs over en zorgt er automatisch voor dat deze op hun bestemming arriveren in het formaat dat je klant verwacht te ontvangen als bewijs van ontvangst van goederen.
  • Je klant verifieert je ontvangstbewijs door het te vergelijken met de oorspronkelijke inkoopopdracht. Dit proces is doorgaans volledig automatisch door vergelijking van de commerciële documenten die zijn gegenereerd via EDI (inkooporder, ontvangstbewijs, factuur...).
  • Je ontvangt een bericht dat bevestigt dat de controles in orde zijn.
  • Dit proces stelt je in staat om het proces van leveren en lossen te versnellen, aangezien je klant al vooraf weet welke goederen hij zal ontvangen, waardoor de afhandelingstijden van zijn inkooporders op hun bestemming korter worden.

Voordelen

  • Eliminatie van papier.
  • Betere afhandeling van de informatie.
  • Reductie van kosten voor afhandeling en opslag.
  • Afname van fouten.
  • Betere service aan de klant.
  • Kortere factureringscyclus.