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EDI ACADEMY – O que é necessário para trabalhar com o EDI?

18/01/2016



Agora que já sabemos o que é o EDI, seus dados históricos e seu nascimento, é o momento de aprofundarmos um pouco mais além em seu funcionamento. Na segunda publicação do EDI Academy, vamos abordar quais são os componentes necessários para implementar este sistema.

Os atores

A essência em uma relação EDI são os atores que formam parte dela. Ainda que, tal como fora explicado, o intercâmbio eletrônico de dados nasceu para dar uma solução aos partners da indústria automobilística, hoje em dia se estende a todos os tipos de setores. Além disso, não somente as companhias privadas são as que usufruem dos benefícios da utilização do EDI, mas sim, nota-se que esta tecnologia também vem sendo implementada com grande expansão em administrações, entidades e outros organismos públicos.

O padrão

A linguagem padrão é o que define principalmente ao intercâmbio eletrônico de dados. De fato, foi o desenvolvimento de normas comuns o que permitiu que esta tecnologia surgisse e se desenvolvesse, já que anteriormente, a enorme variedade de processadores e sistemas operativos dificultavam as comunicações.

Existem diferentes tipos de padrões EDI a nível mundial, alguns deles, desenvolvidos especificamente para indústrias concretas, e outros genéricos como o EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration Commerce and Transport) mais utilizado na Europa e América Latina ou o ANSI (American National Standard Institute) X12 mais utilizado nos Estados Unidos. Embora na atualidade, nota-se, sobretudo em relação com tema fiscais, impulsionadas com múltiplas iniciativas governamentais de eProcurement, o formato XML está em pleno auge. Isto se deve, a flexibilidade que este esquema modular permite, altamente adaptável a diferentes estruturas de dados.

Os padrões estabelecem, entre outros aspectos, a informação exigida para cada tipo de documento, a ordem que o mesmo deve ser apresentado, o formato e o significado dos dados (por exemplo, no X12, a tag “TO” significa “tonelada”).


O software

Para poder construir e gerenciar as mensagens, o emissor e o receptor devem dispor de uma solução EDI. Em geral, uma plataforma deste tipo deve incluir as seguintes funções:

Mapping (conversão). A solução tem que ser capaz de traduzir as mensagens enviadas aos padrões EDI reconhecidos por cada partner. O mesmo ocorre no processo deve ser realizado no processo recebimento.

  • Integração com o ERP. Para facilitar e automatizar as gestões convém que a plataforma EDI se integre com o sistema de gestão interno da empresa de modo que cada mensagem recebida ou enviada forme parte dela. A integração é um dos processos mais complexos no momento de se colocar em produção uma solução deste tipo. Por conseguinte, para pequenas companhias, se desenvolveram plataformas alternativas de EDI web não integradas, que não requerem configuração com o sistema de gestão, gerando processos de gestão de comunicação mais manuais.
  • Segurança. Existem diversas formas de garantir a confidencialidade e a integração dos dados. Tudo depende do grau de segurança que a companhia necessite assumir. Neste sentido, podem ser mencionados desde controles básicos por usuário e senha, no caso das soluções EDI web, até o processo de criptografia de dados, as assinaturas eletrônicas ou o rechaço de mensagens recebidas, que incluem as plataformas EDI avançadas.
  • Gestão e manutenção dos dados. Um processo idôneo é aquele cujo software controle o fluxo de mensagens de forma automática. Em outras palavras, uma vez criada à mensagem no ERP que a mesma, seja capaz de reconhecer ao destinatário e adaptar-se aos requisitos exigidos por ele. No processo de recebimento o processo inverso se produziria, de modo que a informação ficaria armazenada sem intervenção humana.
  • Comunicações. Um dos pontos mais complexos em um processo de comunicação via EDI. Para que a plataforma seja realmente exitosa, além de possuir a capacidade de ser multi padrão, a mesma deve possuir capacidades de ser multiprotocolo e de interoperabilidade. Iremos ver este aspecto com mais detalhe a seguir.

Os meios de Comunicação

Agora que já sabemos quem intervém em um processo de comunicação EDI, como as mensagens são intercambiadas e o funcionamento do software, uma pergunta vem à tona: De que modo se produz a transmissão dos dados? Existem diferentes alternativas, que variam em função do tipo de mensagens a enviar, do volume, a segurança, a velocidade… Por exemplo, as linhas privadas ponto a ponto via FTP/VPN, SFTP, FTPS, as redes de telefonia pública, ou mesmo a internet. Não obstante, a opção mais empregada é a rede de valor agregado, também conhecida no mercado como VAN’s, como a da EDICOM.

Como garantia de segurança, uma rede VAN deve oferecer uma gestão de comunicações síncronas, disponível às 24 horas do dia, e permanentemente monitorizada para solucionar qualquer incidência. Desta forma, uma das  principais vantagens das redes VAN, é a garantia de entrega das mensagens, de mesma maneira de potencializar o estabelecer de registros de rastreabilidade que permitem aos emissores um controle total sobre  estado de suas transações. Algo que com os métodos tradicionais de comunicação logística e comercial, ou incluso o serviço de email, não é possível ser concretizado.

Na atualidade, uma das VAN mais potentes do mundo é a EDICOMNet, graças a seu alto grau de interoperabilidade. Através dela, mais de 15.000 clientes intercambiam ao redor de 400 milhões de transações comerciais a cada ano.

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